Руководство по управлению проектами · Стоимость и ресурсы
Ресурсы проекта: виды, примеры и как их планировать
Ресурсы проекта — это люди, оборудование, материалы, помещения, услуги и информация, необходимые проекту для выполнения работ и оплачиваемые из бюджета проекта. Хорошее планирование ресурсов означает, что вы знаете, что вам нужно, когда и откуда это возьмётся, ещё до того, как от этого начнёт зависеть расписание.
Главное
- Ресурсы проекта делятся на две большие группы: команда (люди) и физические ресурсы, такие как оборудование, материалы и помещения.
- Определяйте ресурсы на основе иерархической структуры работ, затем оценивайте тип, количество, квалификацию и сроки для каждой операции.
- Иерархическая структура ресурсов и календари ресурсов делают потребности и доступность наглядными.
- Прежде чем брать на себя обязательства по срокам, проверьте доступность ресурсов во всех проектах, а не только в своём.
- Используйте назначение, выравнивание и сглаживание ресурсов для разрешения конфликтов и высвобождайте ресурсы сразу после окончания их работы.
- PMBOK 8 рассматривает ресурсы как один из семи доменов исполнения, охватывающий как команду, так и физические ресурсы.
Что такое ресурсы проекта?
Ресурсы проекта — это всё, что проект потребляет или использует для создания своих результатов: люди, выполняющие работу, а также необходимые им оборудование, материалы, помещения, программное обеспечение, услуги и информация. Они оплачиваются из бюджет проекта и, как правило, ограничены, используются совместно с другими работами и доступны только в определённое время.
Руководство PMBOK от PMI делит ресурсы на две большие категории: ресурсы команды (люди, назначенные на проект) и физические ресурсы (оборудование, материалы, помещения, инфраструктура и расходные материалы). Во многих статьях к ресурсам также относят время и деньги . В терминологии PMI время и стоимость правильнее рассматривать как ограничения проекта , с учётом которых планируются ресурсы: на деньги приобретаются ресурсы, а время ограничивает, когда их можно использовать. Это руководство охватывает их все, но сохраняет это различие.
Ресурсы отличаются от задач. Задача — это работа, которую нужно выполнить; ресурс — кто или что её выполняет. Связывание одного с другим называется распределение ресурсов.
Виды ресурсов проекта
| Тип | Примеры | Типичная единица планирования |
|---|---|---|
| Люди (ресурсы команды) | Руководитель проекта, аналитики, разработчики, инженеры, дизайнеры, подрядчики, профильные эксперты | Часы, дни или FTE |
| Оборудование | Техника, транспорт, ноутбуки, тестовые устройства, строительные леса | Единицы в день или неделю |
| Материалы и расходные материалы | Сталь, кабели, комплектующие, печатные материалы, расходники | Количество (тонны, метры, штуки) |
| Помещения | Офисы, переговорные, лаборатории, мастерские, складские площади | Дни или недели использования |
| ПО и инфраструктура | Лицензии, облачный хостинг, тестовые среды, платформы данных | Лицензии, месяцы или объём использования |
| Услуги | Консалтинг, тестирование, перевод, проверка безопасности, юридические консультации | Фиксированная цена или ставка |
| Информация и знания | Стандарты, исторические данные, проектные решения, документация, профильная экспертиза | Доступ и доступность |
| Финансовые ресурсы | Утверждённый бюджет, резерв на непредвиденные обстоятельства, транши финансирования | Сумма за период |
Персонал
Люди обычно самый критичный и самый сложный для планирования ресурс. Навыки, опыт и доступность различаются, а один и тот же человек часто распределён между несколькими проектами и текущей операционной работой. Планируйте сначала по ролям и навыкам, а затем как можно раньше называйте конкретных людей. матрица навыков помогает увидеть, кто что умеет делать.
Физические ресурсы
У оборудования, материалов и помещений свои ограничения: сроки поставки, хранение, окна доставки, техническое обслуживание и правила безопасности. В строительных, инженерных и событийных проектах они могут определять всё расписание, поэтому позиции с длительным сроком поставки нужно заказывать заранее и отслеживать как задачи.
Услуги, ПО и информация
Об услугах на аутсорсинге и лицензиях на ПО часто вспоминают слишком поздно. Относитесь к ним как к ресурсам с датой начала, стоимостью и ответственным. Информационные ресурсы, например доступ к существующим проектным решениям или данным, могут блокировать работу не хуже отсутствующего сотрудника.
