Руководство по управлению проектами в разных отраслях · Бизнес и корпорации
Управление проектами масштаба предприятия (EPM): фазы, роли и инструменты
Управление проектами предприятия (EPM) — это практика управления всеми проектами организации как единой скоординированной системой с общим руководством, стандартными методами, общими инструментами и единым представлением портфеля и его ресурсов. Оно стоит над управлением отдельными проектами: вопрос не только в том, «идёт ли этот проект по плану?», но и в том, «те ли проекты мы реализуем и хватит ли нам мощностей, чтобы их выполнить?»
Главное
- Управление проектами предприятия рассматривает все проекты как единый портфель с общим руководством, методами и инструментами.
- Приоритизация с учётом мощностей — самое ценное решение в EPM.
- Разделите руководство на уровни, чтобы небольшие проекты не тонули в процессах.
- Единая платформа для приёма запросов, ресурсов и отчётности делает EPM практически осуществимым.
Что такое управление проектами предприятия и чем оно отличается
В крупной организации одновременно реализуются сотни проектов в разных подразделениях и странах, и все они конкурируют за один и тот же бюджет, специалистов и внимание руководства. EPM объединяет их в единую систему. Оно пересекается с управлением портфелем проектов и обычно осуществляется PMO; см. управлению проектами, программами и портфелями о том, как связаны эти уровни.
- Масштаб и сложность. Множество проектов, программ и зависимостей в разных бизнес-подразделениях.
- Стандартизация. Общий жизненный цикл, шаблоны, отчётность и терминология, чтобы проекты можно было сравнивать.
- Решения по портфелю. Отбор, приоритизация, приостановка и прекращение проектов с учётом стратегии и доступных мощностей.
- Управление ресурсами предприятия. Видимость спроса и мощностей по дефицитным навыкам во всей организации; см. планирование мощностей.
- Руководство и соответствие требованиям. Чёткие пороги утверждения, журналы аудита и механизмы контроля, часто продиктованные регулированием или требованиями к публичным компаниям.
- Смешанные методы. Agile-продуктовые команды, каскадные капитальные проекты и гибридные программы должны отчитываться в едином представлении.
Жизненный цикл управления проектами предприятия
EPM добавляет жизненный цикл портфеля поверх жизненного цикла каждого проекта:
| Фаза | Что происходит | Кто принимает решение |
|---|---|---|
| 1. Стратегия и планирование | Определены стратегические цели и инвестиционные направления; согласованы годовые или квартальные лимиты бюджета | Высшее руководство |
| 2. Приём запросов | Идеи и запросы фиксируются через стандартную форму с приблизительной оценкой объёма | Первичный отбор в PMO |
| 3. Оценка и приоритизация | Бизнес-обоснования оцениваются по ценности, рискам, соответствию стратегии и потребности в ресурсах | Портфельный совет или инвестиционный комитет |
| 4. Утверждение и обеспечение ресурсами | Отобранные проекты получают финансирование и персонал; мощности сверены с другими обязательствами | Портфельный совет, менеджеры по ресурсам |
| 5. Реализация и контрольные точки | Проекты ведутся выбранным методом и отчитываются через стандартные дашборды; контрольные точки проверяют сохранение жизнеспособности | Проектные советы и PMO |
| 6. Мониторинг и перебалансировка портфеля | Регулярные обзоры состояния, расходов и мощностей; проекты ускоряются, приостанавливаются или прекращаются | Портфельный совет |
| 7. Закрытие и отслеживание выгод | Проекты закрыты, выгоды измерены, извлечённые уроки учтены в стандартах | Владельцы выгод и PMO |
Agile-организации проходят похожий цикл с практиками бережливого управления портфелем; см. Agile-управление портфелем и Scaled Agile Framework.
