Wrike vs Microsoft Planner: quale scegliere nel 2026?

Verdetto rapido

Microsoft Planner è il punto di partenza sensato per le organizzazioni che già pagano Microsoft 365. Planner base non costa nulla in più, funziona all'interno di Teams e Outlook e chiunque può usarlo in pochi minuti. Da quando Microsoft vi ha integrato Project for the web nel 2025, anche i piani premium offrono una vera schedulazione: timeline, dipendenze, sprint e obiettivi su Plan 1, più baseline e percorso critico su Plan 3. Se i tuoi progetti sono per lo più interni, di dimensioni moderate e gestiti da team che lavorano già in Microsoft 365, Planner potrebbe essere tutto ciò che ti serve.

Wrike è la scelta migliore quando il lavoro si estende su molti progetti, team o clienti. Offre raccolta strutturata delle richieste, workflow personalizzati, revisione dei materiali e approvazioni, viste del carico di lavoro e della capacità, dashboard cross-progetto e un livello di automazione e AI più capace, tutto in un'unica piattaforma. Richiede più tempo per essere configurato e appreso, ed è un fornitore in più da gestire, ma per PMO, team di marketing e creativi, agenzie e società di servizi professionali la maggiore profondità di solito si ripaga. È per questo che Wrike è al primo posto nella nostra classifica dei 10 migliori strumenti di project management.

Wrike vs Microsoft Planner in sintesi

La tabella seguente riassume i nostri punteggi, l'uso ideale di ciascuno strumento e come viene determinato il prezzo. I punteggi sono le nostre valutazioni editoriali su 10.

Che cos'è Wrike?

Wrike è una piattaforma cloud di work e project management usata da team che vanno da poche persone alle grandi aziende. Il lavoro è organizzato in spazi, cartelle, progetti e attività, e ogni elemento può avere stati e campi personalizzati. Lo stesso lavoro può essere visualizzato come elenco, board, tabella, diagramma di Gantt, calendario o dashboard.

Oltre alle attività, Wrike copre il lato operativo della delivery dei progetti: moduli di richiesta che creano e instradano il lavoro, workflow personalizzati per team, revisione dei materiali e approvazioni per gli asset creativi, pianificazione del carico di lavoro e della capacità, viste di portfolio cross-progetto e reporting. È di proprietà di Symphony Technology Group e dichiara di essere usato da oltre 20.000 organizzazioni.

Che cos'è Microsoft Planner?

Microsoft Planner è l'app di gestione di attività e progetti all'interno di Microsoft 365. Funziona nel browser, come app in Microsoft Teams e su iOS e Android. Oggi ha due tipi di piano:

• I piani base sono il Planner originale: board Kanban di attività raggruppate in bucket, con assegnatari, date, etichette e checklist. Sono inclusi negli abbonamenti Microsoft 365 business, enterprise ed education.
• I piani premium sono ciò che un tempo era Microsoft Project for the web: progetti pianificati con vista timeline (Gantt), dipendenze, milestone, sprint, obiettivi e campi personalizzati. Richiedono una licenza Planner Plan 1 o Planner and Project Plan 3.

Microsoft ha iniziato a ritirare Project for the web nell'agosto 2025 trasferendone gli utenti su Planner, e le sue pagine dei prezzi indicavano il ritiro di Project Online il 30 settembre 2026. Planner è quindi ora il principale strumento di progetto cloud di Microsoft, con l'app desktop Project inclusa in Plan 3 per la schedulazione intensiva. La nostra recensione di Microsoft Planner spiega nel dettaglio i piani base e premium.

Differenze principali tra Wrike e Microsoft Planner

In breve, Planner vince per comodità e prezzo per i clienti Microsoft 365, mentre Wrike vince per profondità, flessibilità e visibilità su molti progetti.

Facilità d'uso e configurazione

Planner è lo strumento più facile da adottare. Per un team già su Microsoft 365 non c'è nulla da acquistare o installare: apri Planner in Teams, crea un piano, aggiungi i bucket e assegna le attività. Identità, gruppi e autorizzazioni provengono da Microsoft 365. Le recensioni su Capterra valutano la facilità d'uso di Planner 4,5/5, e nella pagina di confronto di G2 Planner ottiene un punteggio più alto di Wrike per facilità d'uso, di configurazione e di amministrazione. La principale fonte di confusione sono le licenze: piani base e premium sembrano simili ma supportano funzionalità diverse, e le attività ricorrenti e la vista Schedule esistono solo nei piani base.

Wrike richiede di più all'inizio. La gestione semplice delle attività si impara rapidamente, ma per sfruttarne appieno il valore occorre progettare spazi, workflow, campi personalizzati, moduli di richiesta, dashboard e autorizzazioni. Un piccolo team può essere operativo in un giorno; un'implementazione a livello di reparto è un progetto a sé. La curva di apprendimento è la lamentela più costante nelle recensioni di Wrike, e la sua interfaccia è più densa perché mette più informazioni a portata di mano.

I nostri punteggi lo riflettono: Planner ottiene 8/10 per facilità d'uso e Wrike 7/10. Se il tuo team ha poco tempo per configurazione o formazione, questo divario conta. Se hai un responsabile in grado di configurare Wrike correttamente, l'impegno aggiuntivo ti dà un sistema che si adatta al tuo processo, e non viceversa.