Материальные и нематериальные ресурсы
Некоторые руководства делят ресурсы на материальные (люди, оборудование, материалы, помещения, деньги) и нематериальные (знания, связи, репутация, деловая репутация и доверие). Нематериальные ресурсы сложнее планировать, но они тоже важны: поддержка спонсора или отношения с поставщиком могут решить, получите ли вы нужные материальные ресурсы.
Почему управление ресурсами проекта важно
Большинство расписаний сначала строят на логике задач и лишь потом сверяют с тем, кто действительно доступен. Если ресурсы не спланированы, проблемы проявляются так:
- Перегрузка: один и тот же человек назначен на несколько задач одновременно, и работа отстаёт.
- Простои: люди или оборудование ждут работы, которая ещё не готова, а это стоит денег.
- Поздняя поставка материалов или оборудования, задерживающая зависимые задачи.
- Нехватка навыков , обнаруженная уже после начала работ.
- Перерасход бюджета из-за срочно привлечённых подрядчиков, сверхурочной работы или ускоренной поставки.
- Выгорание и текучесть кадров, которые усугубляют все остальные проблемы.
Хорошее планирование ресурсов превращает расписание в план, который можно обеспечить людьми и материалами. Оно также заранее показывает спонсорам и руководителям ресурсов, что потребуется от них проекту, что упрощает переговоры.
Управление ресурсами проекта в Руководстве PMBOK
В документе PMI Руководство PMBOK, восьмое издание (опубликовано в конце 2025 года) управление проектами строится вокруг семи доменов исполнения: руководство, содержание, расписание, финансы, заинтересованные стороны, ресурсы и риски. Домен Ресурсы охватывает и команду проекта, и физические ресурсы и заменяет домен «Команда» из седьмого издания. Его процессы:
- Планирование управления ресурсами: определение того, как ресурсы будут оцениваться, привлекаться, управляться и высвобождаться.
- Оценка ресурсов: определение типа и количества людей и физических ресурсов, необходимых для каждой операции.
- Привлечение ресурсов: получение команды, оборудования, материалов и помещений внутри организации или извне.
- Руководство командой: формирование, развитие и поддержка команды, решение проблем.
- Мониторинг и контроль ресурсного обеспечения: проверка того, что ресурсы доступны и используются по плану, и корректировка отклонений.
Если вы изучали шестое издание, эти процессы близко соответствуют шести его процессам управления ресурсами: планирование управления ресурсами, оценка ресурсов операций, приобретение ресурсов, развитие команды, управление командой и контроль ресурсов. Идеи почти не изменились; новое издание просто объединяет их в один домен и сводит развитие команды и управление ею под руководство.
Как пошагово спланировать ресурсы проекта
- Начните с содержания. Используйте иерархической структуры работ , чтобы перечислить каждый пакет работ и каждую операцию. Нельзя оценить ресурсы для работы, которую вы не определили.
- Определите типы ресурсов, необходимые для каждой операции. Спросите себя: какие навыки, какое оборудование, какие материалы, какие помещения, какие услуги?
- Оцените количество и длительность. Сколько людей, на сколько часов и сколько материалов? Используйте описанные ниже методы оценки.
- Постройте иерархическую структуру ресурсов (RBS). Сгруппируйте ресурсы по категориям, чтобы ничего не упустить и иметь возможность агрегировать затраты.
- Проверьте доступность. Сопоставьте потребности с календарями ресурсов и с потребностями других проектов. Планирование мощностей показывает, может ли организация обеспечить то, что вам нужно.
- Определите источник. Внутренняя команда, другой отдел, подрядчик, поставщик или прокатная компания. Внешние ресурсы привлекаются через закупки.
- Оцените стоимость ресурсов. Умножьте количество на ставки, чтобы сформировать снизу вверх Смета.
- Загрузите расписание ресурсами. Назначьте ресурсы на операции, проверьте наличие перегрузок и при необходимости выполните выравнивание.
- Согласуйте роли и обязанности. A матрицу RACI проясняет зоны ответственности.
- Задокументируйте всё в плане управления ресурсами. Зафиксируйте, как ресурсы будут привлекаться, отслеживаться и высвобождаться, в составе план управления проектом.
Оценка потребности в ресурсах
- Оценка снизу вверх: оцените потребности каждой операции и суммируйте их. Самый точный метод, но требует детальной WBS.
