Wrike vs Microsoft Planner: ¿cuál elegir en 2026?

Veredicto rápido

Microsoft Planner es el punto de partida razonable para las organizaciones que ya pagan Microsoft 365. La versión básica de Planner no cuesta nada adicional, funciona dentro de Teams y Outlook y cualquiera puede usarla en minutos. Desde que Microsoft integró Project para la web en Planner en 2025, los planes premium también ofrecen una programación de verdad: cronogramas, dependencias, sprints y objetivos en Plan 1, además de líneas base y ruta crítica en Plan 3. Si sus proyectos son sobre todo internos, de tamaño moderado y los gestionan equipos que ya trabajan en Microsoft 365, puede que Planner sea todo lo que necesita.

Wrike es la mejor opción cuando el trabajo abarca muchos proyectos, equipos o clientes. Le ofrece recepción estructurada de solicitudes, flujos de trabajo personalizados, revisión y aprobación de archivos, vistas de carga de trabajo y capacidad, paneles entre proyectos y una capa de automatización e IA más capaz, todo en una sola plataforma. Lleva más tiempo configurarla y aprenderla, y es otro proveedor que gestionar, pero para las PMO, los equipos de marketing y creativos, las agencias y las firmas de servicios profesionales, la profundidad adicional suele compensar. Por eso Wrike ocupa el primer puesto en nuestro top 10 de herramientas de gestión de proyectos.

Wrike vs Microsoft Planner de un vistazo

La tabla siguiente resume nuestras puntuaciones, para quién es más adecuada cada herramienta y cómo se fija su precio. Las puntuaciones son nuestras valoraciones editoriales sobre 10.

¿Qué es Wrike?

Wrike es una plataforma de gestión del trabajo y de proyectos en la nube que utilizan desde equipos de unas pocas personas hasta grandes empresas. El trabajo se organiza en espacios, carpetas, proyectos y tareas, y cada elemento puede tener estados y campos personalizados. El mismo trabajo puede verse como lista, tablero, tabla, diagrama de Gantt, calendario o panel.

Más allá de las tareas, Wrike cubre la parte operativa de la entrega de proyectos: formularios de solicitud que crean y enrutan el trabajo, flujos de trabajo personalizados por equipo, revisión y aprobación de recursos creativos, planificación de la carga de trabajo y la capacidad, vistas de cartera entre proyectos e informes. Pertenece a Symphony Technology Group y afirma que la utilizan más de 20 000 organizaciones.

¿Qué es Microsoft Planner?

Microsoft Planner es la aplicación de gestión de tareas y proyectos de Microsoft 365. Funciona en el navegador, como aplicación dentro de Microsoft Teams y en iOS y Android. Hoy tiene dos tipos de plan:

• Planes básicos son el Planner original: tableros Kanban de tareas agrupadas en depósitos (buckets), con responsables, fechas, etiquetas y listas de verificación. Están incluidos en las suscripciones empresariales, corporativas y educativas de Microsoft 365.
• Planes premium son lo que antes era Microsoft Project para la web: proyectos programados con una vista de cronograma (Gantt), dependencias, hitos, sprints, objetivos y campos personalizados. Requieren una licencia de Planner Plan 1 o de Planner and Project Plan 3.

Microsoft empezó a retirar Project para la web en agosto de 2025 y a trasladar a sus usuarios a Planner, y sus páginas de precios indicaban que Project Online se retiraba el 30 de septiembre de 2026. Por tanto, Planner es ahora la principal herramienta de proyectos en la nube de Microsoft, con la aplicación de escritorio Project incluida en Plan 3 para la programación intensiva. Nuestro reseña de Microsoft Planner explica en detalle los planes básicos y premium.

Principales diferencias entre Wrike y Microsoft Planner

En resumen, Planner gana en comodidad y precio para los clientes de Microsoft 365, mientras que Wrike gana en profundidad, flexibilidad y visibilidad entre muchos proyectos.

