無料のコミュニケーション計画テンプレート（Excel、Google Sheets、PDF）

コミュニケーション計画とは？

A コミュニケーション計画 は、各ステークホルダーグループがどのような情報を受け取るか、なぜそれが必要か、どのチャネルで、どれくらいの頻度で、どの形式で、誰が送る責任を持つかを定めるプロジェクト文書です。ステークホルダーのニーズを、更新、会議、お知らせの予測可能なスケジュールに変え、人々が適切な情報を適切なタイミングで得られるようにします。

PMIのPMBOKガイドでは、正式なものを コミュニケーション・マネジメント計画書 と呼び、より広い次のものの一部として扱っています： プロジェクトマネジメント計画書。実際には、ほとんどのプロジェクトはこれを1つの表として管理しており、多くの場合 コミュニケーションマトリクスと呼ばれます。このテンプレートが提供するのはまさにそれです。

計画は通常プロジェクトマネージャーが担い、スポンサー、そして大規模なプロジェクトや変革の多いプロジェクトでは広報チームからも意見を得ます。

このコミュニケーション計画テンプレートの内容

テンプレートには1つのタブ コミュニケーション計画に、自分の内容に置き換えるための5つのサンプルコミュニケーションが含まれています。以下は上級版のライブプレビューです：

サンプル行は例です。ご自身の内容に置き換えてください。

• コミュニケーション計画：コミュニケーション、対象者、目的／内容、チャネル、頻度、担当者、形式、フィードバックの経路

8つの列の説明

• コミュニケーション：「週次の状況報告」や「稼働開始のお知らせ」など、更新、会議、お知らせの名称。
• 対象者：それを受け取るステークホルダーグループ。ステークホルダー登録簿と同じグループ名を使います。
• 目的／内容：そのコミュニケーションが存在する理由と内容。たとえば進捗、RAGステータス、リスク、必要な意思決定。
• チャネル：提供方法。会議、メール、ダッシュボード、イントラネット、チャット、ビデオ通話など。
• 頻度：毎日、毎週、隔週、毎月、四半期ごと、1回、必要に応じてのドロップダウン。
• 担当者：作成と送信に責任を持つ1人。
• 形式：アウトプットの形。1ページの報告書、スライド、15分の会議、記事など。
• フィードバックの経路：対象者が応答や質問をする方法。返信、議事録とアクション、コメント、サポート窓口など。この列があることで、計画は一方的な発信ではなく双方向のものになります。

初級版、上級版、エキスパート版

すべてのスプレッドシート版にはヘッダー行の固定とフィルターがあるため、対象者や担当者で絞り込んだり、頻度で並べ替えたりできます。PDFはキックオフ会議や計画ワークショップ向けの印刷用コピーです。

コミュニケーション計画には何を含めるべきか？

8つの列で、ほとんどのプロジェクトに必要なものをカバーできます。PMBOKガイド（第6版）によると、コミュニケーション・マネジメント計画書には、ステークホルダーのコミュニケーション要求事項、各項目を配布する理由、期間と頻度、責任者、使用する方法と技術、コミュニケーションのためのリソースと予算、エスカレーションのプロセス、共通用語の用語集、法的規則や機密保持規則などの制約も記録できます。

当サイトの助言は、マトリクス自体は簡潔に保ち、プロジェクト全体に適用されるものはその上下の短いメモに記載することです：

エスカレーションのルートと意思決定権限は、通常、次の体制に含まれます： プロジェクトガバナンス 。コミュニケーション計画はそれを参照するだけです。

コミュニケーション計画テンプレートの記入方法

1. ステークホルダーを列挙する。 ステークホルダー登録簿か簡単なステークホルダー分析から始めます。スポンサー、ステアリンググループ、プロジェクトチーム、組織全体、顧客、サプライヤーなど、同じ情報を必要とする人々をグループにまとめます。当サイトのガイド プロジェクトのステークホルダーマネジメント では、その特定と優先順位付けの方法を説明しています。
2. 各グループが知る必要があることを書き出す。 意思決定、行動、認識の観点で考えましょう。何を決めなければならないか、何をしなければならないか、何を単に知っておくべきか、です。
3. コミュニケーションごとに1行を作る。 コミュニケーションの列に名称を記入し、対象者と目的／内容を記録します。
4. チャネル、頻度、形式を選ぶ 。対象者とメッセージに合ったものを選びます（下表を参照）。計画の一貫性を保つため、頻度のドロップダウンを使いましょう。
5. 担当者を1人割り当てる 。すべての行についてです。チームや委員会は担当者ではありません。個人を指名しましょう。
6. フィードバックの経路を合意する ことで、対象者が質問したり、懸念を提起したり、意思決定を確認したりできるようにします。
7. スケジュールと合わせる。 マイルストーン、稼働開始、切り替え、プロジェクト終結のための単発のコミュニケーションを追加し、定例会議が重ならないことを確認します。
8. 計画を共有してレビューする 。スポンサーとチームと共有し、各フェーズゲートで見直します。

スプレッドシートのヒント

• 担当者で絞り込み 、各自に担当するコミュニケーションのリストを渡します。
• プロジェクトに必要な列を追加しましょう。 たとえば承認者、開始日、機密保持などですが、中核の8列は残しましょう。