Ключевые роли
| Роль | Обязанности |
|---|---|
| Высшее руководство / портфельный совет | Определяет стратегию, утверждает инвестиции, принимает компромиссные решения по портфелю |
| Директор офиса управления проектами предприятия (EPMO) | Отвечает за систему EPM, отчётность по портфелю и руководство |
| Руководители портфелей | Управляют портфелем бизнес-подразделения или инвестиционного направления |
| Руководители программ | Координируют связанные проекты для получения общих выгод; см. руководитель проекта и руководитель программы |
| Руководители проектов | Реализуют отдельные проекты в соответствии со стандартами предприятия |
| Менеджеры по ресурсам | Распределяют людей по проектам и балансируют спрос и мощности |
| Финансовые партнёры | Отслеживают капитальные и операционные расходы по всему портфелю |
| Владельцы выгод | Бизнес-руководители, отвечающие за реализацию выгод после завершения проекта |
Подходящие методологии и фреймворки
| Подход | Лучше всего для | Примечания |
|---|---|---|
| Руководство по контрольным точкам (stage-gate) | Контроль инвестиций в масштабах всего предприятия | Стандартные контрольные точки с определёнными критериями для всех проектов |
| PMBOK или PRINCE2 в качестве базового метода | Единообразная практика на уровне проектов | Адаптируйте к размеру проекта; не навязывайте тяжёлые процессы небольшим проектам |
| Стандарты управления портфелем | Отбор и балансировка портфеля | И PMI, и AXELOS публикуют стандарты управления портфелями и программами |
| SAFe или другой масштабируемый Agile | Крупные технологические и продуктовые организации | Бережливое управление портфелем с финансированием по потокам создания ценности |
| Гибридное разделение на уровни | Организации с разными типами проектов | Разделите проекты на уровни по размеру и риску и установите для каждого уровня более лёгкое или более строгое руководство |
Основные документы и шаблоны
- Система или регламент EPM: жизненный цикл, контрольные точки, роли, уровни и стандарты отчётности.
- Форма приёма запросов: стандартный шаблон запроса на работу для нового спроса.
- Шаблон бизнес-обоснования: единая структура, чтобы инвестиции можно было сравнивать.
- Шаблон устава проекта: стандартное разрешение для утверждённых проектов.
- Стандартный отчёт о статусе: единые показатели состояния по всему портфелю; см. отчёте о статусе проекта.
- Шаблон журнала RAID: общий формат для рисков, допущений, проблем и зависимостей, включая межпроектные зависимости.
- Шаблон трекера проекта: перечень проектов на уровне портфеля с владельцами, стадиями и состоянием.
- Матрица навыков: поддерживает планирование ресурсов предприятия.
- Шаблон извлечённых уроков: центральный репозиторий, который помогает будущим проектам.
KPI для управления проектами предприятия
| KPI | Что измеряет | Типичное применение |
|---|---|---|
| Стратегическое соответствие | Доля расходов на проекты, связанные со стратегическими целями | Обзоры портфеля |
| Состояние портфеля | Доля проектов с зелёным, жёлтым или красным статусом | Дашборды для руководства |
| Реализованные выгоды по сравнению с плановыми | Ценность, созданная по всему портфелю | Эффективность инвестиций |
| Загрузка и перегрузка ресурсов | Спрос и мощности по ключевым ролям | Планирование ресурсов |
| Исполнение по срокам и стоимости | Совокупное отклонение или освоенного объёма индексы | Контроль реализации |
| Время утверждения | Дни от поступления запроса до решения | Эффективность процессов |
| Досрочно прекращённые проекты | Проекты, отменённые на контрольных точках, когда они перестали быть жизнеспособными | Здоровый признак того, что система руководства работает |
Типичные трудности и как с ними справляться
- Слишком много проектов. Сделайте мощности жёстким ограничением при приоритизации: если запускать меньше проектов, завершается обычно больше.
- Бюрократия. Разделите руководство на уровни и уберите шаги, которые не влияют на решения.
- Несогласованные данные. Стандартизируйте небольшой набор обязательных полей и автоматизируйте отчётность из инструмента вместо сбора электронных таблиц.
