プロジェクトマネジメントガイド · リスク、品質、コントロール
プロジェクト向けコミュニケーション計画テンプレート（例付き）
プロジェクトのコミュニケーション計画とは、誰がプロジェクトの情報を必要としているか、何が必要か、なぜか、どのように届けるか、どのくらいの頻度か、誰が責任を持つかを定めた文書です。関係者に情報を伝えるという善意を、誰もが従えるスケジュールに変えます。
要点
- コミュニケーション計画は、誰がどの情報を、どのように、いつ、誰から受け取るかを定めます。
- ステークホルダー分析とRACIをもとに作成しましょう。
- マトリックス形式のテンプレートを使い、短く保ちましょう。
- フィードバックとエスカレーションの経路を含め、定期的に更新しましょう。
コミュニケーション計画に含めるもの
- 対象者： 情報を受け取るステークホルダーまたはグループ。
- 目的： なぜそれが必要か（承認、周知、準備など）。
- 内容： 受け取る情報。
- 方法またはチャネル： 会議、メール、報告書、ダッシュボード、イントラネット。
- 頻度またはタイミング： 毎日、毎週、毎月、または特定のマイルストーン時。
- 担当者： 誰が準備し、送付するか。
- フィードバックの経路： 受け手が質問や懸念をどのように伝えるか。
- エスカレーションの経路： 緊急の問題がどのように適切な意思決定者に届くか。
この計画は プロジェクトのコミュニケーションマネジメント に含まれ、さらに広い プロジェクトマネジメント計画書.
コミュニケーション計画の書き方
- ステークホルダーを洗い出す を次から作成します： ステークホルダー分析を参考に、ニーズが似ている人々をグループにまとめます。
- 各グループが必要とするものを定義する と、意思決定やリソースなど、相手に求めるもの。
- 方法を選ぶ は、メッセージに合ったものを選びます。意思決定には双方向型、定期的な更新にはプッシュ型、参考資料にはプル型が適しています。
- 頻度とタイミングを決める を行い、更新情報がそれを必要とする意思決定より前に届くようにします。
- 担当者を割り当てる を、プロジェクトマネージャーだけでなく、項目ごとに設定します。
- テンプレートに合意する を、次のような定例の項目について行います： 状況報告書.
- スポンサーとレビューする や主要なステークホルダーとレビューし、公開します。
- 計画を見直す を各フェーズで、またはステークホルダーが変わるたびに行います。
コミュニケーション計画マトリックスのテンプレート
このマトリックスをスプレッドシートや次にコピーしましょう： プロジェクト管理ソフトウェア。コミュニケーション項目ごとに1行を追加します。
| コミュニケーション | 対象者 | 目的 | 内容 | 手法 | 頻度 | 担当者 | フィードバックの経路 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ［項目名］ | ［受け取る人］ | ［周知／承認／相談］ | ［主要な情報］ | ［会議／メール／報告書／ダッシュボード］ | ［毎日／毎週／毎月／マイルストーン］ | ［氏名または役割］ | ［対応方法］ |
例：オフィス移転プロジェクト
ある会社が6か月かけて250人の社員を新しいオフィスに移転させます。プロジェクトマネージャーは次の計画を作成します。
| コミュニケーション | 対象者 | 目的 | 内容 | 手法 | 頻度 | 担当者 | フィードバックの経路 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| キックオフ会議 | スポンサー、チーム、総務、IT | 目標と役割について認識を合わせる | 憲章、スコープ、マイルストーン、RACI | ワークショップ | 1回、第1週 | プロジェクトマネージャー | 会の中での質疑応答 |
| ステアリングコミッティへの報告 | スポンサーと役員 | 判断と承認 | RAGステータス、予算、リスク、必要な意思決定 | 会議と1ページの報告書 | 毎月 | プロジェクトマネージャー | アクションを議事録に記録 |
| チームのスタンドアップ | プロジェクトチーム | 日々の作業を調整する | 進捗、ブロッカー、次のタスク | 15分の通話 | 毎日 | プロジェクトコーディネーター | 通話やチームチャットで伝える |
