Leitfaden Projektmanagement nach Branche · Bau, Ingenieurwesen und Immobilien
Projektmanagement in der Architektur: Phasen, Rollen, Honorare, Tools
Architektur-Projektmanagement beschreibt, wie ein Architekturbüro einen Planungsauftrag plant, mit Ressourcen ausstattet und steuert, vom Briefing des Bauherrn über die Entwurfsphasen und Genehmigungen bis zu den Leistungen in der Bauphase, damit der Entwurf in der geforderten Qualität umgesetzt wird und das Büro mit seinem Honorar einen angemessenen Ertrag erzielt. Es umfasst zwei Aufgaben zugleich: das Projekt für den Bauherrn zu steuern und die eigene Zeit und das eigene Geld des Büros zu managen.
Das Wichtigste in Kürze
- Architektur-Projektmanagement verfolgt zwei Ziele: den Entwurf für den Bauherrn umzusetzen und das Honorar des Büros zu sichern.
- Gliedern Sie Terminplan und Honorar nach RIBA- oder AIA-Phasen, mit einer Freigabe am Ende jeder Phase.
- Erfassen Sie Stunden wöchentlich im Abgleich mit den Phasenbudgets und behandeln Sie Änderungen des Bauherrn als mögliche besondere Leistungen.
- Nutzen Sie BIM-Tools für den Entwurf und eine Plattform wie Wrike für Terminpläne, Ressourcen und Freigaben.
Was Architektur-Projektmanagement besonders macht
- Das Honorar ist das Budget. Büros erhalten ein Pauschalhonorar, einen Prozentsatz der Baukosten oder Stundensätze, und jede Stunde über das Honorar hinaus geht vom Gewinn ab.
- Entwerfen ist iterativ. Bauherren müssen Varianten sehen und darauf reagieren, daher durchläuft die Arbeit Schleifen, bevor sie voranschreitet.
- Genehmigungen prägen den Terminplan. Bauleitplanung, bauordnungsrechtliche Prüfung, denkmalrechtliche Genehmigungen und Freigaben des Bauherrn bilden die Schwelle jeder Phase.
- Koordination mit Fachplanern. Tragwerksplaner, TGA-Planer und andere Ingenieure, Kostenplaner und Spezialisten müssen sich nach dem Informationszeitplan des Architekten richten.
- Haftung. Zeichnungen und Leistungsbeschreibungen unterliegen der Berufshaftung, daher sind Qualitätsprüfung und Dokumentenlenkung unerlässlich.
Entwurfsphasen
Büros im Vereinigten Königreich arbeiten meist nach dem RIBA Plan of Work 2020, US-Büros häufig nach den AIA-Phasen. Die Tabelle stellt sie grob gegenüber.
| RIBA-Phase | Ungefähr entsprechende AIA-Phase | Wichtigste Tätigkeiten des Architekten |
|---|---|---|
| 0 Strategische Definition / 1 Vorbereitung und Briefing | Vorplanung / Bedarfsplanung | Briefing vereinbaren, Standortanalyse, Machbarkeit, Beauftragung und Honorar |
| 2 Konzeptentwurf | Vorentwurf (Schematic Design) | Varianten, Baukörperstudien, Konzeptvorschläge, frühe Kostenberatung |
| 3 Räumliche Koordination | Entwurfsplanung (Design Development) | Mit Fachplanern koordinierter Entwurf; Bauantrag im Vereinigten Königreich |
| 4 Technische Planung | Ausführungsplanung (Construction Documents) | Detaillierte Zeichnungen und Leistungsbeschreibungen für Bau und Ausschreibung |
| 5 Herstellung und Bau | Ausschreibung und Bauüberwachung | Fragen beantworten, Einreichungen prüfen, Arbeiten kontrollieren, bei Beauftragung bescheinigen |
| 6 Übergabe / 7 Nutzung | Abschluss und Nutzungsphase | Mängelbeseitigung, Bestandsunterlagen, Nutzerbefragung nach Bezug |
Schlüsselrollen in einem Architekturbüro
| Rolle | Hauptaufgaben |
|---|---|
| Verantwortlicher Partner oder Geschäftsführer | Beziehung zum Bauherrn, Honorarvereinbarung und Aufsicht über die Entwurfsqualität |
| Projektarchitekt / Projektleitung | Tägliche Leitung von Entwurf und Dokumentation, koordiniert die Fachplaner |
| Projektmanager (in größeren Büros) | Terminplan, Ressourcen, Honorarüberwachung, Risiken und Berichte an den Bauherrn |
