Guía de gestión de proyectos por sector · Construcción, ingeniería e inmobiliario
Gestión de proyectos de arquitectura: etapas, roles, honorarios y herramientas
La gestión de proyectos de arquitectura es la forma en que un estudio de arquitectura planifica, dota de recursos y controla un encargo de diseño, desde el brief del cliente, pasando por las etapas de diseño y las aprobaciones, hasta los servicios durante la fase de construcción, de modo que el diseño se entregue con calidad y el estudio obtenga un rendimiento justo de sus honorarios. Abarca dos tareas a la vez: dirigir el proyecto para el cliente y gestionar el tiempo y el dinero del propio estudio.
Puntos clave
- La gestión de proyectos de arquitectura persigue dos objetivos: entregar el diseño del cliente y proteger los honorarios del estudio.
- Estructure el cronograma y los honorarios en torno a las etapas del RIBA o del AIA, con aprobación en cada etapa.
- Controle las horas semanalmente frente al presupuesto de cada etapa y trate los cambios del cliente como posibles servicios adicionales.
- Use herramientas BIM para el diseño y una plataforma como Wrike para los cronogramas, los recursos y las aprobaciones.
Qué distingue la gestión de proyectos de arquitectura
- Los honorarios son el presupuesto. Los estudios cobran honorarios fijos, un porcentaje del costo de construcción o tarifas por hora, y cada hora dedicada por encima de los honorarios se resta del beneficio.
- El diseño es iterativo. Los clientes necesitan ver opciones y responder, por lo que el trabajo vuelve atrás antes de avanzar.
- Las aprobaciones condicionan el cronograma. Las licencias urbanísticas, la revisión de la normativa de edificación, los permisos de patrimonio o conservación y las aprobaciones del cliente condicionan cada etapa.
- Coordinación con los consultores. Los ingenieros de estructuras, de instalaciones y de otras especialidades, los consultores de costos y los especialistas deben ajustarse al calendario de información del arquitecto.
- Responsabilidad. Los planos y las especificaciones conllevan responsabilidad profesional, por lo que el control de calidad y el control documental son esenciales.
Etapas de diseño
En el Reino Unido, los estudios suelen trabajar con el RIBA Plan of Work 2020; en EE. UU., a menudo con las fases del AIA. La tabla las relaciona de forma aproximada.
| Etapa del RIBA | Fase del AIA aproximadamente equivalente | Principales actividades del arquitecto |
|---|---|---|
| 0 Definición estratégica / 1 Preparación y briefing | Prediseño / programación | Acordar el brief, el análisis del emplazamiento, la viabilidad, el encargo y los honorarios |
| 2 Diseño conceptual | Diseño esquemático | Opciones, volumetría, propuestas de concepto, primeras recomendaciones de costos |
| 3 Coordinación espacial | Desarrollo del diseño | Diseño coordinado con los ingenieros; solicitud de licencia urbanística en el Reino Unido |
| 4 Diseño técnico | Documentos de construcción | Planos detallados y especificaciones para la construcción y la licitación |
| 5 Fabricación y construcción | Licitación y administración de la construcción | Responder consultas, revisar documentación presentada, inspeccionar la obra y certificar cuando se le designe |
| 6 Entrega / 7 Uso | Cierre y posocupación | Repasos finales, información as-built, evaluación posocupación |
Roles clave en un estudio
| Rol | Responsabilidades principales |
|---|---|
| Socio o director responsable | Relación con el cliente, acuerdo de honorarios y supervisión de la calidad del diseño |
| Arquitecto de proyecto / responsable del proyecto | Dirige el día a día del diseño y la documentación y coordina a los consultores |
| Director de proyecto (en estudios grandes) | Cronograma, recursos, control de honorarios, riesgos e informes al cliente |
| Arquitectos y asistentes de arquitectura | Producen diseños, planos y modelos |
| Técnicos de arquitectura | Detalle técnico e información para la construcción |
| Coordinador BIM | Estándares de modelado, federación y detección de interferencias |
| Cliente y director de proyecto del cliente | Decisiones, aprobaciones y control general del proyecto |
Metodologías que encajan
| Enfoque | Uso en arquitectura |
|---|---|
| Plan por etapas con puntos de aprobación | Sigue las etapas del RIBA o del AIA con aprobación en cada una, como en gestión de proyectos en cascada |
| Sprints de diseño iterativos | Ciclos cortos de opciones, revisión y refinamiento en el diseño conceptual y el desarrollado; consulte desarrollo iterativo e incremental |
| Kanban para la producción | A tablero Kanban para gestionar la producción de planos, las consultas y las revisiones de documentación |
| Lean y colaboración BIM | Flujos de trabajo de diseño integrados con consultores y contratistas; consulte gestión de proyectos Lean |
Muchos estudios consideran que un enfoque híbrido funciona mejor: un plan por etapas fijo para el cliente y los honorarios, con iteraciones de estilo ágil dentro de cada etapa de diseño. Consulte Agile para equipos creativos para ideas que se pueden trasladar bien.
Documentos y plantillas esenciales
| Documento | Propósito | Plantilla |
|---|---|---|
| Propuesta de honorarios y plan de recursos | Horas y costo por etapa y rol | Plantilla de estimación de costos del proyecto, plantilla de presupuesto |
| Cronograma de diseño | Etapas, plazos de información, aprobaciones | Plantilla de diagrama de Gantt, plantilla de cronograma del proyecto |
| Brief del proyecto | Requisitos y restricciones del cliente | Plantilla de brief del proyecto |
| Matriz de responsabilidades | Quién diseña qué entre los consultores | plantilla de matriz RACI |
| Registro de cambios | Cambios del cliente y servicios adicionales | Plantilla de solicitud de cambio |
| Registro de riesgos | Riesgos de diseño, de aprobación y de cronograma | Plantilla de registro de riesgos |
| Lecciones aprendidas | Retroalimentación para futuros encargos | Plantilla de lecciones aprendidas |
Añada un registro de planos y una hoja de emisiones, registros de revisiones de diseño y actas de reuniones como documentos estándar del estudio.
