免费沟通计划模板（Excel、Google Sheets、PDF）

什么是沟通计划？

A 沟通计划 是一份项目文档，阐明每个相关方群体接收哪些信息、为什么需要、通过哪个渠道、多久一次、以什么形式，以及由谁负责发送。它将相关方的需求转化为可预期的更新、会议和公告日程，让人们在正确的时间获得正确的信息。

PMI 的《PMBOK 指南》将正式版本称为 沟通管理计划 ，并将其视为更宏观的 项目管理计划的一部分。实际上，大多数项目将其保存为一张表格，通常称为 沟通矩阵，这正是本模板为您提供的。

沟通计划通常由项目经理负责，由发起人提供意见；在较大或变革较多的项目中，还会有沟通团队参与。

这个沟通计划模板包含哪些内容

模板只有一个选项卡， 沟通计划，包含五项示例沟通，可用您自己的内容替换。以下是高级版本的实时预览：

示例行仅供参考：请替换为您自己的内容。

• 沟通计划：沟通事项、受众、目的 / 内容、渠道、频率、负责人、形式、反馈途径

八列说明

• 沟通事项：更新、会议或公告的名称，例如“每周状态报告”或“上线通知”。
• 受众：接收该沟通的相关方群体。使用与相关方登记册相同的群体名称。
• 目的 / 内容：沟通存在的原因及其内容，例如进度、RAG 状态、风险和需要做出的决策。
• 渠道：传达方式：会议、电子邮件、仪表板、内网、聊天或视频通话。
• 频率：下拉列表，选项包括每天、每周、每两周、每月、每季度、一次和按需。
• 负责人：负责准备和发送的唯一责任人。
• 形式：产出的形式，例如一页报告、幻灯片、15 分钟会议或文章。
• 反馈渠道：受众如何回应或提问：回复、会议纪要和行动项、评论或支持邮箱。正是这一列使计划成为双向沟通，而不仅仅是单向发布。

初级、高级和专家版本

每个电子表格版本都有冻结的标题行和筛选功能，因此您可以按受众或负责人筛选，或按频率排序。PDF 是可直接打印的副本，适用于启动会和规划研讨会。

沟通计划应包含哪些内容？

这八列涵盖了大多数项目的需要。根据《PMBOK 指南》（第 6 版），沟通管理计划还可以记录相关方的沟通需求、分发每项内容的原因、时间框架和频率、责任人、所用方法和技术、沟通所需的资源和预算、上报流程、常用术语表，以及法律或保密规则等约束条件。

我们的建议是保持矩阵本身精简，将适用于整个项目的内容放在矩阵上方或下方的简短说明中：

上报路径和决策权通常位于您的 项目治理 安排中；沟通计划只需引用它们。

如何填写沟通计划模板

1. 列出您的相关方。 从相关方登记册或快速的相关方分析开始。将需要相同信息的人分为一组，例如发起人、指导小组、项目团队、更广泛的组织、客户和供应商。我们关于 项目相关方管理 的指南介绍了如何识别他们并确定优先级。
2. 写下每个群体需要知道什么。 从决策、行动和知晓三方面考虑：他们必须决定什么、必须做什么，以及只需要了解什么？
3. 每项沟通创建一行。 在“沟通”列中为其命名，并记录其受众以及目的 / 内容。
4. 选择渠道、频率和形式， 使其适合受众和信息（参见下表）。使用频率下拉列表，使计划保持一致。
5. 为每一行指定一名负责人 。团队或委员会不能作为负责人；请指定一个人。
6. 商定反馈途径， 让受众可以提问、提出关切或确认决策。
7. 与进度计划对齐。 为里程碑、上线、切换和项目收尾添加一次性沟通，并检查例行会议是否冲突。
8. 分享并评审计划， 与发起人和团队一起，然后在每个阶段关口重新审视。

电子表格技巧

• 按负责人筛选 ，为每个人提供其负责的沟通清单。
• 添加项目需要的列， 例如审批人、开始日期或保密等级，但保留核心的八列。

选择渠道和频率

PMI 将沟通方法分为三类： 互动式 （会议、电话、研讨会）、 推送式 （发送给人们的电子邮件、报告、备忘录）以及 拉动 （人们在需要时查阅的内网页面、仪表板和共享文件夹）。大多数计划会混合使用：互动式用于决策和解决问题，推送式用于例行状态更新，拉取式用于参考信息。