Facilidad de uso y configuración

Planner es la herramienta más fácil de adoptar. Para un equipo que ya usa Microsoft 365, no hay nada que comprar ni instalar: abra Planner en Teams, cree un plan, añada depósitos y asigne tareas. Las identidades, los grupos y los permisos proceden de Microsoft 365. Los usuarios de Capterra valoran la facilidad de uso de Planner con un 4,5/5, y en la página comparativa de G2 Planner obtiene una puntuación más alta que Wrike en facilidad de uso, facilidad de configuración y facilidad de administración. La principal fuente de confusión son las licencias: los planes básicos y premium se parecen, pero admiten funciones distintas, y las tareas recurrentes y la vista Schedule solo existen en los planes básicos.

Wrike exige más al principio. La gestión de tareas sencilla se aprende rápido, pero sacarle todo el partido implica diseñar espacios, flujos de trabajo, campos personalizados, formularios de solicitud, paneles y permisos. Un equipo pequeño puede estar en marcha en un día; una implantación en todo un departamento es un proyecto en sí misma. La curva de aprendizaje es la queja más constante en las reseñas de Wrike, y su interfaz es más densa porque pone más información al alcance.

Nuestras puntuaciones lo reflejan: Planner obtiene un 8/10 en facilidad de uso y Wrike un 7/10. Si su equipo tiene poco tiempo para la configuración o la formación, esa diferencia importa. Si tiene un responsable que pueda configurar bien Wrike, el esfuerzo adicional le da un sistema que se adapta a su proceso y no al revés.

Vistas, planificación y programación

Ambas herramientas ofrecen vistas de tablero, lista y de tipo calendario, y ambas ofrecen ya programación Gantt en los planes de pago. La diferencia está en la profundidad y en cómo se empaquetan las funciones.

Diagramas de Gantt y dependencias

En Wrike, los diagramas de Gantt interactivos empiezan en el plan Team. Admiten los cuatro tipos de dependencia con adelanto y retraso, reprogramación automática, hitos, la ruta crítica, holgura y líneas base para comparar lo planificado con lo real. Una vista de tabla funciona como una hoja de cálculo en directo para editar cientos de elementos a la vez.

Planner Plan 1 añade una vista Timeline (Gantt), los cuatro tipos de dependencia entre tareas (FS, SS, FF y SF), hitos, tareas de resumen y calendarios personalizados. Las líneas base del proyecto, la ruta crítica y las dependencias avanzadas con adelanto y retraso requieren Planner and Project Plan 3, a $30 por usuario/mes, que también incluye la aplicación de escritorio Project. Los planes premium permiten hasta diez campos personalizados y 3000 tareas por plan (los planes básicos permiten 9000 tareas), por lo que los programas grandes deben repartirse en varios planes.

Para un proyecto interno de complejidad moderada, Planner Plan 1 es un programador capaz y asequible. Para carteras de proyectos ligados a fechas, o cuando necesita ruta crítica y líneas base sin comprar una licencia superior aparte para cada planificador, Wrike es la opción más sólida y coherente.

Agile, sprints y Kanban

Ambas herramientas ofrecen tableros Kanban en todos los planes. Los planes premium de Planner añaden un backlog y sprints con bloques de tiempo fijos, lo que se adapta a equipos que aplican un Agile ligero junto con otro trabajo; Microsoft no describe puntos de historia, velocidad ni informes burndown. Wrike admite tableros ágiles, sprints y flujos de trabajo personalizados, y sus agentes de IA pueden encargarse de las operaciones rutinarias de los sprints, como trasladar el trabajo sin terminar. Ninguna es una herramienta especializada de desarrollo de software, pero Wrike obtiene una puntuación más alta en nuestra categoría ágil (8/10 frente a 6/10). Nuestra guía de Sprint Planning explica lo que debe admitir cualquier herramienta.

