Руководство по управлению проектами · Стоимость и ресурсы
Планирование мощностей в управлении проектами: руководство и пример
Планирование мощностей — это процесс сравнения работы, которую нужно выполнить организации или команде, с реально доступным временем и навыками. Оно заранее показывает, где потребность превысит мощность, чтобы вы могли пересмотреть приоритеты, нанять людей или перенести сроки до того, как проекты начнут отставать.
Главное
- Планирование мощностей сравнивает потребность с реальной продуктивной мощностью.
- Перед сравнением вычтите отпуска и непроектное время.
- Планируйте по навыкам, а не только по численности.
- Пересматривайте ежемесячно и сохраняйте небольшой нераспределённый буфер.
Мощность, потребность и распределение
| Термин | Значение |
|---|---|
| Загрузка | Продуктивные часы, которые команда или человек может предоставить за период |
| Потребность | Часы работы, запрашиваемые проектами и текущей операционной деятельностью |
| Распределение | Какая работа назначена какому человеку; см. распределение ресурсов |
| Утилизация | Распределённые часы, делённые на доступные часы, в процентах |
Распределение работает на уровне задач в рамках одного проекта. Планирование мощностей обычно охватывает всю команду, отдел или портфель и горизонт в месяцы, а не дни.
Как планировать мощности: пошагово
- Выберите охват (команда, группа по навыкам или отдел) и горизонт планирования, например следующий квартал.
- Рассчитайте валовую мощность: люди x часы в неделю x недели.
- Вычтите запланированные отпуска, праздничные дни и обучение.
- Примените коэффициент продуктивного времени с учётом встреч, администрирования и поддержки.
- Соберите потребность по каждому проекту и по текущей операционной работе в разрезе навыков.
- Сравните потребность с мощностью по каждому навыку и периоду, чтобы найти разрывы или избыток.
- Устраняйте разрывы за счёт пересмотра приоритетов, переноса сроков, найма, привлечения подрядчиков или сокращения содержания, затем пересматривайте план ежемесячно.
Разобранный пример: один месяц для команды из пяти человек
В команде дизайнеров пять человек, которые работают по 40 часов в неделю. В месяце четыре рабочие недели. Запланированные отпуска составляют в сумме 40 часов. Опыт показывает, что около 20% времени уходит на встречи, администрирование и поддержку.
| Шаг | Расчёт | Часы |
|---|---|---|
| Валовая мощность | 5 человек x 40 ч x 4 недели | 800 |
| Минус отпуска | 800 - 40 | 760 |
| Продуктивная мощность | 760 x 80% | 608 |
| Источник потребности | Часы |
|---|---|
| Проект A (редизайн сайта) | 320 |
| Проект B (обновление бренда) | 240 |
| Запросы текущей операционной деятельности | 120 |
| Общая потребность | 680 |
Потребность в 680 часов превышает продуктивную мощность в 608 часов на 72 часа, то есть примерно на 12% больше. Варианты: перенести 72 часа проекта B на следующий месяц, привлечь фрилансера примерно на две недели или попросить бизнес приостановить менее приоритетные запросы. В эквивалентах полной занятости, разрыв составляет 72 / (160 x 80%) = 0,56 FTE за месяц.
Подходы к планированию мощностей
| Подход | Описание | Когда применять |
|---|---|---|
| Стратегия опережения | Наращивать мощность до появления потребности | Рост гарантирован; задержка обходится дорого |
| Стратегия запаздывания | Наращивать мощность только после подтверждения потребности | Бюджеты ограничены; потребность неопределённа |
| Стратегия соответствия | Наращивать мощность небольшими шагами по мере роста потребности | Большинство проектных организаций |
| На основе команд (Agile) | Зафиксировать размер команды и приоритизировать работу в его пределах | Стабильные продуктовые команды; см. планирование мощностей в Agile |
Типичные ошибки
- Расчёт исходя из 40 продуктивных часов в неделю на человека.
- Игнорирование текущей операционной работы и поддержки, которые незаметно поглощают мощность.
- Планирование по численности, а не по навыкам, из-за чего избыток тестировщиков скрывает нехватку разработчиков.
- Отношение к плану как к разовому упражнению вместо ежемесячного пересмотра.
- Каждый проект считает, что имеет приоритетное право на общих специалистов.
Кто отвечает за планирование мощностей?
Во многих организациях офис управления проектами или менеджеры по ресурсам отвечают за представление мощностей, а руководители проектов предоставляют прогнозы потребности. Решения на уровне портфеля о том, какие проекты запускать, должны опираться на это представление; см. управление несколькими проектами.
Бесплатные шаблоны по этой теме
Частые вопросы
Что такое планирование мощностей в управлении проектами?
Это сравнение объёма работы, требуемого проектами и текущей операционной деятельностью, с доступным продуктивным временем и навыками, чтобы устранять разрывы заранее.
Как рассчитать мощность команды при планировании мощностей?
Умножьте число людей на рабочие часы и недели, вычтите отпуска и праздники, затем примените коэффициент продуктивного времени, например 75–80%, с учётом встреч и администрирования.
В чём разница между планированием мощностей и планированием ресурсов?
Планирование мощностей рассматривает общее предложение относительно потребности по команде или портфелю; планирование и распределение ресурсов назначают конкретных людей на конкретные задачи.
Какой уровень загрузки считается хорошим при планировании мощностей?
Единственно правильного значения нет, но планирование загрузки людей проектной работой примерно на 70–85% обычно оставляет место для встреч, поддержки и неожиданностей.
В чём разница между мощностью и доступностью при планировании мощностей?
Доступность — это время, когда человек на работе и не в отпуске; мощность — продуктивная часть этого времени, которую можно отдать на плановую работу.
Как часто нужно обновлять планы мощностей?
Для портфелей обычно ежемесячно, а для отдельных команд — еженедельно или каждый спринт.
Что такое стратегии опережения, запаздывания и соответствия в планировании мощностей?
Стратегия опережения наращивает мощность заранее, стратегия запаздывания ждёт подтверждения потребности, а стратегия соответствия наращивает мощность небольшими шагами по мере роста потребности.
Как работает планирование мощностей в Agile?
Команды оценивают свою мощность на каждый спринт исходя из доступности и прошлой скорости, а затем берут обязательства только по той работе, которая помещается; см. планирование мощностей в Agile.
Что делать при планировании мощностей, если потребность превышает мощность?
Нужно пересмотреть приоритеты, перенести сроки, добавить людей, привлечь подрядчиков или сократить содержание; иначе работа сдвигается, а люди выгорают.
Какие инструменты используются для планирования мощностей?
Электронные таблицы для небольших команд или представления загрузки и портфеля в ПО для управления проектами.
Как FTE связан с планированием мощностей?
FTE выражает мощность и потребность в единицах сотрудников на полной ставке, что упрощает сравнение разрывов; см. эквивалент полной занятости.