《PMBOK 指南》还提供了一种快速理解为何项目越大沟通越难的方法：潜在 沟通渠道 的数量为 n(n-1)/2，其中 n 为人数。五个人有 10 条渠道；十个人有 45 条。这就是为什么随着团队和相关方名单的增长，书面计划变得越来越重要。

如果您的团队跨地点或跨时区工作，应优先采用书面的、拉取式的更新，并记录关键会议。我们关于 远程项目管理 的指南对此有更深入的介绍。

沟通计划示例

模板中的五行示例展示了一个中型内部项目（如新系统推广）的典型组合：

请注意，每一行都有不同的负责人，受众越广频率越低，并且每项沟通都有回应途径。关于每周报告本身，请参阅我们关于以下内容的指南： 项目状态报告，并使用以下模板主持指导会议： 会议议程模板.

沟通计划的类型

同一个矩阵适用于大多数类型的沟通计划；变化的是受众名单和侧重点。

• 项目沟通计划：单个项目的例行状态更新、治理会议和里程碑公告。本模板正是为此设计的。
• 变革管理沟通计划：关注受变革影响的人员。按团队或地点添加受众，并在“目的 / 内容”列中写明每个阶段的核心信息：知晓、培训、上线和支持。我们关于 变革管理与变更控制 的文章解释了两者如何配合。
• 危机沟通计划：事先准备，包括预先批准的临时声明、严格的审批路径和联系方式。添加审批人和触发条件列。
• 营销或发布沟通计划：受众是客户细分群体，渠道是营销渠道。若要安排单篇帖子和邮件， 内容日历模板 更为合适。

技巧与常见错误

技巧

• 根据受众调整详细程度。 同样的事实，对董事会可以是一行标题，对团队则可以是完整的日志。
• 宁可少而定期地更新， 也不要频繁临时更新。可预期的时间安排能建立信任。
• 将计划与以下文档配合使用： RACI 矩阵. “咨询”和“知会”两列告诉您谁必须出现在沟通计划中。
• 检查人们是否真的阅读了更新。 在下一次指导会议上询问，或查看仪表板和内网页面的打开次数和浏览量。

常见错误

• 从会议而不是需求出发。 现有会议清单不是计划；应从每个相关方需要知道什么入手。
• 没有负责人，或由团队担任负责人。 没有指定人员的更新往往会中断。
• 只有单向发布。 没有反馈途径，您会太晚才听到关切。
• 一刀切。 高管很少阅读完整的团队报告；应首先列出决策和主要风险。
• 写完一次就抛诸脑后。 随着项目经历各个阶段，相关方也会变化。
• 忘记项目的结束。 规划收尾沟通：移交、致谢和经验教训。

保持计划的及时更新

将沟通计划视为动态文档。在以下时机评审：

• 在每个阶段关口或重大里程碑；
• 在相关方加入或离开，或发起人变更时；
• 在出现沟通问题之后，例如基于过时信息做出了决策；
• 在上线前以及 项目收尾，这些时候受众和信息变化最大。

在专家版的修订历史中记录变更内容。通过反馈途径出现的问题应记录在您的 问题日志 或 RAID 日志模板中，而您在沟通方面学到的经验值得记录在 经验教训模板.

关于规划、管理和监控沟通的更广泛流程，请阅读我们关于 项目沟通管理.

电子表格还是项目管理软件？

电子表格计划构建快捷、易于共享，对大多数单个项目来说已经足够。随着项目和相关方数量的增加，许多团队会通过项目管理工具运行定期报告和提醒，使更新按时发送，仪表板自动刷新。 Wrike是我们排名第一的工具，适合需要为多类受众配置仪表板和报告的团队。

相关模板和指南

在以下文档中设定项目目的和关键相关方： 项目章程模板，用以下模板记录会议决策： 会议记录模板，并在以下文档中规划工作本身： 项目计划模板.

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