Руководство по управлению проектами · Риски, качество и контроль
Извлечённые уроки в управлении проектами: руководство и примеры
Извлечённые уроки в управлении проектами — это знания, которые команда получает о том, что сработало хорошо и что следует делать иначе, зафиксированные так, чтобы на их основе мог действовать как этот проект, так и будущие. В этом руководстве показано, когда фиксировать уроки, как проводить сессию по извлечённым урокам, какие вопросы задавать, как написать полезный урок и как добиться того, чтобы уроки действительно меняли практику.
Главное
- Извлечённый урок объясняет, что произошло, почему, к чему это привело и что делать в следующий раз.
- Фиксируйте уроки на протяжении всего проекта, в конце фаз и после крупных событий, а не только при закрытии.
- Проводите сессии, сосредоточенные на процессах и решениях, а не на поиске виновных, и назначайте ответственного за каждую рекомендацию.
- Ведите уроки в реестре во время проекта и переносите их в организационный репозиторий в конце.
- Урок извлечён только тогда, когда он меняет шаблон, чек-лист, план или привычку в последующем проекте.
Что такое извлечённые уроки в управлении проектами?
Извлечённые уроки — это задокументированные знания, полученные в ходе проекта, о том, что прошло хорошо, что плохо, почему и что следует делать иначе в будущем. Хороший урок достаточно конкретен, чтобы на его основе мог действовать человек, не участвовавший в проекте, и заканчивается чёткой рекомендацией.
Уроки могут быть положительными или отрицательными, и важны оба вида:
- Позитивные уроки фиксируют практики, которые стоит повторять, например регулярные проверки поставщика, позволившие рано выявить дефекты.
- Негативные уроки фиксируют проблемы, их первопричины и способы их предотвращения.
- Рекомендации превращают каждый урок в действие для текущего проекта, будущих проектов или методов организации.
Есть важная разница между уроком выявленным и уроком извлечённым. Запись «тестирование началось поздно» в таблице выявляет урок. Извлечённым он становится только тогда, когда последующий проект благодаря ему планирует тестирование иначе. Большая часть усилий, описанных в этом руководстве, направлена на то, чтобы закрыть этот разрыв.
Почему важны извлечённые уроки
- Более точные оценки: фактические длительности и затраты прошлых проектов улучшают будущие оценка стоимости и составление расписаний.
- Меньше повторяющихся проблем: известные риски можно сразу внести в реестр рисков.
- Воспроизводимые успехи: хорошие практики распространяются за пределы команды, которая их открыла.
- Более быстрая адаптация: новые руководители проектов могут учиться на истории организации, а не с нуля.
- Улучшенные методы: a PMO может обновлять шаблоны, чек-листы и стандарты на основе фактов.
- Более сильная командная культура: хорошо проведённый разбор показывает, что о проблемах сообщать приветствуется, и это делает будущую отчётность честнее.
Уроки также поддерживают руководство проектом: журнал решений и извлечённые из него уроки дают спонсорам и советам доказательную базу для утверждения аналогичных проектов.
Реестр, репозиторий, журнал и отчёт по извлечённым урокам
В разных методах документы называются по-разному. В таблице показано, как они соотносятся.
| Термин | Что это | Откуда он берётся |
|---|---|---|
| Реестр извлечённых уроков | Проектный документ, в котором уроки фиксируются по мере их выявления в ходе проекта | Руководство PMBOK, шестое издание (выход процесса «Управление знаниями проекта») |
| Репозиторий извлечённых уроков | Хранилище организации с возможностью поиска, содержащее уроки множества проектов | Руководство PMBOK, шестое издание (часть активов процессов организации) |
| Журнал уроков | Запись уроков в PRINCE2 в ходе проекта; в PRINCE2 7 — одна из записей в журнале проекта | PRINCE2 |
| Отчёт об уроках | Отчёт PRINCE2, передающий уроки дальше, в конце этапа и/или в конце проекта | PRINCE2 |
| Отчёт об извлечённых уроках | Общее название сводки, составляемой при закрытии проекта или фазы | Распространённая практика |
В PMBOK Guide шестого издания уроки фиксируются в реестре на протяжении всего проекта и переносятся в репозиторий при закрытии фазы или проекта. PRINCE2 делает «учиться на опыте» одним из семи своих принципов, что означает поиск уроков в начале проекта наряду с фиксацией новых. Какие бы термины вы ни использовали, схема одна: фиксируйте в ходе проекта, делитесь в конце, применяйте повторно в начале следующего.