- Оценка по аналогам: основывайте потребности на похожем прошлом проекте. Быстро, но точность зависит от качества сравнения.
- Параметрическая оценка: используйте норматив, например часы на экран или квадратные метры в день, умноженный на объём.
- Экспертная оценка: спросите людей, которые уже выполняли такую работу, особенно когда нужны специализированные навыки.
- Исторические данные: табели и фактические данные прошлых проектов часто оказываются лучшими доступными доказательствами.
Сначала выражайте трудозатраты людей в часах или днях, а затем переводите их в эквиваленты полной занятости (FTE) для планирования. Наше руководство по оценка трудозатрат подробнее описывает эти методы.
Иерархическая структура ресурсов (RBS)
A иерархическая структура ресурсов — это иерархический перечень ресурсов, необходимых проекту, сгруппированных по категориям и типам. Для ресурсов она делает то же, что WBS для содержания. Простой пример:
- 1. Трудовые ресурсы: 1.1 Управление проектом; 1.2 Бизнес-анализ; 1.3 Разработка (1.3.1 Старший разработчик, 1.3.2 Разработчик); 1.4 Тестирование
- 2. Оборудование: 2.1 Ноутбуки; 2.2 Тестовые устройства
- 3. ПО и инфраструктура: 3.1 Облачная тестовая среда; 3.2 Лицензии
- 4. Помещения: 4.1 Учебный класс
- 5. Внешние услуги: 5.1 Тестирование на проникновение; 5.2 Аудит доступности
RBS помогает убедиться, что учтены все типы ресурсов, агрегировать затраты по категориям и отображать спрос на навыки по всем проектам. Её часто сопоставляют с WBS: в каждом пакете работ указываются нужные ему элементы RBS.
| Иерархическая структура работ (WBS) | Иерархическая структура ресурсов (RBS) | |
|---|---|---|
| Что декомпозирует | Работы и результаты | Ресурсы, выполняющие работу |
| Отвечает на вопрос | Что нужно сделать? | Кто или что это сделает? |
| Нижний уровень | Пакет работ | Конкретный тип ресурса или роль |
| Применение | Контроль содержания, расписания и стоимости | Оценка ресурсов, расчёт стоимости и проверка мощностей |
Календари и доступность ресурсов
A календарь ресурса показывает, когда ресурс доступен: рабочие дни и часы, смены, праздники, запланированные отпуска, обучение и обязательства по другим работам. У оборудования и помещений тоже есть календари, учитывающие бронирования, техническое обслуживание и периоды аренды.
Календари ресурсов важны, поскольку расписание, рассчитанное по типовым рабочим дням, может сильно ошибаться. Специалист, работающий три дня в неделю, или лаборатория, забронированная другой командой на две недели, меняют то, что возможно. Большинство инструментов планирования позволяют задать календарь для каждого ресурса, и расписание рассчитывает даты с его учётом.
Пример: план ресурсов
Ниже приведён фрагмент плана ресурсов для шестимесячного проекта клиентского портала:
| Ресурс | Количество | Когда | Источник | Оценочная стоимость |
|---|---|---|---|---|
| Руководитель проекта | 0,5 FTE | Месяцы 1–6 | Внутренний PMO | $33,000 |
| Бизнес-аналитик | 1.0 FTE | Месяцы 1–3 | Внутренний | $36,000 |
| Разработчики | 3,0 FTE | Месяцы 2–6 | Подрядчик | $162,000 |
| Тестировщик | 1.0 FTE | Месяцы 4–6 | Внутренняя команда QA | $27,000 |
| Ноутбуки | 3 | Месяц 2 | ИТ-парк оборудования | $0 (повторное использование) |
| Облачная тестовая среда | 1 | Месяцы 3–6 | Облачный сервис | $4,800 |
| Тестирование на проникновение | 1 заказ | Месяц 5 | Внешний поставщик | $8,000 |
| Учебный класс | 2 дня | Месяц 6 | Внутренние помещения | $0 |
Для каждой строки также следует указать ответственного (кто утверждает ресурс), любые допущения (например, дневную ставку подрядчика) и рисками на случай, если ресурс не будет доступен вовремя. Затраты агрегируются в бюджет проекта. шаблон оценки стоимости проекта даёт для этого готовую структуру.