| サプライヤーの進捗レビュー | 内装工事業者 | 成果物を追跡する | スケジュールに対する進捗、課題、不具合 | 現地での会議 | 毎週 | 総務責任者 | 課題ログ |
| 社内ニュースレター | 全社員 | 周知と準備 | 移転日、フロアプラン、荷造りの対象 | メールとイントラネット | 隔週、最終月は毎週 | 社内広報 | 共有メールボックス |
| 管理職向けの説明資料 | ライン管理職 | 管理職がチームに説明できるよう準備する | 主要メッセージ、FAQ、タイムライン | メールでの資料送付と通話 | 各移転グループの前 | プロジェクトマネージャー | 説明会での質疑応答 |
| 移転後アンケート | 全社員 | フィードバックを集める | 満足度、課題、提案 | オンラインフォーム | 1回、移転の2週間後 | プロジェクトコーディネーター | 結果をニュースレターで共有 |
実際に守られる計画にするためのヒント
- 可能な限り1ページまたは1シートに収めましょう。
- 詳しさは読み手に合わせましょう。役員は例外事項と意思決定を、チームは具体的な内容を求めています。
- 計画が承認されたらすぐに、定例の項目をカレンダーに登録しましょう。
- プロジェクト文書の置き場所を1か所にまとめ、プル型のコミュニケーションが機能するようにしましょう。
- エスカレーションの閾値を追加しましょう。例：マイルストーンを5日以上遅らせる問題は、24時間以内にスポンサーへ報告する。
- 次のフェーズについてもコミュニケーションを計画しましょう： 終結 （引き継ぎや教訓のセッションを含む）。
よくある間違い
- 計画を一度書いたきり更新しないこと。
- すべての担当者をプロジェクトマネージャーだけにしていること。
- エンドユーザーや変化の影響を受ける人々を忘れていること。
- 重要なメッセージや機微なメッセージをメールだけに頼ること。
- フィードバックの経路を含めず、コミュニケーションが一方通行になること。
このトピックの無料テンプレート
よくある質問
プロジェクトマネジメントにおけるコミュニケーション計画とは何ですか？
誰がプロジェクトの情報を受け取るのか、何を、なぜ、どのように、どのくらいの頻度で受け取り、誰が提供するのかを定める文書です。
コミュニケーション計画の主要な要素は何ですか？
対象者、目的、内容、方法、頻度、担当者、フィードバックの経路、エスカレーションの経路です。
コミュニケーション計画は誰が作成しますか？
通常はプロジェクトマネージャーが、スポンサー、チームリーダー、主要なステークホルダーの意見を取り入れて草案を作成します。
コミュニケーション計画はいつ作成すべきですか？
計画段階で、ステークホルダーを特定した後に作成し、プロジェクト全体を通じて更新すべきです。
コミュニケーション計画におけるコミュニケーションマトリックスとは何ですか？
各コミュニケーション項目を、対象者、内容、方法、頻度、担当者とともに一覧にした表です。ほとんどのコミュニケーション計画の中核となります。
コミュニケーション計画はどのくらいの長さにすべきですか？
できるだけ短くしましょう。ほとんどのプロジェクトでは、1ページのマトリックスとエスカレーションについての短いメモで十分です。
コミュニケーション計画はステークホルダー・エンゲージメント計画と同じですか？
両者は重なり合います。エンゲージメント計画はステークホルダーをどう巻き込み、影響を与えるかを定め、コミュニケーション計画はそれを支える情報の流れを定めます。
アジャイルプロジェクトにコミュニケーション計画は必要ですか？
レビューやスタンドアップなど、アジャイルのイベントの多くはそれ自体がコミュニケーションです。それでも、チーム外のステークホルダーのために軽量な計画があると役立ちます。
コミュニケーション計画はどのくらいの頻度で見直すべきですか？
各フェーズやマイルストーンで、またステークホルダー、リスク、優先順位が大きく変わるたびに見直します。
コミュニケーション計画の作成にはどのようなツールを使えますか？
スプレッドシートで十分です。多くの プロジェクト管理ツール でも、マトリックスを管理し、定期的な更新をスケジュールできます。
コミュニケーション計画にはエスカレーションについて何を含めるべきですか？
明確な閾値、エスカレーション先、期待される応答時間を定め、緊急の問題が次の定例報告まで待たされないようにします。