Gestión de recursos y carteras

Aquí es donde la diferencia es mayor. Wrike muestra la carga de trabajo y la capacidad del equipo entre proyectos: quién está asignado a qué, cuánto esfuerzo se ha asignado y quién está sobrecargado, teniendo en cuenta el horario laboral, los festivos y el registro de tiempos. Pinnacle añade planificación avanzada de recursos y capacidad, planificación por roles, presupuestación y seguimiento financiero. Las vistas de cartera y los paneles permiten a una PMO ver el estado, los riesgos y la carga de trabajo de todos los proyectos con campos coherentes.

Los planes premium de Planner incluyen una vista People que muestra cómo se reparte el trabajo en el equipo, y Plan 3 añade una vista Assignments con el esfuerzo por persona y por día, semana o mes. Los usuarios de Plan 1 pueden ver carteras y los de Plan 3 pueden crearlas. Esto permite una sencilla asignación de recursos, pero no sustituye a una gestión de recursos específica.

Puntuamos a Wrike con un 10/10 y a Planner con un 7/10 en planificación y gestión de recursos. Si la planificación de la capacidad entre muchos proyectos es una necesidad real, esta categoría por sí sola suele decidir la comparativa.

Colaboración, recepción de solicitudes y aprobaciones

La colaboración de Planner se produce a través de Microsoft 365. Plans sit as tabs in Teams channels, tasks can be created from Teams messages and meetings, notifications arrive in Teams and Outlook, and plans can be embedded in Loop. Premium plans add threaded task chat with @mentions and task history. For internal teams this is very convenient: there are no extra accounts, and work stays next to the conversations that created it.

La colaboración de Wrike gira en torno al elemento de trabajo. Comments, @mentions, files, approvals with named approvers and proofing of images, videos and documents all live on the task. Request forms with conditional logic collect complete briefs from stakeholders and route them to the right team automatically; external forms let clients and non-users submit requests through a link. If your team is buried in requests arriving by email or chat, our free plantilla de solicitud de trabajo muestra la información que debe recoger un buen formulario de entrada.

Trabajar con personas ajenas a su organización es notablemente más fácil en Wrike, que tiene tipos de usuario colaborador y de solo lectura. En Planner, las personas externas deben añadirse como invitados a su inquilino de Microsoft 365, y no hay revisión ni aprobación integrada de recursos creativos. El volumen de notificaciones es una queja habitual en las reseñas de Wrike, así que acuerden pronto la configuración de notificaciones.

Automatización e IA

Automatización (Automation)

Wrike tiene un motor de reglas integrado: cuando cambia un estado, se envía un formulario o pasa una fecha, Wrike puede asignar personas, cambiar estados, crear subtareas o avisar al equipo. Planner no tiene un motor de reglas propio; la automatización se construye en Power Automate, que puede conectar Planner con cientos de servicios pero añade complejidad, y algunos conectores requieren licencias aparte.

IA

Wrike incluye AI Essentials desde el plan Team: creación y edición de contenidos, resúmenes de comentarios, creación de formularios y reglas de automatización en lenguaje natural, aspectos destacados con IA y priorización de la bandeja de entrada en el móvil. Desde Business, las cuentas reciben una asignación mensual compartida de acciones de AI Elite para Wrike Copilot, widgets de IA para paneles, agentes de IA y el asistente de Whiteboard, con asignaciones mayores en Pinnacle y Apex. Los agentes pueden validar solicitudes, clasificar y enrutar tareas, hacer comprobaciones de riesgos y elaborar informes de cartera.

En el caso de Planner, Microsoft indica que el acceso a las capacidades de IA requiere una licencia de Microsoft 365 Copilot con un coste de $30 por usuario/mes con pago anual. Con ella, Copilot puede crear depósitos y tareas a partir de sus objetivos, redactar informes de estado y señalar riesgos, y el agente de Planner (que en 2026 dejó de llamarse agente Project Manager) puede trabajar en las tareas que se le asignen y generar un esquema editable. Las organizaciones que ya compran Copilot para Word, Excel y Outlook lo obtienen como parte de esa licencia; para todas las demás, puede triplicar el coste de un puesto de Plan 1.

