项目管理指南 · 风险、质量与控制
问题日志：模板、示例及项目问题管理方法
问题日志是项目对当前正在发生且需要采取行动的问题所做的记录，包括其优先级、负责人、行动和状态。它确保提出的任何问题都不会被遗忘，并且每个问题都会得到有意识的解决、上报或关闭。
要点总结
- 问题日志跟踪当前正在发生的问题。
- 每个问题都需要有影响、优先级、负责人、行动和日期。
- 将超出项目经理权限的问题上报。
- 将已发生的风险与新问题关联起来，并通过经验教训形成闭环。
什么算作问题
问题是指项目需要处理的任何当前问题、疑问、关切或变更请求。与 项目风险不同，它不是不确定的：它已经发生或必然会发生。
- 问题： 测试环境宕机、供应商错过交货、关键人员病假。
- 关切： 某位相关方对拟议的设计不满意。
- 偏离规格项： 某项可交付成果不符合其验收标准。
- 变更请求： 在包括 PRINCE2 在内的一些方法中，变更请求在经过以下流程之前，也会被记录为一种问题： 变更控制.
问题日志模板：各列
| 列 | 记录哪些内容 |
|---|---|
| ID | 唯一编号，例如 I-021 |
| 提出日期 | 问题的记录时间 |
| 提出人 | 报告人 |
| 类型 | 问题、关切、偏离规格、变更请求 |
| 描述 | 出了什么问题、在哪里，以及相关证据 |
| 影响 | 对范围、时间、成本、质量或收益的影响 |
| 优先级 | 严重、高、中或低，使用商定的定义 |
| 负责人 | 负责解决问题的具体人员 |
| 行动 | 商定的步骤，每一步都有日期 |
| 目标解决日期 | 应在何时解决 |
| 已上报至 | 如果超出项目经理的权限，则上报发起人或项目委员会 |
| 状态 | 未关闭、处理中、已上报、已解决、已关闭 |
| 解决方案 | 采取了哪些措施以及关闭日期 |
示例条目
| ID | 描述 | 优先级 | 负责人 | 行动 | 状态 |
|---|---|---|---|---|---|
| I-007 | 支付网关沙箱在处理银行卡退款时返回错误，导致 14 个测试用例受阻。 | 高 | 集成负责人 | 向服务商提交工单；先测试其他用例 | 进行中 |
| I-008 | 财务经理三周无法到岗；第 2 阶段的预算审批被推迟。 | 中 | 项目经理 | 请发起人指定一名代理审批人 | 已上报 |
| I-009 | 为上线周预订的培训室被重复预订。 | 低 | 培训协调员 | 另订备用房间 | 已解决 |
| I-010 | 已交付的标签使用了旧标识；2,000 件受到影响。 | 高 | 质量负责人 | 拒收该批次；供应商须在 6 月 21 日前重新印制 | 未关闭 |
如何逐步管理问题
问题日志与风险登记册对比
| 问题日志 | 风险登记册 | |
|---|---|---|
| 时间 | 当前 | 未来 |
| 确定性 | 已经发生或必然发生 | 可能发生 |
| 主要字段 | 优先级与解决 | 概率、影响和应对 |
| 目标 | 解决或作出决定 | 预防、降低或做好准备 |
当风险发生时，在风险登记册中将其关闭（标记为“已发生”），并在问题日志中新建一个关联条目。许多团队将两者都保存在同一份 RAID 日志.
技巧
- 用切合实际的方式定义优先级，例如“严重”表示关键路径上的工作已经停止。
- 描述应客观，避免指责。
- 不要让问题在没有负责人或日期的情况下搁置；这样的问题往往会越来越严重。
- 寻找规律。多个原因相同的问题可能指向一个更深层的问题，值得使用以下工具进行分析： 鱼骨图.
本主题的免费模板
常见问题
什么是问题日志？
记录当前项目问题、关切和请求及其优先级、负责人、行动和状态的文件。
在问题日志中，问题和风险有什么区别？
问题是当前正在发生的；风险则是不确定的、在未来的。发生了的风险就会成为问题。
问题日志应包含哪些内容？
至少包括编号、描述、影响、优先级、负责人、行动、目标日期和状态。许多团队还会记录提出人和最终解决方案。
谁维护问题日志？
项目经理或项目协调员，由每位负责人更新各自问题的进展。
如何确定问题日志中各问题的优先级？
根据对目标的影响使用商定的标准，例如关键路径上的工作是否已经停止、涉及的成本以及受影响的人数。
问题日志中的问题应在什么时候上报？
当解决问题需要超出项目经理商定容差范围的权限、资金或决策时。
问题日志与缺陷日志相同吗？
不完全相同。缺陷日志跟踪产品中的故障；问题日志则涵盖影响项目的任何问题，其中可能包括严重缺陷。
可以用 Excel 维护问题日志吗？
可以。电子表格适用于大多数项目。许多 项目管理工具 也具备问题或工单功能。
问题日志应多久评审一次？
高优先级问题可能需要每天关注；整个日志通常在每周的项目会议上评审。
PRINCE2 中的问题日志是什么？
PRINCE2 使用问题登记册管理正式处理的问题，非正式问题则记录在每日日志中。
敏捷团队使用问题日志吗？
敏捷团队通常在看板上跟踪阻碍，并在以下会议中提出： 每日 Scrum，但对于需要上报的问题，单独的日志仍然很常见。