| Architekten und Architekturassistenten | Entwürfe, Zeichnungen und Modelle erstellen |
| Bautechniker | Technische Detaillierung und Ausführungsunterlagen |
| BIM-Koordinator | Modellstandards, Zusammenführung und Kollisionsprüfungen |
| Bauherr und Projektsteuerer des Bauherrn | Entscheidungen, Freigaben und übergeordnete Projektsteuerung |
Passende Methoden
| Ansatz | Einsatz in der Architektur |
|---|---|
| Plan mit Phasenfreigaben | Folgt den RIBA- oder AIA-Phasen mit einer Freigabe am Ende jeder Phase, wie bei Wasserfall-Projektmanagement |
| Iterative Entwurfssprints | Kurze Zyklen aus Varianten, Prüfung und Verfeinerung im Konzept- und Entwurfsstadium; siehe iterative und inkrementelle Entwicklung |
| Kanban für die Planerstellung | A Kanban-Board zur Steuerung von Planerstellung, Rückfragen und Prüfung von Einreichungen |
| Lean und BIM-Zusammenarbeit | Integrierte Planungsabläufe mit Fachplanern und Bauunternehmen; siehe Lean-Projektmanagement |
Viele Büros fahren mit einem hybriden Ansatz am besten: ein fester Phasenplan für Bauherr und Honorar, mit agilen Iterationen innerhalb jeder Entwurfsphase. Siehe Agile für Kreativteams für Ideen, die sich gut übertragen lassen.
Wichtige Dokumente und Vorlagen
| Dokument | Zweck | Vorlage |
|---|---|---|
| Honorarangebot und Ressourcenplan | Stunden und Kosten je Phase und Rolle | Vorlage für eine Projektkostenschätzung, Budget-Vorlage |
| Entwurfsterminplan | Phasen, Fristen für Informationen, Freigaben | Gantt-Diagramm-Vorlage, Projektterminplan-Vorlage |
| Projekt-Briefing | Anforderungen und Rahmenbedingungen des Bauherrn | Vorlage für Projekt-Briefings |
| Verantwortlichkeitsmatrix | Wer was über alle Fachplaner hinweg plant | RACI-Matrix-Vorlage |
| Änderungsprotokoll | Änderungen des Bauherrn und besondere Leistungen | Änderungsantrag-Vorlage |
| Risikoregister | Entwurfs-, Genehmigungs- und Terminrisiken | Risikoregister-Vorlage |
| Lessons Learned | Feedback für künftige Aufträge | Lessons-Learned-Vorlage |
Ergänzen Sie ein Planregister mit Planausgabeliste, Protokolle von Entwurfsprüfungen und Besprechungsprotokolle als Standarddokumente des Büros.
KPIs für das Architektur-Projektmanagement
| KPI | Was er misst | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| Verdientes vs. verbrauchtes Honorar | Wert der erbrachten Leistung im Vergleich zu den kalkulierten Stunden | Rentabilität je Phase |
| Auslastungsquote | Fakturierbare Stunden als Anteil der verfügbaren Stunden | Ressourcenplanung und wirtschaftliche Gesundheit des Büros |
| Stunden bis zur Fertigstellung | Prognose der verbleibenden Stunden im Vergleich zum verbleibenden Honorar | Frühwarnung bei Honorarüberschreitungen |
| Termingerechte Planausgaben | Termingerecht herausgegebene Informationen | Verlässlichkeit gegenüber Fachplanern und Bauunternehmen |
| Abgerechnete besondere Leistungen | Vereinbarte Honorare für Leistungen außerhalb des Umfangs | Kaufmännische Disziplin |
| Entwurfsänderungen je Phase | Vom Bauherrn veranlasste Überarbeitungen | Stabilität des Briefings |
Typische Herausforderungen
- Scope Creep durch „kleine“ Entwurfsänderungen. Erfassen Sie jede Änderung, klären Sie, ob es sich um eine besondere Leistung handelt, und dokumentieren Sie die Freigabe des Bauherrn; siehe Scope Creep.
- Honorarüberschreitungen in frühen Phasen. Erfassen Sie Stunden wöchentlich im Abgleich mit den Phasenbudgets, nicht erst bei der Rechnungsstellung.
- Warten auf Informationen von Fachplanern. Veröffentlichen Sie einen Zeitplan der benötigten Informationen mit Terminen und Verantwortlichen.