Informes y paneles

Los informes integrados de Planner se limitan a la vista Charts, que muestra las tareas por estado, depósito, prioridad y persona. Los planes premium añaden el cronograma, la vista People, los objetivos y, en Plan 3, las líneas base. Los planes pueden exportarse a Excel, y Microsoft remite a los clientes a Power BI para los informes entre planes; los planes premium se almacenan en Dataverse, por lo que los datos están disponibles para Power Platform. Funciona bien si tiene conocimientos de Power BI, pero implica construir los informes en lugar de usarlos de serie, y los informes básicos son una de las quejas más habituales en las reseñas de Planner.

Wrike incluye paneles que se pueden compartir desde el plan Team, con widgets de tareas por estado, trabajo vencido, carga de trabajo y avance del proyecto, e informes entre proyectos. Pinnacle y Apex añaden informes avanzados y BI para el análisis de cartera, financiero y de recursos. Para los responsables que necesitan un informe de estado del proyecto semanal de muchos proyectos, Wrike lo consigue con mucho menos trabajo de construcción.

Integraciones y la cuestión de Microsoft 365

El punto fuerte de Planner es su lugar nativo en Microsoft 365: Teams, Outlook, To Do, Loop, SharePoint (planes básicos), Power Automate, Power Apps, Power BI, la API Microsoft Graph y, con Plan 3, Project para escritorio. Si Microsoft 365 es donde su organización trabaja todo el día, nada es tan fluido. Las organizaciones que dependen de Slack, Google Workspace, Jira o Salesforce encontrarán Planner mucho menos conectado.

Wrike no es un producto de Microsoft, pero está diseñado para convivir con uno. Su directorio incluye unas 60 integraciones, como Microsoft Teams, Power BI y un conector para Microsoft Copilot, además de Slack, Salesforce, Google Sheets, Tableau y Miro. Wrike Sync (con tecnología de Unito) ofrece sincronización bidireccional con 22 sistemas, como Excel, Jira y GitHub, y Wrike Integrate automatiza flujos de trabajo entre sistemas en la nube y locales. Ambos están incluidos en Apex y son complementos en los demás planes.

Muchas organizaciones mantienen Microsoft 365 para el correo electrónico, los documentos, el chat y la identidad, y añaden Wrike para la entrega de proyectos. Es un patrón habitual y viable, que tratamos más abajo.

Seguridad y administración

Planner utiliza las mismas identidades de Microsoft Entra ID, directivas de inicio de sesión y controles de administración que el resto de Microsoft 365, lo que supone una ventaja importante para los equipos de TI. Está disponible en las nubes comercial, educativa y del Gobierno de EE. UU. (GCC, GCC High y DoD), aunque algunas funciones no están disponibles en todas las nubes gubernamentales.

Wrike ofrece permisos detallados, tipos de usuario personalizables, espacios bloqueados, controles de administración e inicio de sesión único en los niveles superiores, de modo que puede seguir iniciando sesión con su identidad de Microsoft. Wrike Lock, un complemento, le permite controlar las claves de cifrado que protegen sus datos en Wrike. El sitio web de Wrike muestra distintivos de cumplimiento de AICPA, BSI y CSA STAR. En ambos proveedores, confirme durante el proceso de compra las certificaciones vigentes y su alcance.

Comparativa de precios

Ambos proveedores publican precios por usuario con facturación anual. El widget siguiente muestra los planes uno al lado del otro; el texto de debajo refleja las páginas de precios de los proveedores tal como las comprobamos el 7 de octubre de 2026.

Comprobado en las páginas de precios de los proveedores el 5 de octubre de 2026. Lea los desgloses de Precios de Wrike y precios de Microsoft Planner detallados.