- Скрытые зависимости. Явно отслеживайте межпроектные зависимости на уровне портфеля.
- Agile и традиционные команды в одном портфеле. Отчитывайтесь о результатах и созданной ценности и позвольте каждой команде сохранить свой метод реализации.
- PMO воспринимается как накладные расходы. Показывайте ценность через более быстрые решения, лучшую видимость ресурсов и уроки, которые предотвращают повторные провалы.
Программное обеспечение для управления проектами предприятия
EPM опирается на единый источник достоверных данных. Портфели на электронных таблицах редко масштабируются. Обращайте внимание на:
- Иерархии портфелей и программ со сводной отчётностью.
- Управление ресурсами предприятия с представлениями мощностей и спроса.
- Настраиваемый приём запросов, процессы утверждения и контрольные точки.
- Поддержка как Agile-проектов, так и проектов на основе диаграмм Ганта.
- Корпоративная безопасность: единый вход (SSO), детальные права доступа, журналы аудита, выбор места хранения данных.
- Интеграции с финансовыми, кадровыми системами, системами управления ИТ-услугами и инструментами разработки.
Wrike — один из самых сильных вариантов «всё в одном» для EPM: он объединяет представления портфеля, управление ресурсами, формы запросов, утверждения и корпоративную безопасность на одной платформе. Некоторые очень крупные организации также используют наряду с ним специализированные системы портфельного и финансового планирования. См. нашем рейтинге инструментов и сравнение инструментов.
Бесплатные шаблоны по этой теме
Частые вопросы
Что такое управление проектами предприятия?
Управление проектами предприятия — это управление всеми проектами организации как единой скоординированной системой с общим руководством, стандартными методами, общими инструментами и единым представлением портфеля.
В чём разница между управлением проектами предприятия и управлением портфелем проектов?
Управление портфелем сосредоточено на отборе и балансировке проектов; управление проектами предприятия шире и охватывает также стандартные методы, инструменты, ресурсы и руководство для каждого проекта.
Чем занимается офис управления проектами предприятия?
EPMO устанавливает стандарты проектов, обеспечивает руководство портфелем и отчётность, поддерживает планирование ресурсов и развивает компетенции в управлении проектами; см. PMO.
Каковы преимущества управления проектами предприятия?
Лучшее соответствие проектов стратегии, более ясная видимость ресурсов, единообразная отчётность, более раннее выявление проблемных проектов и более обоснованные инвестиционные решения.
Что такое программное обеспечение для управления проектами предприятия?
ПО для EPM даёт представления портфеля, управление ресурсами, процессы приёма и утверждения запросов и корпоративную отчётность по всем проектам; Wrike — сильный пример решения «всё в одном».
Какие фазы есть у управления проектами предприятия?
Стратегия и планирование, приём запросов, оценка и приоритизация, утверждение и обеспечение ресурсами, реализация с контрольными точками, мониторинг портфеля и закрытие с отслеживанием выгод.
Какая методология используется в управлении проектами предприятия?
Обычно это система руководства по контрольным точкам (stage-gate) с PMBOK или PRINCE2 на уровне проектов, а также подходы масштабируемого Agile, такие как SAFe, для продуктовых команд.
Какие KPI используются в управлении проектами предприятия?
Стратегическое соответствие, состояние портфеля, реализованные выгоды, загрузка ресурсов, исполнение по срокам и стоимости и время утверждения.
Как Agile вписывается в управление проектами предприятия?
Agile-команды сохраняют свои методы реализации, а портфель финансирует потоки создания ценности или продукты и отслеживает результаты; см. Agile-управление портфелем.
Какие типичные трудности возникают в управлении проектами предприятия?
Слишком много проектов, избыточная бюрократия, несогласованные данные, скрытые зависимости и сопротивление централизованным стандартам.
Как внедрить управление проектами предприятия?
Начните с простого перечня проектов портфеля, стандартного приёма запросов и отчётности о статусе в одном инструменте, а затем поэтапно добавляйте многоуровневое руководство и управление ресурсами.