Привлечение ресурсов
Когда вы знаете, что вам нужно, это нужно получить. Основные способы:
- Внутреннее назначение: договоритесь с функциональными руководителями или руководителями ресурсов о конкретных людях. Согласуйте процент занятости, даты и порядок разрешения конфликтов.
- Предварительное назначение: некоторые люди указаны в уставе проекта или в контракте, например ключевой технический руководитель.
- Внешний наём: подрядчики, консультанты и агентства, обычно в рамках техническое задание.
- Покупка или аренда физических ресурсов: через закупки, со сроками поставки, заложенными в расписание.
- Общие пулы: оборудование, помещения и среды, бронируемые из централизованного пула.
В матричной организации руководитель проекта редко распоряжается людьми напрямую. Ваше влияние опирается на чёткий и своевременный запрос, подкреплённый расписанием, и на хорошие отношения с руководителями ресурсов. офис управления проектами, если он есть, часто выступает арбитром, когда несколько проектов претендуют на одних и тех же людей.
Управление ресурсами в ходе проекта
Назначайте и выравнивайте
Назначьте ресурсы на задачи, затем проверьте наличие перегрузок. Выравнивание ресурсов перераспределяет работу так, чтобы никто не был перегружен, даже если сдвигается дата окончания. Сглаживание ресурсов выравнивает потребность в пределах доступного резерва без сдвига даты окончания. Оба метода описаны в нашем руководстве по выравниванию.
Отслеживайте использование и доступность
Сравнивайте плановые и фактические трудозатраты каждую неделю или каждый спринт. Обращайте внимание на людей, которые постоянно работают больше запланированного, на задачи, ожидающие недоступных ресурсов, и на поздно прибывающие материалы или оборудование. Отклонения в использовании ресурсов позже часто проявляются в отчётах по стоимости; выявить их рано дешевле.
Заботьтесь о команде
Люди — не взаимозаменяемые единицы. Чёткие роли, реалистичная нагрузка, признание и быстрое разрешение конфликтов поддерживают стабильную продуктивность. Роль руководителя проекта включает защиту команды от постоянной смены приоритетов.
Высвобождайте ресурсы
Когда работа ресурса завершена, официально высвободите его, чтобы он мог перейти к другой работе и перестал стоить проекту денег. Верните оборудование, прекратите лицензии и контракты и обновите календари ресурсов. Это часть закрытия проекта, но происходит на протяжении всего проекта, а не только в конце.
Ресурсы в Agile-проектах
Agile-команды обычно рассматривают ресурсы иначе. Вместо назначения отдельных людей на задачи они сохраняют стабильные кросс-функциональные команды и планируют, сколько работы команда может взять на каждую итерацию. Вопрос меняется с «кто свободен для этой задачи?» на «какова ёмкость команды в этом спринте?»
Физические ресурсы, лицензии, среды и специализированная поддержка по-прежнему требуют планирования, а организациям с несколькими Agile-командами всё так же нужно межкомандное планирование мощностей. Управление ресурсами становится больше про финансирование и защиту стабильных команд , чем про бронирование людей под каждую задачу.
Типичные проблемы с ресурсами и способы их решения
| Проблема | Вероятная причина | Что делать |
|---|---|---|
| Ключевой сотрудник перегружен | Назначен на несколько проектов или пересекающиеся задачи | Выровняйте расписание, пересмотрите приоритеты со спонсорами или найдите замену |
| Специалист доступен только поздно | Запрос сделан недостаточно рано | Запрашивайте заранее; измените последовательность работ; рассмотрите подрядчика |
| Материалы поступают с опозданием | Сроки поставки не учтены в расписании | Добавьте задачи по закупкам и сроки поставки; заказывайте заранее |
| Люди простаивают в ожидании работы | Зависимости или согласования не готовы | Измените последовательность работ или временно высвободите ресурс |
| Нехватка навыков выявлена в середине проекта | Роли спланированы слишком обобщённо | Обучение, наставничество или привлечение специалистов; обновите матрицу навыков |
| Затраты на ресурсы выше оценки | Неверные допущения о ставках, сверхурочной работе или производительности | Переоцените оставшиеся работы и обновите прогноз |
Если несколько проектов постоянно конкурируют за одних и тех же людей, проблема обычно в спросе на уровне портфеля, а не в каком-то одном плане. См. управление несколькими проектами , где описаны способы решения. Управление проектами по методу критической цепи — один из методов планирования, специально построенный вокруг ресурсных ограничений.
