Выравнивание ресурсов: определение, шаги и разобранный пример

Что такое выравнивание ресурсов?

Выравнивание ресурсов — это техника оптимизации ресурсов, корректирующая даты расписания так, чтобы потребность в каждом ресурсе никогда не превышала доступное количество. Она применяется, когда ресурсы фиксированы или дефицитны. Поскольку работе, возможно, придётся ждать, пока освободятся люди, выравнивание может увеличить длительность проекта и изменить его критический путь.

Руководство PMBOK от PMI (шестое издание) описывает выравнивание и сглаживание ресурсов вместе как техники оптимизации ресурсов, используемые при разработке расписания. В британском английском термин пишется «levelling»; техника та же.

На практике выравнивание отвечает на простой вопрос: когда реально можно выполнить эту работу с теми людьми, которые у нас действительно есть? Обычно оно следует за распределение ресурсов, при котором люди назначаются на задачи, и является одним из последних шагов перед утверждением расписания и фиксацией базового плана.

Зачем расписаниям нужно выравнивание

Расписание, построенное только на логике задач с помощью метод критического пути, предполагает неограниченные ресурсы. Оно спокойно запланирует четыре задачи на одну неделю для одного и того же инженера, если это допускают зависимости . Как только появляются реальные имена, в некоторых периодах требуется больше трудозатрат, чем есть в наличии. Это и есть перегрузка.

Выравнивание необходимо, когда:

• Один и тот же человек или навык назначен на пересекающиеся задачи.
• Специалист или единица оборудования используется совместно с другими проектами.
• Кто-то увольняется, уходит в отпуск или переводится на более приоритетную работу.
• Содержание растёт, а команда — нет.
• Задержка сдвигает две работы на один и тот же период.

Если игнорировать перегрузку, работа от этого не уместится. Обычно это оборачивается сорванными сроками, спешкой в ущерб качеству и усталостью людей, хотя расписание по-прежнему утверждает, что всё идёт по плану. Выравнивание делает компромисс видимым, чтобы его можно было обсудить со спонсором заранее, а не постфактум.

Важно также понимать, с чем вы сравниваете. Используйте реалистичную доступность с учётом отпусков, совещаний и поддержки, а не полную рабочую неделю; планирование мощностей и эквивалентах полной занятости объясняют, как её рассчитать.

Выравнивание ресурсов и сглаживание ресурсов

Именно это сравнение ищут чаще всего, и оно часто встречается на экзаменах. Обе техники перераспределяют потребность в ресурсах; разница в том, разрешено ли сдвигать дату окончания.

Удобный способ запомнить: выравнивание защищает людей, сглаживание защищает дату. Многие руководители проектов сначала пробуют сглаживание и выравнивают за пределами резерва, только если этого недостаточно.

Выравнивание ресурсов и родственные техники

С выравниванием часто путают несколько других техник. Одни применяются до него, другие служат альтернативой, а третьи — то, что вы делаете после того, как оно сдвинуло дату.

Быстрый проход и интенсификация — это техники сжатие расписания , а не техники выравнивания, хотя в некоторых статьях их перечисляют вместе. Сравнение приведено в быстрый проход и интенсификация.

Как выровнять ресурсы: пошагово

1. Постройте расписание на основе логики. Введите операции, длительности и предшественники и последователи, затем найдите критический путь и резерв.
2. Назначьте ресурсы и задайте доступность. Зафиксируйте, сколько каждого ресурса нужно каждой задаче и сколько доступно за период (например, 2 разработчика или один дизайнер на 80%).
3. Постройте гистограмму ресурсов. Отобразите потребность в каждом ресурсе по дням или неделям относительно линии доступной мощности.
4. Найдите периоды перегрузки. Отметьте, какие задачи пересекаются в каждом из них и какой резерв есть у каждой.
5. Сначала попробуйте сглаживание. Сдвиньте некритические задачи в пределах их резерва и посмотрите, устраняет ли это пики без изменения даты окончания.
6. При необходимости выравнивайте за пределами резерва. Перенесите, разделите или переназначьте наименее приоритетную работу, соглашаясь на более позднее окончание только там, где это необходимо.
7. Пересчитайте и проверьте. Пересчитайте расписание, снова проверьте гистограмму и определите новый критический путь, который теперь может определяться ресурсами, а не логикой.
8. Согласуйте результат и зафиксируйте базовый план. Объясните спонсору компромиссы, согласуйте даты, а затем установите базовый план проекта.