Процесс извлечения уроков
- Выявление: замечайте уроки по мере их появления — на обзорах, встречах по статусу и ретроспективах, а также в конце каждой фазы.
- Документирование: фиксируйте каждый урок в реестре с контекстом, воздействием и подтверждениями, пока детали свежи.
- Анализ: находите первопричину, а не только симптом. Помогает диаграмма Исикавы («рыбья кость») или метод «5 почему».
- Рекомендация: сформулируйте конкретное действие с ответственным и решите, относится ли оно к этому проекту, будущим проектам или стандартам организации.
- Распространение и хранение: переносите проверенные уроки в репозиторий организации с единообразными категориями и тегами, чтобы по ним можно было искать.
- Применение и проверка: просматривайте релевантные уроки при запуске новых проектов и позднее проверяйте, что рекомендации действительно внедрены.
Шаги 1–4 выполняет проектная команда. Для шагов 5 и 6 обычно нужен PMO или другой ответственный вне проекта, потому что проектная команда к тому времени перейдёт к другим задачам.
Когда фиксировать извлечённые уроки
| Когда | Почему это работает |
|---|---|
| На протяжении всего проекта | Детали свежи, и уроки можно сразу применить в том же проекте |
| В конце каждой фазы или стадии | Естественная пауза для размышлений перед началом следующей фазы |
| После крупной проблемы, опасной ситуации без последствий или успеха | Есть подтверждающие данные, и первопричины найти проще |
| На ретроспективах спринтов | Agile-команды и так проводят рефлексию каждую итерацию; выделяйте уроки, которые могут пригодиться другим командам |
| В завершения проекта | Проанализировать весь проект и передать уроки организации |
| Через несколько месяцев после ввода в эксплуатацию | Показывает, получены ли выгоды и какие уроки стали видны только в эксплуатации |
Как провести встречу по извлечённым урокам
- Подготовьте подтверждающие материалы: соберите план и базовые планы, отчёты о статусе, журнала проблем, журнал RAID и журнал изменений.
- Соберите мнения заранее: разошлите короткий опрос или общий документ, чтобы свой вклад могли внести более тихие участники и те, кто не сможет присутствовать.
- Пригласите нужных людей: основная команда, ключевые заинтересованные стороны, при необходимости поставщики и, в идеале, спонсор. Ограничьтесь группой, в которой можно говорить открыто.
- Выберите фасилитатора: если проект был трудным или конфликтным, пригласите нейтрального человека, а не руководителя проекта.
- Установите основные правила: сосредоточьтесь на процессах и решениях, а не на отдельных людях; исходите из того, что люди сделали всё возможное с теми знаниями, которые у них были в тот момент.
- Пройдите по хронологии: по порядку разберите основные события, решения и поворотные моменты.
- Обсудите, что прошло хорошо и что улучшить, затем сгруппируйте похожие пункты в темы.
- Найдите первопричины для нескольких главных тем, а не пытайтесь анализировать всё.
- Согласуйте рекомендации с ответственным и целевой датой для каждой.
- Зафиксируйте и поделитесь результаты в реестре и в течение нескольких дней разошлите краткую сводку участникам и PMO.
Пример повестки на 90 минут
| Сроки | Элемент |
|---|---|
| 0–10 мин | Цель, основные правила и краткое описание проекта |
| 10–30 мин | Обзор хронологии: ключевые события и решения |
| 30–55 мин | Что прошло хорошо и что улучшить, сгруппированное по темам |
| 55–75 мин | Первопричины для трёх-пяти главных тем |
| 75–90 мин | Рекомендации, ответственные и дальнейшие шаги |
Используйте наш шаблон повестки встречи , чтобы разослать повестку заранее.
Форматы фасилитации
- Разбор после действия (after action review): короткий структурированный разбор, появившийся в армии США. Спросите, что должно было произойти, что произошло на самом деле, почему возникла разница и что делать в следующий раз.
- Начать, прекратить, продолжить: быстро проводится и хорошо подходит для выработки действий.
- Прошло хорошо / улучшить / идеи: простая доска из трёх столбцов, которая работает как очно, так и онлайн.
- Хронология со взлётами и падениями: команда наносит события на временную шкалу и отмечает, как они себя чувствовали, что выявляет проблемы, которые иначе могли бы не прозвучать.