Wrike: Free ($0), Team ($10/usuario/mes, de 2 a 15 usuarios), Business ($25/usuario/mes, de 5 a 200 usuarios), y Pinnacle y Apex bajo presupuesto. Business y los planes superiores son solo anuales. Los complementos incluyen Wrike Whiteboard ($15/usuario/mes) y, bajo petición, Wrike Integrate, Wrike Sync, Wrike Lock y acciones adicionales de AI Elite. Wrike ofrece una prueba gratuita de 14 días sin necesidad de tarjeta de crédito.

Microsoft Planner: la versión básica de Planner está incluida en las suscripciones empresariales, corporativas y educativas de Microsoft 365; no hay un plan gratuito independiente para quienes no tienen Microsoft 365. Planner Plan 1 cuesta $10/usuario/mes y Planner and Project Plan 3 $30/usuario/mes, ambos con pago anual, y Microsoft 365 Copilot es un complemento de $30/usuario/mes. Microsoft ofrece una prueba de un mes de Plan 1 y Plan 3, y sus condiciones indican que se requiere tarjeta de crédito. Las notas de licencias de Microsoft señalan que los usuarios de Microsoft 365 tienen edición básica en los planes premium, por lo que normalmente solo necesitan una licencia premium las personas que crean y gestionan los cronogramas.

Así quedan los precios de catálogo para un equipo de 10 personas con facturación anual:

Planner es casi siempre más barato para las organizaciones con Microsoft 365, por eso gana nuestra categoría de relación calidad-precio (8/10 frente a 7/10). Wrike cuesta más a medida que se sube de nivel, pero también sustituye herramientas que los usuarios de Planner suelen añadir aparte, como una herramienta de recepción de solicitudes, una de revisión de archivos o una capa de informes. Compare el coste total, no solo el precio por puesto. Los precios varían según la región y el contrato, así que confírmelos en la página de precios de Wrike y página de precios de Planner de Microsoft antes de comprar.

Comparativa de funciones

Una marca de verificación significa que la función está disponible en al menos un plan; «Parcial» significa que es limitada, depende del plan o se apoya en otro producto, como Power Automate para la automatización de Planner.

Ganadores por categoría

Puntuamos cada herramienta de 1 a 10 en siete categorías. Wrike gana en profundidad de funciones, planificación y gestión de recursos, colaboración, Agile y escalabilidad; Planner gana en facilidad de uso y relación calidad-precio.

El patrón concuerda con lo que dicen los usuarios: Planner es sencillo y está bien integrado, y Wrike es más completa y configurable. El 8/10 de Planner en escalabilidad refleja la administración empresarial de Microsoft 365 y su disponibilidad en nubes gubernamentales, más que su profundidad como herramienta de proyectos.

Lo que dicen los usuarios

Ambas tienen la misma valoración en G2. Wrike tiene la valoración más alta en Capterra. Consulte las reseñas en G2 para Wrike, G2 para Microsoft Planner, Capterra para Wrike y Capterra para Microsoft Planner.

Los usuarios de Wrike elogian con más frecuencia la centralización de los proyectos en un solo lugar, la visibilidad entre departamentos, la flexibilidad de los flujos de trabajo, los paneles y la colaboración entre equipos. Las quejas más habituales son la curva de aprendizaje, una interfaz densa, los precios para equipos pequeños y el volumen de notificaciones. En Capterra, Wrike tiene una valoración de 4,4/5, con subpuntuaciones de 4,3 en funciones y 4,2 en relación calidad-precio (comprobado el 7 de octubre de 2026).

Los usuarios de Planner elogian con más frecuencia su sencillez, su integración con Microsoft 365 y Teams y lo fácil que resulta el seguimiento de tareas. Las quejas más habituales son los informes básicos, la dificultad para gestionar proyectos muy grandes o complejos y la falta de funciones avanzadas como el registro de tiempos. Planner tiene muchas menos reseñas que Wrike, en parte porque muchas organizaciones simplemente lo usan como parte de Microsoft 365, así que tome su puntuación general como orientación y no como una medida precisa.

¿Cuál debería elegir?

