各行业项目管理指南 · 建筑、工程与房地产
建筑设计项目管理：阶段、角色、费用与工具
建筑设计项目管理是建筑事务所对设计委托进行规划、资源配置和控制的方式，涵盖从客户设计任务书到各设计阶段、审批以及施工阶段服务的全过程，以确保设计按质量要求交付，同时事务所能从设计费中获得合理回报。它同时涵盖两项工作：为客户掌控项目，以及管理事务所自身的时间和资金。
要点总结
- 建筑设计项目管理服务于两个目标：交付客户的设计，并保障事务所的设计费。
- 围绕 RIBA 或 AIA 阶段来构建进度计划和设计费，并在每个阶段进行签字确认。
- 每周对照阶段预算跟踪工时，并将客户变更视为潜在的附加服务。
- 使用 BIM 工具进行设计，并使用 Wrike 等平台管理进度计划、资源和审批。
建筑设计项目管理的不同之处
- 设计费就是预算。 事务所的收费方式有固定设计费、按建造成本的百分比或按小时费率，而超出设计费的每一小时都会侵蚀利润。
- 设计是迭代的。 客户需要看到方案并作出回应，因此工作会先回到前面，然后再向前推进。
- 审批决定了进度计划。 规划或分区审批、建筑法规或规范审查、历史遗产或保护许可以及客户签字确认，是每个阶段的关口。
- 与顾问的协调。 结构、设备及其他工程师、造价顾问和专业顾问必须按照建筑师的信息时间表开展工作。
- 职业责任。 图纸和技术规格涉及职业责任，因此质量检查和文件控制至关重要。
设计阶段
英国的事务所通常遵循 RIBA Plan of Work 2020；美国的事务所通常采用 AIA 阶段划分。下表对两者进行了大致对应。
| RIBA 阶段 | 大致对应的 AIA 阶段 | 建筑师的主要活动 |
|---|---|---|
| 0 战略定义 / 1 准备与简报 | 前期设计 / 设计任务书编制 | 商定设计任务书、场地评估、可行性、委托和设计费 |
| 2 概念设计 | 方案设计 | 多方案比选、体量研究、概念方案、早期造价建议 |
| 3 空间协调 | 扩初设计 | 与工程师协调设计；在英国提交规划申请 |
| 4 技术设计 | 施工图文件 | 用于施工和招标的详细图纸和技术规格 |
| 5 制造与施工 | 招标与施工管理 | 答复疑问、审查报审资料、检查工程，在受委托时进行认证 |
| 6 移交 / 7 使用 | 收尾与使用后阶段 | 缺陷整改、竣工资料、使用后评估 |
事务所中的关键角色
| 角色 | 主要职责 |
|---|---|
| 主管合伙人或总监 | 客户关系、设计费协议和设计质量监督 |
| 项目建筑师 / 项目负责人 | 设计和文件编制的日常负责人，协调各顾问 |
| 项目经理（在较大的事务所中） | 进度计划、资源配置、设计费跟踪、风险和客户报告 |
| 建筑师和建筑助理 | 制作设计方案、图纸和模型 |
| 建筑技术专员 | 技术细部设计和施工资料 |
| BIM 协调员 | 模型标准、模型整合和碰撞检查 |
| 客户及客户方项目经理 | 决策、审批和项目整体控制 |
适用的方法论
| 方法 | 在建筑设计中的应用 |
|---|---|
| 分阶段把关的计划 | 遵循 RIBA 或 AIA 阶段，并在每个阶段进行签字确认，如 瀑布式项目管理 |
| 迭代式设计冲刺 | 在概念设计和深化设计中，进行方案、评审和完善的短周期循环；参见 迭代与增量开发 |
| 用 Kanban 管理图纸制作 | A Kanban 看板 来管理图纸制作、疑问答复和报审资料审查 |
| 精益与 BIM 协同 | 与顾问和承包商的一体化设计工作流程；参见 精益项目管理 |
许多事务所发现混合方法效果最好：针对客户和设计费采用固定的阶段计划，在每个设计阶段内部采用敏捷式迭代。参见 面向创意团队的敏捷 ，了解可以很好借鉴的理念。
必备文档与模板
| 文档 | 目的 | 模板 |
|---|---|---|