- Игры для ретроспектив: такие форматы, как «Парусник» или 4L, подходят и для разбора проектов; см. игры для ретроспективы спринта.
Вопросы для извлечения уроков
Выбирайте вопросы, подходящие вашему проекту, а не проходите по всем подряд.
Планирование и содержание
- Были ли цели и критерии успеха ясны с самого начала?
- Были ли требования полными и согласованными до начала работ?
- Насколько хорошо мы контролировали изменения содержания?
Расписание, стоимость и оценки
- Какие оценки сильнее всего разошлись с фактом и почему?
- Где начались задержки и были ли они заметны в наших отчётах заранее?
- Был ли резерв на непредвиденные расходы правильного размера и использован ли он по назначению?
Риски и проблемы
- Какие проблемы мы уже выявляли как риски?
- Какие проблемы застали нас врасплох и могли ли мы их предвидеть?
- Достаточно ли быстро эскалации доходили до нужных людей?
Команда, заинтересованные стороны и коммуникации
- Были ли у людей необходимые навыки, время и полномочия?
- Получали ли заинтересованные стороны нужную информацию в нужное время?
- Принимались ли решения быстро и фиксировались ли они?
Поставщики, качество и закрытие
- Насколько хорошо работали поставщики и что способствовало или мешало отношениям с ними?
- Достаточно ли рано проверки качества выявляли дефекты?
- Прошла ли передача в эксплуатацию гладко и что бы мы изменили?
- Если бы мы завтра начали этот проект заново, что бы мы сделали иначе?
Как написать хороший извлечённый урок
Полезный урок строится по простой схеме: что произошло, воздействие, первопричина и конкретная рекомендация с ответственным. Избегайте расплывчатых формулировок и поиска виновных.
| Слабый урок | Сильный урок |
|---|---|
| Коммуникация была плохой. | Менеджеры по продажам не знали дат обучения, потому что приглашения рассылались только на общий список рассылки, и 30% пользователей пропустили первую волну. В следующий раз информируйте менеджеров напрямую и добавьте даты обучения в план коммуникаций (ответственный: руководитель проекта). |
| Тестирование было поздним. | Системное тестирование началось на три недели позже, потому что тестовую среду забронировали только после окончания разработки. Бронируйте среды на этапе планирования и добавьте в расписание проверку работоспособности среды (ответственный: руководитель тестирования). |
| Поставщик был хорошим. | Еженедельные совместные с поставщиком разборы дефектов по общему журналу проблем позволили найти большинство дефектов до пользовательского тестирования. Повторяйте эту практику в будущих проектах с поставщиками (ответственный: отдел закупок). |
Шаблон реестра извлечённых уроков
Реестром может быть электронная таблица, список в вашем инструменте управления проектами или страница в общей вики. Для большинства проектов подходят такие столбцы:
| Столбец | Что фиксировать |
|---|---|
| ID | Уникальный номер, например LL-001 |
| Дата | Когда урок был выявлен |
| Фаза или область | Планирование, проектирование, разработка, тестирование, передача или категория, например содержание, расписание, стоимость, качество, риск, люди, поставщик, коммуникации |
| Что произошло | Краткое фактическое описание |
| Прошло хорошо или требует улучшения | Это практика, которую стоит повторить, или проблема, которую нужно предотвратить |
| Влияние | Влияние на цели, желательно в цифрах |
| Первопричина | Почему это произошло |
| Рекомендация | Конкретное действие для этого или будущих проектов |
| Ответственный | Кто обеспечит применение рекомендации |
| Статус действия | Не начато, в работе или выполнено |
Наш бесплатный шаблон извлечённых уроков содержит эти столбцы, готовые к использованию в Google Sheets, Excel или PDF, с выпадающими списками для воздействия и статуса. Для более глубокого анализа отдельной проблемы используйте шаблон анализа первопричин.