Какие задачи переносить в первую очередь?

Когда несколько задач претендуют на одного человека, нужно правило, определяющее, какая из них подождёт. Программы планирования и планировщики обычно используют такие эвристики, примерно в таком порядке:

• По возможности оставляйте задачи критического пути на месте; в первую очередь переносите задачи с наибольшим резервом .
• Учитывайте приоритет для бизнеса: менее важная или менее срочная работа ждёт.
• Продолжайте задачи, которые уже начаты , чтобы избежать неэффективности из-за остановок и перезапусков.
• Предпочтительно переносите более короткие задачи, которые меньше нарушают остальное расписание.
• Не прерывайте работу, которая теряет эффективность при разделении, например сложный анализ или проектирование.

Разобранный пример: выравнивание небольшого расписания разработки ПО

Команда из 2 разработчика создаёт небольшой внутренний инструмент. В проекте пять операций, и единственный ограниченный ресурс — разработчики.

При планировании на самые ранние даты, допускаемые логикой, A и D выполняются в дни 1–3 и 1–2, B — в дни 4–7, C — в дни 4–6, а E — в дни 8–9. Проект завершается в конце 9-го дня. Критический путь — A, B, E. У C резерв 1 день, у D — 5 дней.

До выравнивания

В дни 4–6 плану требуется 3 разработчика, поскольку B (2 человека) и C (1 человек) пересекаются. Общие трудозатраты — 18 человеко-дней разработчиков.

Поможет ли сглаживание?

Сглаживание может использовать только резерв. У C резерв всего 1 день, поэтому её можно сдвинуть максимум на дни 5–7, что всё равно пересекается с B в дни 5, 6 и 7. Перенос D не помогает, поскольку D не участвует в конфликте. Сглаживание не может устранить перегрузку без третьего разработчика, поэтому сохранить дату окончания на 9-й день можно, только добавив мощности.

После выравнивания

Выравнивание откладывает C до завершения B. Теперь C выполняется в дни 8–10, а E, которой нужна C, переносится на дни 11–12.

Потребность никогда не превышает 2, а общие трудозатраты по-прежнему составляют 18 человеко-дней, но теперь проект завершается на 12-й день, на три дня позже. Критический путь тоже изменился: теперь это A, B, C, E, потому что C ждёт разработчиков, а не логики. Это критический путь, определяемый ресурсами, и в невыровненном плане он не виден. С 8-го дня один разработчик свободен — эту мощность можно предложить для другой работы.

Теперь руководитель проекта может предложить спонсору чёткие варианты:

Какой бы вариант ни был выбран, решение теперь принимается осознанно.

Техники выравнивания ресурсов

Первые два — это выравнивание в строгом смысле. Остальные — альтернативы или дополнения, которые рассматривают, когда задержка неприемлема. Они соответствуют классическому ограничения проекта: можно жертвовать временем, стоимостью или содержанием, но почти никогда не удаётся обойтись без компромисса.

Выравнивание ресурсов в нескольких проектах

Учебное выравнивание работает с одним расписанием. В большинстве организаций люди заняты в нескольких проектах и текущей операционной работе, поэтому перегрузка часто видна, только если смотреть на все проекты сразу.

