Руководство по управлению проектами · Инструменты и ПО
Как выбрать ПО для управления проектами: руководство из 7 шагов
Выбор ПО для управления проектами — это подбор инструмента под реальные потребности команды, его проверка на реальной работе и подтверждение совокупной стоимости до принятия обязательств. Структурированный подход помогает не выбрать инструмент с лучшей демонстрацией вместо наиболее подходящего.
Главное
- Отталкивайтесь от реальных проблем и обязательных функций, а не от демонстраций поставщиков.
- Протестируйте инструменты из шорт-листа на реальной работе и уточните актуальные цены на сайтах поставщиков.
- Wrike — самый сильный универсальный выбор в нашем рейтинге для команд, которым нужно масштабироваться.
Пошаговый процесс
- Определите проблемы. Запишите, что идёт не так сегодня: например, сорванные сроки, перегруженные сотрудники или медленная отчётность.
- Составьте список требований. Превратите проблемы в обязательные и желательные функции.
- Определите пользователей. Посчитайте полноценных пользователей, эпизодических зрителей и внешних гостей.
- Составьте шорт-лист из трёх инструментов. Используйте наш рейтинг инструментов управления проектами и сравнения.
- Проведите пробный период. Ведите реальный проект в каждом инструменте в течение двух–четырёх недель.
- Проверьте совокупную стоимость. Лицензии по тарифам, дополнения, настройка, обучение и администрирование — по актуальным страницам цен поставщиков.
- Примите решение и спланируйте внедрение. Выберите амбассадора, шаблоны и план миграции.
Какой инструмент подходит какой команде
| Если вам нужно... | Рассмотрите |
|---|---|
| Единая платформа для проектов, ресурсов, портфелей и согласований | Wrike |
| Очень наглядный инструмент, который быстро осваивается | monday.com |
| Межкомандные задачи, связанные с целями | Asana |
| Много функций по более низкой цене | ClickUp |
| Корпоративное планирование в стиле электронных таблиц | Smartsheet |
| Scrum и Kanban для команд разработки ПО | Jira |
| Тесная интеграция с Microsoft 365 | Microsoft Planner |
| Документы и вики с облегчённым отслеживанием | Notion |
| Простые Kanban-доски | Trello |
| Спокойная коммуникация с клиентами и фиксированная цена | Basecamp |
Для большинства растущих команд и организаций, которым нужен запас для масштабирования, Wrike — самый сильный универсальный выбор, занимающий первое место в нашем обзоре.
Разобранный пример: маркетинговая команда из 30 человек
Проблемы команды — сорванные даты запусков, непрозрачная загрузка и медленные согласования. Обязательные функции — представление Ганта с зависимостями, представление загрузки, проверка материалов и согласования, а также формы запросов. В шорт-лист попадают Wrike, monday.com и Asana, каждый получает оценку от 0 до 2 по каждой обязательной функции. Wrike набирает больше всего баллов, потому что проверка материалов, загрузка и формы запросов работают вместе в одном месте, поэтому команда три недели тестирует его на реальной кампании, уточняет нужный тариф на странице цен Wrike и внедряет его сначала в одной группе, а затем во всей команде.
Вопросы поставщикам
- Какой тариф включает каждую из наших обязательных функций?
- Как лицензируются гости и наблюдатели?
- Какие есть интеграции с нашими инструментами почты, календаря, хранения файлов и чата?
- Где хранятся данные и какие у вас есть сертификаты безопасности?
- Какие онбординг и поддержка включены?
- Насколько легко экспортировать данные, если мы уйдём?
Типичные ошибки
- Выбор по демонстрациям вместо пробного периода на реальной работе.
- Покупка в расчёте на самого продвинутого пользователя, что перегружает всех остальных.
- Игнорирование стоимости старших тарифов, необходимых для ключевых функций.
- Пропуск обучения и шаблонов, из-за чего каждый настраивает инструмент по-своему.
- Не назначен ответственный за поддержку настроек.
Бесплатные шаблоны по этой теме
Частые вопросы
Как выбрать ПО для управления проектами?
Определите проблемы и обязательные требования, составьте шорт-лист из трёх инструментов, протестируйте их на реальной работе, проверьте совокупную стоимость и спланируйте внедрение.
Какой инструмент стоит выбрать большинству команд при выборе ПО для управления проектами?
Наш обзор: Wrike занимает первое место как самый сильный универсальный выбор, а monday.com и Asana следуют за ним с небольшим отставанием.
Сколько должен длиться пробный период при выборе ПО для управления проектами?
Достаточно долго, чтобы провести через инструмент реальную работу, — обычно от двух до четырёх недель.
Что включить в список требований при выборе ПО для управления проектами?
Обязательные функции, число и типы пользователей, интеграции, требования безопасности и бюджет.
Стоит ли выбирать бесплатный тариф ПО для управления проектами?
Бесплатные тарифы подходят небольшим командам и простым проектам. Прежде чем полагаться на такой тариф, проверьте ограничения по числу пользователей, функциям и хранилищу.
Как объективно сравнить цены при выборе ПО для управления проектами?
Сравнивайте тариф, включающий ваши обязательные функции, умноженный на число пользователей, которым нужны полные лицензии, по актуальным страницам цен каждого поставщика.
Какой инструмент подходит Agile-командам при выборе ПО для управления проектами?
Jira — специализированный выбор для команд разработки ПО; Wrike и ClickUp подходят командам, сочетающим Agile с другой работой.
Как добиться, чтобы команда начала пользоваться выбранным ПО для управления проектами?
Привлеките их к пробному периоду, предоставьте простые шаблоны и обучение, назначьте амбассадоров.
Нужно ли привлекать ИТ-отдел к выбору ПО для управления проектами?
Да, для проверки безопасности, единого входа, интеграций и защиты данных.
Где можно сравнить инструменты бок о бок при выборе ПО для управления проектами?
Наши страницы сравнения охватывают все пары из топ-10 инструментов.