| 设计费建议书和资源计划 | 按阶段和角色划分的工时和成本 | 项目成本估算模板, 预算模板 |
| 设计进度计划 | 阶段、信息提交截止日期、审批 | 甘特图模板, 项目进度表模板 |
| 项目简报 | 客户需求和限制条件 | 项目简报模板 |
| 责任矩阵 | 各顾问之间的设计分工 | RACI 矩阵模板 |
| 变更日志 | 客户变更和附加服务 | 变更请求模板 |
| 风险登记册 | 设计、审批和进度计划风险 | 风险登记册模板 |
| 经验教训 | 为未来委托项目提供反馈 | 经验教训模板 |
将图纸登记册和发图单、设计评审记录以及会议纪要纳入事务所的标准文件。
建筑设计项目管理的 KPI
| KPI | 衡量内容 | 典型应用 |
|---|---|---|
| 已获设计费与已花费设计费对比 | 已完成工作的价值与已核算工时的对比 | 阶段盈利能力 |
| 利用率 | 可计费工时占可用工时的比例 | 资源配置与事务所健康度 |
| 完工所需工时 | 预测的剩余工时与剩余费用的对比 | 设计费超支的早期预警 |
| 按时发图 | 按进度计划日期发出的信息 | 对顾问和承包商的可靠性 |
| 收回的附加服务费 | 为范围外工作商定的费用 | 商业纪律 |
| 每个阶段的设计变更次数 | 客户驱动的修改 | 设计任务书的稳定性 |
常见挑战
建筑设计项目管理软件
建筑师依靠 BIM 和 CAD 设计工具进行设计，依靠公共数据环境共享模型和图纸，还常常使用事务所管理软件处理工时表和开票。项目管理平台则将这些工作串联起来：阶段进度计划、任务分配、跨项目的资源配置、客户审批和报告。
寻找具备时间线视图、工作量或资源管理、时间跟踪、审批工作流和安全客户访问功能的工具。 Wrike 能够很好地满足这些需求，也是我们评选的最佳一体化工具，详见 我们的工具排名；较小的工作室可能更喜欢同一清单中较轻量的工具。
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常见问题
什么是建筑设计项目管理？
建筑设计项目管理是事务所在保障设计费的同时，对设计委托从设计任务书到施工阶段服务进行规划、资源配置和控制的方式。
建筑设计项目管理有哪些阶段？
在英国，是 RIBA Plan of Work 的第 0 至 7 阶段；在美国，通常是前期设计、方案设计、扩初设计、施工图文件、招标和施工管理。
在事务所中由谁负责建筑设计项目管理？
通常由项目建筑师或专职项目经理负责，并由负责客户关系和设计费的主管总监提供支持。
在建筑设计项目管理中，建筑师如何跟踪设计费？
按阶段和角色编制工时预算，每周记录时间，并将已获设计费与已花费设计费以及仍需工时进行比较。
建筑设计项目管理使用哪些 KPI？
已获设计费与已花费设计费对比、利用率、完工所需工时、按时发图、收回的附加服务费以及每个阶段的设计变更次数。
建筑设计项目管理中会使用敏捷吗？
会，以短周期设计迭代和用 Kanban 管理图纸制作的形式出现，并嵌入与设计费和审批相匹配的分阶段把关计划中。
建筑设计项目管理使用哪些软件？
用于设计的 BIM 和 CAD 工具、用于信息管理的公共数据环境，以及用于进度计划、资源和审批的 Wrike 等项目平台。
在建筑设计项目管理中如何处理客户变更？
记录每项变更，评估其对设计费和进度计划的影响，商定是否属于附加服务，并在开展工作之前获得书面批准。
建筑设计项目管理中的 RIBA Plan of Work 是什么？
RIBA 制定的八阶段框架（0 至 7），用于构建从战略定义到投入使用的建筑项目全过程。
建筑设计项目管理需要哪些文件？
设计费建议书和资源计划、设计进度计划、项目简报、职责矩阵、图纸登记册、变更日志和风险登记册。
建筑设计项目管理需要哪些技能？
设计领导力、设计费和资源管理、顾问协调、审批知识以及清晰的客户沟通。