Примеры извлечённых уроков
Эти записи взяты из вымышленного восьмимесячного внедрения CRM и вымышленного переезда офиса. Они показывают уровень детализации, к которому стоит стремиться.
| ID | Категория | Что произошло | Влияние | Первопричина | Рекомендация | Ответственный |
|---|---|---|---|---|---|---|
| LL-01 | Расписание | Миграция данных заняла 6 недель вместо 3 | Запуск задержан на 3 недели | Качество унаследованных данных не оценено до подготовки оценок | Проводите аудит качества данных на этапе планирования и включайте его в оценку | PMO |
| LL-02 | Коммуникация | Менеджеры по продажам не знали о датах обучения | 30% пользователей пропустили первую волну обучения | Сообщения отправлялись только на общий список рассылки | Информируйте руководителей напрямую и добавьте обучение в план коммуникаций | Руководитель проекта |
| LL-03 | Поставщик | Еженедельные совместные обзоры с поставщиком позволили рано выявить дефекты | Меньше критических дефектов при пользовательском тестировании | Общий журнал проблем и фиксированная повестка | Повторять еженедельные совместные обзоры в будущих проектах с поставщиками | Закупки |
| LL-04 | Риски | Ключевой аналитик ушёл в середине проекта | Двухнедельный перерыв в работе над отчётностью | Единственный носитель знаний без замены | Отмечайте единственных носителей знаний в реестре рисков и назначайте им дублёров | Менеджер по ресурсам |
| LL-05 | Содержание | Требования к мебели изменились после размещения заказа | £12 000 сборов за возврат товара | С руководителями отделов не проконсультировались до утверждения | Получайте письменное утверждение планировок от каждого отдела до размещения заказа | Спонсор |
| LL-06 | Планирование | Переезд в длинные выходные позволил избежать неудобств для клиентов | Ни одного потерянного рабочего дня | Ранняя договорённость с хозяйственной службой и ИТ о плане переключения | Используйте план переключения в выходные при будущих переездах | Руководитель службы эксплуатации |
Структура отчёта об извлечённых уроках
В конце фазы или проекта обобщите реестр в коротком отчёте для спонсора и PMO.
| Раздел | Что включить |
|---|---|
| Краткое описание проекта | Цель, даты, спонсор, руководитель проекта и общий результат |
| Выполнение целей | Содержание, расписание, стоимость, качество и выгоды в сравнении с планом |
| Что прошло хорошо | Три-пять практик, которые больше всего стоит повторить |
| Что улучшить | Три-пять самых важных проблем и их первопричины |
| Рекомендации | Действия для будущих проектов и для методов организации, каждое с ответственным |
| Уже предпринятые действия | Изменения, внесённые в ходе проекта по итогам уроков |
| Где найти подробности | Ссылка на полный реестр и сопроводительные документы |
Делайте отчёт коротким: обычно достаточно двух-трёх страниц. Его часто включают в отчёт о закрытии; см. наше руководство по завершения проекта.
Извлечённые уроки, ретроспектива и разбор после инцидента (post-mortem)
| Разбор извлечённых уроков | Ретроспектива спринта | Постмортем | |
|---|---|---|---|
| Когда | В конце фазы или проекта, а также на всём его протяжении | В конце каждого спринта | После сбоя или инцидента, иногда после проекта |
| Содержание | Фаза или весь проект | Один спринт | Одно событие или весь проект |
| Основная аудитория | Будущие проекты и организация | Та же команда, следующий спринт | Команда и организация |
| Типичный результат | Записи в реестре и отчёт | Одно-два действия по улучшению | Хронология, первопричины и действия |
| Необходимое время | Часто от одного до двух часов и более | До трёх часов для месячного спринта (Руководство по Scrum) | Зависит от инцидента |
У них одна цель: обучение и совершенствование. Практичный подход — считать ретроспективы привычкой на уровне команды, а извлечённые уроки — способом передать самые полезные выводы другим командам.
Как сделать так, чтобы извлечённые уроки прижились
Самая частая проблема — уроки фиксируются, а затем никогда не используются. Эти привычки помогают закрыть разрыв:
- Сделайте просмотр прошлых уроков шагом инициации. Добавьте пункт «просмотреть релевантные уроки» в устав проекта чек-лист или первую контрольную точку этапа.
- Храните уроки в одном месте с возможностью поиска с единообразными категориями и тегами, за которое отвечает PMO или ответственный за управление знаниями.
- Превращайте повторяющиеся уроки в стандарты. Если один и тот же урок появляется в трёх проектах, обновите шаблон, чек-лист или руководство по оценке, а не записывайте его в четвёртый раз.
- Отслеживайте рекомендации, как любые другие действия, с ответственным и сроком, и отчитывайтесь о том, сколько из них применено.
- Делитесь короткими историями, а не длинными таблицами. Пятиминутное выступление на встрече профессионального сообщества охватывает больше людей, чем документ, который никто не открывает.
