项目管理指南 · 成本与资源
项目管理中的资源分配：步骤与示例
资源分配是在特定时间段内将合适的人员、设备和材料分配给特定项目任务的过程。良好的分配可确保每项任务都具备所需的技能和时间，同时不会让任何人超负荷。
要点总结
- 资源分配是在特定时间段内将指定资源分配给任务。
- 将需求与实际可用性进行比较，而不是与完整的工作周比较。
- 优先为关键路径任务和需要稀缺技能的任务配备人员。
- 在发布计划前解决过度分配问题，并每周审查计划。
资源分配涵盖哪些内容
资源分配介于以下两者之间：识别 项目资源 并跟踪其使用情况。它为每项任务回答三个问题： 由谁或什么 来完成， 多少 需要投入多少时间，以及 何时.
- 人员：指定的团队成员、专家和承包商。
- 设备：机械、测试设备、车辆、环境。
- 材料和设施：零部件、房间、实验室。
- 预算：支付上述各项的资金；参见 项目预算.
如何分步分配资源
计算示例：一周的资源分配
一个小团队有两名开发人员和一名测试人员。Ana 全职参与项目（40 小时）。Ben 与另一个项目共享，投入 20 小时。测试人员 Chloe 投入 40 小时。本周的计划工作如下。
| 任务 | 技能 | 工作量（小时） | 初始分配 |
|---|---|---|---|
| 构建 API | 开发人员 | 50 | Ana 40 小时，Ben 10 小时 |
| 构建用户界面 | 开发人员 | 30 | Ben 20 小时，10 小时未分配 |
| 编写并执行测试 | 测试人员 | 30 | Chloe 30 小时 |
开发人员的需求为 80 小时，而开发人员的产能为 60 小时，因此缺口为 20 小时。测试人员的需求为 40 小时中的 30 小时，剩余 10 小时空闲。项目经理有四个切实可行的选项：
- 如果部分用户界面工作有浮动时间，就将其推迟到下周。
- 请 Ben 的另一个项目本周额外提供 10 小时（并接受仍有 10 小时的缺口）。
- 如果 Chloe 具备相应技能，就利用她空闲的 10 小时，将简单的用户界面任务转给她。
- 引入一名承包商工作 20 小时，这会增加成本，但能保住日期。
选择推迟 10 小时的非关键用户界面工作，并将 10 小时的简单用户界面检查转给 Chloe，即可使每个人的负荷都在 100% 或以下，且不改变结束日期。
分配方法比较
| 方法 | 运作方式 | 最适合 |
|---|---|---|
| 技能优先 | 分配技能最匹配的人员 | 专业性强或高风险的任务 |
| 可用性优先 | 分配给最早有空的人 | 有很多人都能胜任的常规任务 |
| 关键路径优先 | 优先为关键任务配备人员 | 日期驱动型项目 |
| 成本优先 | 使用能胜任且成本最低的资源 | 固定预算项目 |
| 拉动式（敏捷） | 团队成员拉取下一个优先事项 | 自组织团队；参见 敏捷产能规划 |
常见错误
- 按工作周的 100% 分配人员，而忽略会议、行政事务和支持工作。
- 使用通用角色（“一名开发人员”）而不是指定人员进行规划，从而掩盖了真实的冲突。
- 忽略了节假日、兼职安排以及对其他项目的投入。
- 将同一位专家同时分配到多项关键任务上。
- 工作开始后从不更新计划。
有帮助的工具
电子表格适用于小团队，但一旦多个项目共享人员，带有工作负荷视图的工具就能节省时间。我们的 项目管理软件 指南中的工具都会显示每个人的负荷图表；可在我们的以下页面比较各选项： 工具对比页面.
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常见问题
什么是项目管理中的资源分配？
它是在规定的时间段内将特定的人员、设备和材料分配给项目任务，以便按时并在预算内完成工作。
为什么资源分配很重要？
如果没有资源分配，一些人会超负荷工作，而另一些人则无所事事，任务因缺少所需技能而停滞，进度和预算也会随之滞后。
资源分配与资源平衡有什么区别？
资源分配是将资源分配给任务； 资源平衡 则在之后调整进度计划，以消除由此产生的过度分配。
资源分配中的过度分配是什么？
当某一时间段内分配给某资源的工作超过其可用工时时，该资源即为过度分配，例如在 40 小时的工作周内安排了 50 小时的任务。
如何有效地分配资源？
估算工作量，列出可用的技能和工时，优先为关键任务和需要稀缺技能的任务配备人员，检查每个人的工作负荷，并在发布计划前解决冲突。
资源分配中的资源日历是什么？
显示每项资源何时可用的日历，包括工作时间、节假日、班次以及在其他地方的投入。
如何处理跨项目共享资源的分配？
与资源经理或直线经理商定分配方案，将其记录在共享视图中，并使用 产能规划 来查看各项目的总需求。
资源分配应该让人员满负荷（100%）吗？
很少这样做。大多数人每周都会把部分时间花在会议、邮件和支持工作上，因此按 70-80% 分配到项目是更切合实际的规划数字。
敏捷中的资源分配是什么？
敏捷团队通常保持稳定，分配的是工作而不是人员：团队在每个冲刺或迭代中根据自身产能拉取已排定优先级的事项。
哪些工具有助于资源分配？
大多数现代 项目管理工具 都包含工作负荷或资源视图；电子表格适合规模很小的团队。
谁负责资源分配？
由项目经理进行规划，但在矩阵型组织中，职能经理或资源经理必须同意释放相关人员。