プロジェクトマネジメントガイド · コストと資源
プロジェクト予算：作成方法と例
プロジェクト予算とは、プロジェクトに対して承認された資金の総額を、作業と時間で分解したものです。コスト見積りに、既知のリスクに対するコンティンジェンシー予備と、未知のリスクに対するマネジメント予備を加えて作成します。
要点
- 予算は、作業の見積り、コンティンジェンシー予備、マネジメント予備から積み上げられます。
- 実績はコストベースライン（BAC）に対して測定されます。
- キャッシュフローと進捗を追跡できるよう、予算を時間軸に配分しましょう。
- ベースラインの変更は、正式な変更管理を通じてのみ行いましょう。
プロジェクト予算に含まれるもの
- 人件費：社内スタッフの時間と外部契約者。
- 資材、機器、ソフトウェア、ライセンス。
- 施設、出張、研修。
- サプライヤーと下請けのコスト。参考： 調達.
- 組織が配賦する場合は、間接費や諸経費。
- 特定されたリスクに対するコンティンジェンシー予備。
- スコープ内の予見できない作業に対するマネジメント予備。
予算の積み上げ方
| 階層 | 含まれるもの | 管理者 |
|---|---|---|
| アクティビティの見積り | 各アクティビティのコスト | Team |
| ワークパッケージの見積り | アクティビティを積み上げたもの | コントロールアカウント・マネージャー |
| コンティンジェンシー予備 | 特定されたリスク（既知の未知）のための資金 | プロジェクトマネージャー |
| コストベースライン | ワークパッケージ + コンティンジェンシー（時間軸に配分） | プロジェクトマネージャー |
| マネジメント予備 | 未知の未知（unknown unknowns）のための資金 | スポンサー |
| プロジェクト予算 | コストベースライン + マネジメント予備 | スポンサー／組織 |
コストベースラインは、 完成時総予算 でもあり、アーンドバリューで使われます。
プロジェクト予算の作成方法
- 出発点は明確な スコープ と WBS（ワーク・ブレークダウン・ストラクチャー）.
- 各ワークパッケージのコストを見積もる。参考： コスト見積り.
- リスク分析に基づいてコンティンジェンシーを加える。
- スケジュールを使ってコストを時間軸に配分し、次を作成する：時間軸に沿ったベースラインと Sカーブ.
- マネジメント予備を加え、資金の上限とキャッシュフローを確認する。
- 予算の承認を得て、ベースラインとして設定する。
- それに対する実績を追跡し、変更は次を通じてのみ行う： 変更管理.
計算例
| アイテム | 金額 |
|---|---|
| ワークパッケージ（設計、構築、テスト、展開） | $180,000 |
| 特定されたリスクに対するコンティンジェンシー予備 | $20,000 |
| コストベースライン（BAC） | $200,000 |
| マネジメント予備 | $15,000 |
| プロジェクト総予算 | $215,000 |
特定されたリスクが発生した場合、プロジェクトマネージャーは$20,000のコンティンジェンシーを使います。スコープ内の予見できない作業が生じた場合、スポンサーはマネジメント予備を解放することがあり、その際は変更要求を通じてコストベースラインが引き上げられます。
予算管理のコツ
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よくある質問
プロジェクト予算とは何ですか？
プロジェクトに対して承認された資金の総額で、コスト見積りにコンティンジェンシー予備とマネジメント予備を加えて作成し、時間軸に配分したものです。
コストベースラインとプロジェクト予算の違いは何ですか？
コストベースラインには、作業の見積りとコンティンジェンシー予備が含まれます。プロジェクト予算は、その上にマネジメント予備を加えたものです。
プロジェクト予算におけるコンティンジェンシー予備とは何ですか？
特定されたリスクのために確保する資金で、コストベースラインの中に含まれ、通常はプロジェクトマネージャーが管理します。
プロジェクト予算におけるマネジメント予備とは何ですか？
スコープ内の予見できない作業のための資金です。コストベースラインの外側にあり、スポンサーまたは経営層が管理します。
プロジェクト予算はどのように作成しますか？
各ワークパッケージを見積もり、コンティンジェンシーを加え、スケジュールに合わせて時間軸に配分し、マネジメント予備を加えて承認を得ます。
プロジェクト予算にはどのくらいのコンティンジェンシーを含めるべきですか？
固定のルールではなく、リスク分析に基づいて決めるべきです。リスクが高く、定義が不十分なプロジェクトほど多く必要です。
時間軸に沿ったプロジェクト予算とは何ですか？
各期間にどれだけ支出する計画かを示す予算です。累積でプロットすると次のようになります： Sカーブ.
プロジェクト予算は誰が承認しますか？
通常は、組織の財務権限レベルに沿って、プロジェクトスポンサーまたはガバナンス委員会が承認します。
プロジェクト予算は変更できますか？
はい。ただし、正式な 変更管理を通じてのみ可能で、変更が承認されたらベースラインを更新します。
プロジェクト予算における完成時総予算とは何ですか？
作業に対するコストベースラインの総額で、BACと表記します。マネジメント予備は含みません。
プロジェクト予算の管理に役立つツールは何ですか？
小規模なプロジェクトならスプレッドシートで十分です。大規模なプロジェクトでは、 プロジェクト管理ソフトウェア や、タイムシートと予算追跡の機能を備えた財務システムを使います。