Инструменты для управления ресурсами проекта
Для небольшого проекта может хватить плана ресурсов в электронной таблице и общего календаря. Как только люди распределяются между проектами, инструмент, показывающий загрузку каждого сотрудника по всем проектам , экономит много ручных проверок.
- Wrike (наш инструмент номер один) предлагает планирование загрузки и ресурсов с межпроектными представлениями; самые продвинутые функции планирования ресурсов, бюджетирования и финансового учёта доступны на старших тарифах по запросу цены.
- Asana включает управление загрузкой и ресурсами в тарифе Advanced.
- monday.com предлагает представления загрузки, а расширенные функции управления ресурсами и портфелем — в тарифе Enterprise.
- Электронные таблицы остаются полезными для перечней RBS, планов ресурсов и матриц навыков, даже если планирование расписания ведётся в инструменте.
Бесплатные шаблоны по этой теме
Частые вопросы
Что такое ресурсы проекта?
Ресурсы проекта — это люди, оборудование, материалы, помещения, ПО, услуги и информация, необходимые проекту для создания результатов и оплачиваемые из бюджета проекта.
Каковы основные виды ресурсов проекта?
Люди (ресурсы команды), оборудование, материалы и расходные материалы, помещения, ПО и инфраструктура, услуги, информация и знания, а также финансовые ресурсы. PMI группирует их в ресурсы команды и физические ресурсы.
Какие 4 типа ресурсов проекта существуют?
Во многих руководствах перечислены четыре: человеческие, финансовые, материальные и временные. Это полезное упрощение. В терминологии PMI время и деньги — это ограничения и бюджет, а ресурсы делятся на команду и физические ресурсы.
Является ли время ресурсом проекта?
Его часто так называют, потому что оно ограничено и требует планирования. Строго говоря, время — это ограничение: расписание определяет, когда можно использовать ресурсы, а время не потребляется подобно материалам.
Чем человеческие ресурсы отличаются от физических?
Человеческие ресурсы (ресурсы команды) — это люди, выполняющие работу. Физические ресурсы — это нечеловеческие объекты, которые они используют, например оборудование, материалы, помещения и инфраструктура.
Что такое управление ресурсами проекта?
Процессы планирования, оценки, привлечения, руководства и контроля людей и физических ресурсов, необходимых проекту, чтобы нужные ресурсы были доступны в нужное время и использовались эффективно.
Кто отвечает за ресурсы проекта?
Руководитель проекта планирует ресурсы и управляет ими, но в большинстве организаций людьми и оборудованием распоряжаются функциональные руководители или руководители ресурсов. Ресурсы согласуются между ними, а конфликты разрешает PMO или спонсор.
Что такое иерархическая структура ресурсов?
Иерархический перечень ресурсов, необходимых проекту, сгруппированных по категориям и типам, например трудовые ресурсы, оборудование, материалы и услуги. Используется для оценки, расчёта стоимости и проверки того, что ничего не упущено.
Что такое календарь ресурса?
Календарь, показывающий, когда ресурс доступен, включая рабочие часы, смены, праздники, отпуска и обязательства по другим работам. Инструменты планирования используют его для расчёта реалистичных дат.
Как оценить потребность проекта в ресурсах?
Декомпозируйте работу с помощью WBS, определите, какие навыки, оборудование и материалы нужны каждой операции, затем оцените количество методами оценки снизу вверх, по аналогам или параметрической оценки, с привлечением экспертного суждения и исторических данных.
Чем распределение ресурсов отличается от выравнивания ресурсов?
Распределение назначает конкретные ресурсы на задачи. Затем выравнивание корректирует даты задач так, чтобы ни один ресурс не был перегружен, даже если сдвигается дата окончания.
Что происходит при перегрузке ресурсов проекта?
Работа отстаёт, качество снижается, люди выгорают. Решение — выравнивание или сглаживание расписания, пересмотр приоритетов, добавление мощностей или сокращение содержания.
Что такое план управления ресурсами?
Часть плана управления проектом, описывающая, как ресурсы будут определяться, оцениваться, привлекаться, управляться и высвобождаться, включая роли, потребности в обучении и порядок разрешения конфликтов.
Как управляют ресурсами в Agile-проектах?
Agile-организации обычно сохраняют стабильные кросс-функциональные команды и планируют работу исходя из ёмкости команды на каждую итерацию, а не назначают отдельных людей на каждую задачу. Физические ресурсы и специализированная поддержка по-прежнему требуют планирования.