Руководство по управлению проектами · Риски, качество и контроль
Управление коммуникациями проекта: процесс и лучшие практики
Управление коммуникациями проекта — это процесс, обеспечивающий, чтобы нужные люди получали нужную информацию в нужном формате и в нужное время. Он охватывает планирование того, что сообщать, передачу информации и проверку того, что она понята и по ней приняты меры.
Главное
- Управление коммуникациями охватывает планирование, передачу и мониторинг проектной информации.
- Адаптируйте содержание, способ и частоту для каждой аудитории.
- Число каналов быстро растёт: n(n - 1) / 2.
- Всегда проверяйте, что сообщения поняты, и корректируйте план.
Почему управление коммуникациями важно
Многие проблемы проектов — удивлённые спонсоры, дублирование работы, споры о содержании — возникают из-за плохих коммуникаций, а не из-за плохой технической работы. Хорошие коммуникации формируют доверие, ускоряют принятие решений и делают риски и проблемы видимыми, пока их ещё легко устранить.
- Поддерживает заинтересованные стороны в курсе дел и вовлечёнными.
- Помогает спонсору и управляющим советам своевременно принимать решения.
- Уменьшает непонимание в отношении содержания, приоритетов и ответственности.
- Создаёт запись решений и договорённостей.
Три основных процесса
Именно PMBOK Guide в шестой редакции описывает управление коммуникациями через три процесса. Они образуют простой цикл, повторяющийся на протяжении всего проекта.
| Процесс | Что происходит | Ключевой результат |
|---|---|---|
| Планирование управления коммуникациями | Проанализировать потребности заинтересованных сторон и решить, кто что получает, когда и как | План коммуникаций |
| Управление коммуникациями | Создавать, распространять, хранить и извлекать проектную информацию | Отчёты, презентации, протоколы совещаний |
| Мониторинг коммуникаций | Проверить, что коммуникации работают, и скорректировать план | Обратная связь, обновления плана |
Способы и каналы коммуникаций
| Метод | Описание | Примеры | Лучше всего для |
|---|---|---|---|
| Интерактивные | Двусторонний обмен в реальном времени | Совещания, звонки, видеосвязь, воркшопы | Решения, деликатные темы, разрешение конфликтов |
| Выталкивание | Отправляются конкретным людям | Электронная почта, отчёты о статусе, рассылки | Регулярные обновления, которые люди обязательно должны получать |
| Вытягивание | Хранятся, чтобы люди могли обратиться к ним при необходимости | Интранет, общий диск, дашборды проектного инструмента | Справочные материалы и большие аудитории |
Число потенциальных каналов коммуникации быстро растёт с увеличением команды. Формула: n(n - 1) / 2, где n — число людей.
- 5 человек: 5 x 4 / 2 = 10 каналов.
- 10 человек: 10 x 9 / 2 = 45 каналов.
- Добавление 2 человек в команду из 10 даёт 12 x 11 / 2 = 66 каналов, то есть на 21 больше.
Как пошагово управлять коммуникациями проекта
- Определите заинтересованные стороны и проанализируйте их интересы, влияние и информационные потребности, например с помощью матрицу RACI.
- Согласуйте цели коммуникаций: информировать, консультироваться, получить одобрение или заручиться поддержкой.
- Выберите способы и периодичность для каждой аудитории, соотнося степень детализации с читателем.
- Составьте план коммуникаций и согласуйте его со спонсором.
- Передавайте информацию последовательно, используя шаблоны, чтобы отчёты быстро читались.
- Соберите обратную связь с помощью регулярных сверок и коротких опросов и следите за признаками непонимания.
- Корректируйте план по мере изменения заинтересованных сторон, фаз и рисков.