KPI para la gestión de proyectos de arquitectura
| KPI | Qué mide | Uso típico |
|---|---|---|
| Honorarios devengados frente a consumidos | Valor del trabajo completado frente a las horas imputadas | Rentabilidad por etapa |
| Tasa de utilización | Horas facturables como proporción de las horas disponibles | Recursos y salud del estudio |
| Horas para terminar | Previsión de horas restantes frente a honorarios restantes | Alerta temprana de sobrecostos de honorarios |
| Emisión de planos a tiempo | Información emitida en la fecha del cronograma | Fiabilidad ante consultores y contratista |
| Servicios adicionales recuperados | Honorarios acordados por trabajos fuera del alcance | Disciplina comercial |
| Cambios de diseño por etapa | Revisiones solicitadas por el cliente | Estabilidad del brief |
Desafíos comunes
- Corrupción del alcance mediante «pequeños» cambios de diseño. Registre cada cambio, acuerde si es un servicio adicional y deje constancia de la aprobación del cliente; consulte corrupción del alcance.
- Sobrecostos de honorarios en las primeras etapas. Controle las horas semanalmente frente al presupuesto de cada etapa, no al facturar.
- Espera de información de los consultores. Publique un calendario de información requerida con fechas y responsables.
- Retrasos en las aprobaciones. Celebre reuniones previas a la solicitud e incluya en el cronograma plazos de aprobación realistas.
- Demasiados proyectos por persona. Use un plan de recursos para todo el estudio; consulte gestión de múltiples proyectos.
Software para la gestión de proyectos de arquitectura
Los arquitectos se apoyan en herramientas BIM y CAD para el diseño, en entornos comunes de datos para compartir modelos y planos y, a menudo, en software de gestión del estudio para las hojas de horas y la facturación. Una plataforma de gestión de proyectos lo une todo: cronogramas por etapas, asignación de tareas, recursos entre proyectos, aprobaciones del cliente e informes.
Busque vistas de línea de tiempo, gestión de la carga de trabajo o de recursos, registro de tiempo, flujos de aprobación y acceso seguro para el cliente. Wrike cubre bien estas necesidades y es nuestra principal opción todo en uno en nuestra clasificación de herramientas; los estudios más pequeños pueden preferir algo más ligero de la misma lista.
Plantillas gratuitas sobre este tema
Preguntas frecuentes
¿Qué es la gestión de proyectos de arquitectura?
La gestión de proyectos de arquitectura es la forma en que un estudio planifica, dota de recursos y controla un encargo de diseño, desde el brief hasta los servicios durante la fase de construcción, protegiendo al mismo tiempo sus honorarios.
¿Cuáles son las etapas de la gestión de proyectos de arquitectura?
En el Reino Unido, las etapas 0 a 7 del RIBA Plan of Work; en EE. UU., normalmente prediseño, diseño esquemático, desarrollo del diseño, documentos de construcción, licitación y administración de la construcción.
¿Quién se encarga de la gestión de proyectos de arquitectura en un estudio?
Normalmente un arquitecto de proyecto o un director de proyecto dedicado, con el apoyo del socio responsable, que gestiona la relación con el cliente y los honorarios.
¿Cómo controlan los arquitectos los honorarios en la gestión de proyectos de arquitectura?
Presupuestando las horas por etapa y rol, registrando el tiempo semanalmente y comparando los honorarios devengados con los honorarios consumidos y las horas que aún se necesitan.
¿Qué KPI se usan en la gestión de proyectos de arquitectura?
Honorarios devengados frente a consumidos, utilización, horas para terminar, emisión de planos a tiempo, servicios adicionales recuperados y cambios de diseño por etapa.
¿Se usa Agile en la gestión de proyectos de arquitectura?
Sí, en forma de iteraciones de diseño cortas y Kanban para la producción de planos, dentro de un plan por etapas con puntos de aprobación que se ajusta a los honorarios y las aprobaciones.
¿Qué software se usa para la gestión de proyectos de arquitectura?
Herramientas BIM y CAD para el diseño, un entorno común de datos para la información y una plataforma de proyectos como Wrike para los cronogramas, los recursos y las aprobaciones.
¿Cómo se gestionan los cambios del cliente en la gestión de proyectos de arquitectura?
Registre cada cambio, evalúe su impacto en los honorarios y el cronograma, acuerde si es un servicio adicional y obtenga la aprobación por escrito antes de hacer el trabajo.
¿Qué es el RIBA Plan of Work en la gestión de proyectos de arquitectura?
El marco del RIBA de ocho etapas (0 a 7) que estructura un proyecto de edificación desde la definición estratégica hasta el uso.
¿Qué documentos se necesitan para la gestión de proyectos de arquitectura?
Una propuesta de honorarios y un plan de recursos, un cronograma de diseño, un brief del proyecto, una matriz de responsabilidades, un registro de planos, un registro de cambios y un registro de riesgos.
¿Qué habilidades requiere la gestión de proyectos de arquitectura?
Liderazgo del diseño, gestión de honorarios y recursos, coordinación de consultores, conocimiento de los procesos de aprobación y comunicación clara con el cliente.