チャネルと頻度の選び方

PMIはコミュニケーションの方法を3つの種類に分けています： 相互型 （会議、電話、ワークショップ）、 プッシュ型 （人々に送るメール、報告書、メモ）、そして プル （必要なときに人々が参照するイントラネットのページ、ダッシュボード、共有フォルダー）です。ほとんどの計画はこれらを組み合わせています。意思決定や問題解決には相互型、定期的な状況報告にはプッシュ型、参照情報にはプル型です。

PMBOKガイドは、プロジェクトが大きくなるにつれてコミュニケーションが難しくなる理由を手早く理解する方法も示しています。潜在的な コミュニケーション・チャネル の数はn(n-1)/2で、nは人数です。5人なら10チャネル、10人なら45チャネルです。チームとステークホルダーのリストが大きくなるほど、書面化された計画が重要になるのはこのためです。

チームが複数の拠点やタイムゾーンにまたがって働いている場合は、書面によるプル型の更新を優先し、重要な会議は記録しましょう。当サイトのガイド リモートのプロジェクトマネジメント で、これをより詳しく扱っています。

コミュニケーション計画の例

テンプレートの5つのサンプル行は、新システムの展開など、中規模の社内プロジェクトの典型的な組み合わせを示しています：

各行の担当者が異なること、対象者が広がるほど頻度が下がること、そしてすべてのコミュニケーションに応答の方法があることに注目しましょう。週次の報告自体については、当サイトの次のガイドをご覧ください： プロジェクト状況報告書。そして、ステアリング会議は次を使って運営しましょう： 会議アジェンダテンプレート.

コミュニケーション計画の種類

同じマトリクスがほとんどの種類のコミュニケーション計画に使えます。変わるのは対象者のリストと重点です。

• プロジェクトのコミュニケーション計画：1つのプロジェクトのための定期的な状況報告、ガバナンス会議、マイルストーンのお知らせ。テンプレートはこの用途向けに設定されています。
• チェンジマネジメントのコミュニケーション計画：変革の影響を受ける人々に焦点を当てます。チームや拠点ごとに対象者を追加し、目的／内容の列を使って、認識、研修、稼働開始、サポートの各段階のキーメッセージを記載します。当サイトの記事 チェンジマネジメントと変更管理 で、両者がどう組み合わさるかを説明しています。
• 危機管理のコミュニケーション計画：事前に準備し、承認済みの暫定声明、厳格な承認ルート、連絡先を含めます。承認者とトリガーの列を追加しましょう。
• マーケティングまたはローンチのコミュニケーション計画：対象者は顧客セグメント、チャネルはマーケティングチャネルです。個々の投稿やメールのスケジュール管理には、 コンテンツカレンダーのテンプレート のほうが適しています。

コツとよくある間違い

コツ

• 詳細さを対象者に合わせる。 同じ事実が、役員会には1行の見出しに、チームには完全なログになり得ます。
• 少数の定期的な更新を優先する 。多数の場当たり的な更新よりも、予測可能なタイミングが信頼を築きます。
• 計画を次と組み合わせる： RACIマトリクス. 「協議先」と「報告先」の列から、コミュニケーション計画に含めるべき人がわかります。
• 人々が実際に更新を読んでいるか確認する。 次のステアリング会議で尋ねるか、ダッシュボードやイントラネットのページの開封数や閲覧数を確認しましょう。

よくある間違い

• ニーズではなく会議から始める。 既存の会議のリストは計画ではありません。各ステークホルダーが知る必要があることから始めましょう。
• 担当者がいない、またはチームが担当者になっている。 指名された個人のいない更新は途絶えがちです。
• 一方的な発信のみ。 フィードバックの経路がないと、懸念を知るのが遅すぎます。
• 画一的な対応。 経営層がチームの完全な報告書を読むことはまれです。意思決定と上位のリスクから伝えましょう。
• 一度書いたら忘れてしまう。 ステークホルダーは、プロジェクトがフェーズを進むにつれて変わります。
• プロジェクトの終わりを忘れる。 終結時のコミュニケーション（引き渡し、謝意、教訓）を計画しましょう。

計画書を最新の状態に保つ

コミュニケーション計画は生きた文書として扱いましょう。見直すタイミング：

• 各フェーズゲートまたは主要なマイルストーン
• ステークホルダーが加わったり離れたりしたとき、またはスポンサーが変わったとき
• 古い情報に基づいて意思決定がなされるなど、コミュニケーションの問題が起きた後
• 稼働開始の前と プロジェクトの終結の時点（対象者とメッセージが最も変わるとき）。

変わった点はエキスパート版の改訂履歴に記録しましょう。フィードバックの経路を通じて上がってきた問題は次に記録し、 課題ログ または RAIDログテンプレート、コミュニケーションについて学んだことは次にまとめる価値があります： 教訓テンプレート.

コミュニケーションの計画、管理、監視というより広いプロセスについては、当サイトのガイドをお読みください： プロジェクトのコミュニケーションマネジメント.

スプレッドシートか、プロジェクト管理ソフトウェアか？

スプレッドシートの計画は素早く作成でき、共有も簡単で、ほとんどの単一プロジェクトには十分です。プロジェクトとステークホルダーの数が増えるにつれ、多くのチームはプロジェクト管理ツールから定期的なレポートやリマインダーを運用し、更新がスケジュールどおりに送られ、ダッシュボードが自動で更新されるようにしています。 Wrikeは、当サイトのランキングで1位のツールで、複数の対象者向けに設定可能なダッシュボードとレポートを必要とするチームに適しています。

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