Разобранный пример
В 9-месячном проекте внедрения ERP есть управляющий комитет, 4 руководителя подразделений, проектная команда из 12 человек, внешний поставщик и 600 конечных пользователей. Руководитель проекта адаптирует коммуникации для каждой группы.
| Аудитория | Потребность | Метод | Частота |
|---|---|---|---|
| Управляющий комитет | Прогресс, ключевые риски, необходимые решения | Совещание и одностраничный RAG-отчёт | Ежемесячно |
| Руководители подразделений | Влияние на их команды, действия по подготовке | Звонок-брифинг | Раз в две недели |
| Команда проекта | Задачи, блокеры, приоритеты | Стендап и доска команды | День |
| Поставщик | Результаты, проблемы, приёмка | Совместное совещание о ходе работ | Еженедельно |
| Конечные пользователи | Что меняется, когда, даты обучения | Рассылка и страница в интранете | Ежемесячно, ближе к запуску — еженедельно |
Через три месяца обратная связь показывает, что конечные пользователи не читают рассылку. Руководитель проекта добавляет короткие брифинги на совещаниях команд, которые проводят руководители подразделений, и показатели опроса о готовности улучшаются. Это и есть шаг мониторинга в действии.
Типичные ошибки и советы
- Одно сообщение для всех: руководителям нужны решения и отклонения; командам — детали.
- Отчёты о действиях, а не о результатах: говорите, что изменилось и что вам нужно, а не только что было сделано.
- Сокрытие плохих новостей: сообщайте о проблемах рано и с вариантами решений.
- Нет обратной связи: отправить — не значит донести. Проверяйте понимание.
- Слишком много каналов: договоритесь, где хранятся решения и документы, например в одном инструмент управления проектами.
Бесплатные шаблоны по этой теме
Частые вопросы
Что такое управление коммуникациями проекта?
Планирование, передача и мониторинг проектной информации, чтобы заинтересованные стороны получали то, что им нужно, тогда, когда нужно, и в удобном формате.
Каковы процессы управления коммуникациями?
В шестой редакции PMBOK Guide: планирование управления коммуникациями, управление коммуникациями и мониторинг коммуникаций.
Как рассчитать число каналов коммуникации в управлении коммуникациями?
Используйте n(n - 1) / 2, где n — число людей. В команде из 8 человек 28 каналов.
Чем push-коммуникации отличаются от pull-коммуникаций в управлении коммуникациями проекта?
Push-коммуникации (активная рассылка) отправляются конкретным получателям, например по электронной почте. Pull-коммуникации (доступ по запросу) хранятся так, чтобы люди могли обращаться к ним сами, например на странице интранета.
Что такое интерактивные коммуникации в управлении коммуникациями?
Двусторонний обмен в реальном времени, например совещания, звонки и воркшопы. Лучше всего подходит для решений и сложных или деликатных тем.
Какую долю времени руководителя проекта занимает управление коммуникациями?
Значительная. Большая часть работы руководителя проекта — это совещания, отчётность, переговоры и координация с людьми.
Как план коммуникаций поддерживает управление коммуникациями?
Это основной выход планирования управления коммуникациями: документ, определяющий, кому какая информация нужна, зачем, как и с какой периодичностью, а также кто отвечает за её предоставление.
Как в управлении коммуникациями работать с высшим руководством среди заинтересованных сторон?
Будьте краткими, начинайте со статуса и необходимых решений, сосредоточьтесь на отклонениях и рисках и соблюдайте согласованный ритм отчётности.
Какие барьеры приходится преодолевать в управлении коммуникациями проекта?
Профессиональный жаргон, информационная перегрузка, часовые пояса, языковые различия, неясная ответственность и слишком много инструментов или каналов.
Как понять, что управление коммуникациями проекта работает?
Запрашивайте обратную связь, проверяйте, принимаются ли решения вовремя, и следите за повторяющимися вопросами, неожиданностями или переделками из-за непонимания.
Какую роль играет стартовое совещание в управлении коммуникациями проекта?
Оно задаёт общую отправную точку. На стартовом совещании следует донести цель проекта, задачи, содержание, ключевые вехи, роли и порядок коммуникаций в команде, чтобы все начинали с одинаковым пониманием.