- Связывайте уроки с рисками. Сразу вносите релевантные уроки в журнала RAID.
Типичные ошибки
- Ожидание окончания проекта, когда люди уже забыли детали или перешли в другие проекты.
- Превращение сессии в поиск виновных, из-за чего люди перестают быть открытыми.
- Фиксация симптомов («тестирование было поздним») вместо первопричин.
- Расплывчатые рекомендации без ответственного.
- Фиксация только проблем без учёта успехов, которые стоит повторить.
- Хранение уроков там, куда никто не заглядывает, например в папке закрытого проекта.
- Пропуск уроков по отменённым проектам, которые зачастую могут научить больше всего.
Начните следующий разбор с готовой структуры: скачайте бесплатный шаблон извлечённых уроков или шаблон ретроспективы спринта для Agile-команд.
Бесплатные шаблоны по этой теме
Частые вопросы
Что такое извлечённые уроки в управлении проектами?
Извлечённые уроки — это задокументированные знания, полученные в ходе проекта, о том, что прошло хорошо, что нет, почему и что следует делать иначе, чтобы этот проект и будущие могли совершенствоваться.
Какие есть примеры извлечённых уроков?
Примеры: проводить аудит качества данных перед оценкой миграции, напрямую информировать менеджеров о датах обучения, повторять еженедельные совместные разборы дефектов с поставщиком и назначать дублёров для единственных носителей знаний.
Когда следует фиксировать извлечённые уроки?
На протяжении всего проекта, в конце каждой фазы, после значимых проблем или успехов, при закрытии и иногда ещё раз через несколько месяцев после ввода в эксплуатацию.
Что такое реестр извлечённых уроков?
Проектный документ, в котором уроки фиксируются по мере их выявления: что произошло, воздействие, первопричина, рекомендация, ответственный и статус. Термин взят из шестого издания Руководства PMBOK.
В чём разница между реестром и репозиторием извлечённых уроков?
Реестр принадлежит одному проекту и обновляется, пока проект идёт. Репозиторий — это хранилище уроков организации из множества проектов, в котором ищут информацию будущие проекты.
Кто отвечает за извлечённые уроки?
Обычно руководитель проекта организует фиксацию уроков и фасилитирует сессии при участии всей команды и заинтересованных сторон. PMO или ответственный за управление знаниями часто отвечает за репозиторий и проверяет, применяются ли рекомендации.
Кто должен участвовать во встрече по извлечённым урокам?
Основная команда, ключевые заинтересованные стороны, при необходимости поставщики и, в идеале, спонсор, а если проект был трудным — нейтральный фасилитатор.
Какие вопросы задавать на сессии по извлечённым урокам?
Что должно было произойти, что произошло на самом деле, почему возникла разница, что прошло хорошо, что следует улучшить и что бы мы сделали иначе, если бы начали заново.
Как избежать поиска виновных на разборе извлечённых уроков?
Установите основные правила, сосредоточьтесь на процессах и решениях, а не на людях, исходите из того, что каждый действовал на основе того, что знал в тот момент, и пригласите нейтрального фасилитатора.
Ретроспектива — это то же самое, что извлечённые уроки?
У них общая цель. Ретроспектива — регулярное короткое Agile-событие для одной команды; разбор извлечённых уроков обычно охватывает фазу или весь проект и призван помочь также другим проектам.
Что такое журнал уроков в PRINCE2?
Запись PRINCE2 об уроках, собранных в ходе проекта. В PRINCE2 7 это одна из записей, хранящихся в журнале проекта, а её содержимое служит основой для отчётов об уроках в конце этапов или при закрытии проекта.
Как написать отчёт об извлечённых уроках?
Кратко опишите проект и его результаты, перечислите самое важное из того, что прошло хорошо и что требует улучшения, укажите первопричины и рекомендации с ответственными и дайте ссылку на полный реестр.
Почему извлечёнными уроками часто пренебрегают?
Потому что их фиксируют слишком поздно, формулируют слишком расплывчато, хранят там, куда никто не заглядывает, или никогда не превращают в изменения шаблонов, чек-листов и методов.
Сколько должна длиться встреча по извлечённым урокам?
Для большинства проектов достаточно 60–90 минут, если мнения собраны заранее. Крупным или проблемным проектам может понадобиться сессия на полдня или несколько более коротких сессий по темам.