• Используйте общее представление загрузки или ресурсов, показывающее все назначения каждого человека, а не только в одном проекте.
• Согласуйте приоритеты портфеля, чтобы знать, задачи какого проекта ждут при конфликте за людей.
• Для долгосрочного планирования выравнивайте на уровне ролей или навыков, а на ближайшие недели — на уровне конкретных людей.
• Регулярно повторяйте выравнивание, поскольку задержка в одном проекте может вызвать перегрузку в другом.
• Передавайте повторяющиеся конфликты в планирование мощностей, поскольку они часто означают, что команда просто слишком мала для такого спроса.

Наше руководство по управление несколькими проектами описывает более широкие практики, которые помогают не перегружать общие команды.

Выравнивание ресурсов в ПО для управления проектами

Microsoft Project

В Microsoft Project есть функция автоматического выравнивания. Согласно документации Microsoft, параметры выравнивания ресурсов включают:

• Ручное или автоматическое выравнивание: ручное (по умолчанию) выполняется только при выборе команды «Выровнять все»; автоматическое — каждый раз, когда изменение приводит к перегрузке.
• Основа для выявления перегрузки — от поминутной до помесячной.
• Порядок выравнивания: только по идентификатору, по стандартным критериям (предшественники, временной резерв, даты, приоритеты и ограничения) или сначала по приоритету.
• Приоритет задачи от 0 до 1000, где 1000 означает, что задача никогда не выравнивается. Значение по умолчанию — 500.
• Выравнивание только в пределах имеющегося резерва, что не позволяет выравниванию сдвигать дату окончания, — по сути, это настройка сглаживания.
• Может ли выравнивание прерывать оставшуюся работу или корректировать отдельные назначения.
• Очистка выравнивания, которая удаляет задержки выравнивания и прерывания, добавленные Project.

Облачные инструменты управления работой

Большинство облачных инструментов используют более наглядный подход: представление загрузки показывает, кто перегружен или недогружен, а перебалансировка выполняется перетаскиванием задач на другую дату или другому человеку. Wrike, наш инструмент с самым высоким рейтингом, предоставляет диаграммы загрузки, показывающие, кто перегружен или недогружен, а распределение трудозатрат, должностные роли и планирование мощностей доступны на старших тарифах. Asana, ClickUp и monday.com также предлагают представления загрузки, как правило, на платных тарифах.

Проверка автоматического результата

• Сначала выровняйте копию расписания, чтобы сравнить даты до и после.
• Убедитесь, что критические или зафиксированные в контракте задачи не были неожиданно отложены.
• Ищите задачи, разбитые на множество фрагментов: в реальности это редко работает хорошо.
• Убедитесь, что календари ресурсов (отпуска, частичная занятость) корректны, иначе выравнивание будет основано на неверной мощности.

Преимущества и недостатки выравнивания ресурсов

Типичные ошибки и практические советы

• Выравнивание после начала работ. Выравнивайте до утверждения базового плана, а затем повторяйте только при изменениях.
• Использование 100% доступности. Никто не тратит на задачи проекта каждый час; используйте реалистичную мощность.
• Слепое принятие автоматического выравнивания. Проверяйте результат и его влияние на вехи.
• Сокрытие последствий. Если выравнивание сдвигает дату окончания, сообщите спонсору и покажите варианты, как в примере выше.
• Придумывание логических связей для устранения конфликтов. Конфликт за ресурс — это не зависимость; когда конфликт исчезнет, фиктивная связь продолжит задерживать работу.
• Выравнивание одного проекта изолированно , когда те же люди работают и в других проектах.
• Забывать о нечеловеческих ресурсах , таких как тестовые среды, оборудование или переговорные, которые тоже ограничены.

Выравнивание ресурсов — часть более широкого процесса, описанного в нашем руководстве планирование расписания проекта , и зависит от знания ваших ресурсы проекта. Бесплатные шаблон расписания проекта и шаблон критического пути — хорошая основа для построения расписания, которое вы будете выравнивать.

Бесплатные шаблоны по этой теме

Все шаблоны

Частые вопросы