- Verzögerungen bei Genehmigungen. Führen Sie Vorabstimmungen mit den Behörden und planen Sie realistische Genehmigungszeiträume in den Terminplan ein.
- Zu viele Projekte pro Person. Nutzen Sie einen büroweiten Ressourcenplan; siehe Steuerung mehrerer Projekte.
Software für das Architektur-Projektmanagement
Architekten nutzen BIM- und CAD-Programme für den Entwurf, gemeinsame Datenumgebungen (Common Data Environments) zum Austausch von Modellen und Zeichnungen und oft Bürosoftware für Zeiterfassung und Rechnungsstellung. Eine Projektmanagement-Plattform verbindet die Arbeit: Phasenterminpläne, Aufgabenverteilung, projektübergreifende Ressourcenplanung, Freigaben des Bauherrn und Reporting.
Achten Sie auf Zeitleistenansichten, Auslastungs- oder Ressourcenmanagement, Zeiterfassung, Freigabe-Workflows und sicheren Zugang für Kunden. Wrike deckt diese Anforderungen gut ab und ist unsere beste All-in-one-Empfehlung in unserem Tool-Ranking; kleinere Büros bevorzugen eventuell eine schlankere Lösung aus derselben Liste.
Kostenlose Vorlagen zu diesem Thema
Häufig gestellte Fragen
Was ist Architektur-Projektmanagement?
Architektur-Projektmanagement beschreibt, wie ein Büro einen Planungsauftrag vom Briefing bis zu den Leistungen in der Bauphase plant, mit Ressourcen ausstattet und steuert und dabei sein Honorar sichert.
Was sind die Phasen des Architektur-Projektmanagements?
Im Vereinigten Königreich die Phasen 0 bis 7 des RIBA Plan of Work; in den USA typischerweise Pre-Design, Schematic Design, Design Development, Construction Documents, Bidding und Construction Administration.
Wer übernimmt das Projektmanagement in einem Architekturbüro?
Meist ein Projektarchitekt oder ein eigener Projektmanager, unterstützt von dem verantwortlichen Partner, der die Beziehung zum Bauherrn und das Honorar verantwortet.
Wie verfolgen Architekten Honorare im Architektur-Projektmanagement?
Indem sie Stunden je Phase und Rolle budgetieren, Zeiten wöchentlich erfassen und das verdiente Honorar mit dem verbrauchten Honorar und den noch benötigten Stunden vergleichen.
Welche KPIs werden im Architektur-Projektmanagement genutzt?
Verdientes vs. verbrauchtes Honorar, Auslastung, Stunden bis zur Fertigstellung, termingerechte Planausgaben, abgerechnete besondere Leistungen und Entwurfsänderungen je Phase.
Wird Agile im Architektur-Projektmanagement eingesetzt?
Ja, in Form kurzer Entwurfsiterationen und Kanban für die Planerstellung, innerhalb eines Plans mit Phasenfreigaben, der zu Honorar und Genehmigungen passt.
Welche Software wird im Architektur-Projektmanagement eingesetzt?
BIM- und CAD-Tools für den Entwurf, eine gemeinsame Datenumgebung für Informationen und eine Projektplattform wie Wrike für Terminpläne, Ressourcen und Freigaben.
Wie gehen Sie im Architektur-Projektmanagement mit Änderungen des Bauherrn um?
Erfassen Sie jede Änderung, bewerten Sie ihre Auswirkungen auf Honorar und Terminplan, klären Sie, ob es sich um eine besondere Leistung handelt, und holen Sie vor Beginn der Arbeit eine schriftliche Freigabe ein.
Was ist der RIBA Plan of Work im Architektur-Projektmanagement?
Das Rahmenwerk des RIBA mit acht Phasen (0 bis 7), das ein Bauprojekt von der strategischen Definition bis zur Nutzung gliedert.
Welche Dokumente braucht das Architektur-Projektmanagement?
Ein Honorarangebot und Ressourcenplan, ein Entwurfsterminplan, ein Projekt-Briefing, eine Verantwortungsmatrix, ein Planregister, ein Änderungsprotokoll und ein Risikoregister.
Welche Fähigkeiten erfordert Architektur-Projektmanagement?
Entwurfsleitung, Honorar- und Ressourcensteuerung, Koordination der Fachplaner, Kenntnis der Genehmigungsverfahren und klare Kommunikation mit dem Bauherrn.