Algunas situaciones habituales:

• Una empresa con Microsoft 365 y unos pocos proyectos internos: empiece con la versión básica de Planner y añada Plan 1 para las personas que necesiten cronogramas.
• Un equipo de TI u operaciones que gestiona implantaciones y listas de verificación en Teams: Planner encaja de forma natural; consulte Gestión de proyectos de TI.
• Un equipo que abandona Project para la web o Project Online: los planes premium de Planner y Plan 3 ofrecen el camino más familiar; considere Wrike si también necesita recepción de solicitudes, carga de trabajo y paneles.
• Un equipo de marketing, creativo o de agencia que gestiona muchas solicitudes y aprobaciones: Wrike, por sus formularios de solicitud, su revisión y aprobación de archivos y sus flujos de trabajo personalizados.
• Una PMO o firma de servicios profesionales que gestiona recursos entre muchos proyectos: Wrike, por la carga de trabajo, la planificación de la capacidad, los paneles de cartera y los informes.
• Una empresa en crecimiento que trabaja con clientes y autónomos: Wrike, porque la colaboración externa es más sencilla.

Si todavía no lo tiene claro, nuestra guía sobre cómo elegir software de gestión de proyectos explica la decisión paso a paso.

¿Se pueden usar Wrike y Planner juntos?

Sí, y muchas organizaciones ya lo hacen en la práctica. Un patrón habitual es mantener Microsoft 365 para el correo electrónico, los archivos, el chat y la identidad, y las listas de tareas personales o de equipos pequeños en Planner y To Do, mientras los proyectos multifuncionales, la recepción de solicitudes y los informes de cartera se gestionan en Wrike. La integración de Wrike con Microsoft Teams mantiene visibles las actualizaciones de los proyectos allí donde la gente chatea, y el inicio de sesión único en los niveles superiores de Wrike permite usar la identidad de Microsoft.

El riesgo es la duplicación. Decida claramente qué trabajo va en cada sitio, por ejemplo «todo lo que tenga un plazo, un solicitante o más de un equipo va en Wrike», para que nadie tenga que revisar dos sistemas para el mismo proyecto.

Cómo pasar de Microsoft Planner a Wrike

1. Enumere lo que necesita y Planner no hace, como formularios de solicitud, vistas de carga de trabajo, aprobaciones o paneles. Estos serán sus criterios de éxito.
2. Exporte sus planes. Planner puede exportar los planes a Excel, lo que le da las tareas, los depósitos, los responsables y las fechas que trasladar.
3. Diseñe primero la estructura de Wrike. Cree espacios, una plantilla de proyecto, los estados y los campos personalizados que realmente necesite; resista la tentación de recrear cada depósito de Planner.
4. Importe o reconstruya un proyecto en curso y gestiónelo en Wrike durante dos a cuatro semanas aprovechando la prueba de 14 días y, si es necesario, un plan Team de pago. Nuestra plantilla de seguimiento de proyectos es una lista de verificación útil de los campos.
5. Conecte Teams y configure las reglas de notificación para que la gente no se sienta abrumada la primera semana.
6. Forme por roles. Los solicitantes necesitan los formularios, los miembros del equipo su vista de trabajo y los responsables los paneles.
7. Traslade los proyectos restantes por oleadas, y después archive los planes antiguos para que haya una única fuente de verdad.

En sentido contrario, de Wrike a Planner, se siguen los mismos pasos a la inversa: exporte los datos de Wrike a una hoja de cálculo, decida qué proyectos necesitan planes premium y reconstrúyalos en Planner.

Alternativas que conviene considerar

Si ninguna herramienta le convence, merece la pena comparar algunas otras opciones. Asana ofrece reglas, formularios y objetivos con una adopción más sencilla, monday.com es muy visual y personalizable, y Smartsheet es adecuada para equipos empresariales con mentalidad de hoja de cálculo.

Para listas de preselección más amplias, consulte Alternativas a Wrike y Alternativas a Microsoft Planner.

Preguntas frecuentes