Viste, pianificazione e schedulazione

Entrambi gli strumenti offrono viste board, elenco e in stile calendario, ed entrambi ora offrono la schedulazione Gantt nei piani a pagamento. La differenza sta nella profondità e nel modo in cui le funzionalità sono distribuite tra i piani.

Diagrammi di Gantt e dipendenze

I Diagrammi di Gantt partono dal piano Team. Supportano tutti e quattro i tipi di dipendenza con anticipo e ritardo, riprogrammazione automatica, milestone, il percorso critico, float e baseline per il confronto tra pianificato ed effettivo. Una vista tabella funziona come un foglio di calcolo dinamico per modificare centinaia di elementi in una volta.

Planner Plan 1 aggiunge una vista Timeline (Gantt), tutti e quattro i tipi di dipendenza tra attività , milestone, attività di riepilogo e calendari personalizzati. Baseline di progetto, percorso critico e dipendenze avanzate con anticipo e ritardo richiedono Planner and Project Plan 3 a $30 per utente/mese, che include anche l'app desktop Project. I piani premium consentono fino a dieci campi personalizzati e 3.000 attività per piano (i piani base ne consentono 9.000), quindi i programmi di grandi dimensioni andrebbero suddivisi su più piani.

Per un progetto interno di media complessità, Planner Plan 1 è uno strumento di schedulazione valido ed economico. Per portfolio di progetti guidati dalle date, o quando ti servono percorso critico e baseline senza acquistare una licenza superiore separata per ogni pianificatore, Wrike è l'opzione più solida e coerente.

Agile, sprint e Kanban

Entrambi gli strumenti offrono board Kanban in ogni piano. I piani premium di Planner aggiungono un backlog e sprint time-boxed, adatti ai team che praticano un Agile leggero insieme ad altro lavoro; Microsoft non descrive story point, velocity o report di burndown. Wrike supporta board Agile, sprint e workflow personalizzati, e i suoi agenti AI possono gestire operazioni di routine degli sprint come il riporto del lavoro non completato. Nessuno dei due è uno strumento specializzato per lo sviluppo software, ma Wrike ottiene un punteggio più alto nella nostra categoria Agile (8/10 contro 6/10). La nostra guida agli sprint planning spiega cosa deve supportare qualsiasi strumento.

Gestione delle risorse e del portfolio

È qui che il divario è più ampio. Wrike mostra carico di lavoro e capacità del team su tutti i progetti: chi è assegnato a cosa, quanto impegno è allocato e chi è sovraccarico, tenendo conto di orari di lavoro, festività e rilevazione dei tempi. Pinnacle aggiunge la pianificazione avanzata di risorse e capacità, la pianificazione per ruolo, il budgeting e il monitoraggio finanziario. Viste di portfolio e dashboard consentono a un PMO di vedere stato, rischi e carico di lavoro di ogni progetto con campi coerenti.

I piani premium di Planner includono una vista People che mostra come è distribuito il lavoro nel team, e Plan 3 aggiunge una vista Assignments con l'impegno per persona per giorno, settimana o mese. Gli utenti di Plan 1 possono visualizzare i portfolio e quelli di Plan 3 possono crearli. Queste funzioni supportano un' allocazione delle risorsedi base, ma non sostituiscono una gestione delle risorse dedicata.

Assegniamo a Wrike 10/10 e a Planner 7/10 per pianificazione e gestione delle risorse. Se il capacity planning su molti progetti è un'esigenza reale, questa categoria da sola spesso decide il confronto.

Collaborazione, raccolta delle richieste e approvazioni

La collaborazione in Planner avviene tramite Microsoft 365. Plans sit as tabs in Teams channels, tasks can be created from Teams messages and meetings, notifications arrive in Teams and Outlook, and plans can be embedded in Loop. Premium plans add threaded task chat with @mentions and task history. For internal teams this is very convenient: there are no extra accounts, and work stays next to the conversations that created it.

La collaborazione in Wrike è costruita attorno all'elemento di lavoro. Comments, @mentions, files, approvals with named approvers and proofing of images, videos and documents all live on the task. Request forms with conditional logic collect complete briefs from stakeholders and route them to the right team automatically; external forms let clients and non-users submit requests through a link. If your team is buried in requests arriving by email or chat, our free modello di richiesta di lavoro gratuito mostra le informazioni che un buon modulo di intake dovrebbe raccogliere.

Lavorare con persone esterne alla tua organizzazione è sensibilmente più facile in Wrike, che ha tipi di utente collaboratore e sola lettura. In Planner le persone esterne devono essere aggiunte come ospiti nel tuo tenant Microsoft 365, e non c'è una revisione dei materiali o un'approvazione integrata degli asset creativi. Il volume delle notifiche è una lamentela comune nelle recensioni di Wrike, quindi concordate presto le impostazioni delle notifiche.

Automazione e AI

Automation (automazione)

Wrike ha un motore di regole integrato: quando cambia uno stato, viene inviato un modulo o scade una data, Wrike può assegnare persone, cambiare stati, creare sottoattività o avvisare il team. Planner non ha un motore di regole proprio; l'automazione si costruisce in Power Automate, che può collegare Planner a centinaia di servizi ma aggiunge complessità, e alcuni connettori richiedono licenze separate.

IA

Wrike include AI Essentials dal piano Team: creazione e modifica di contenuti, sintesi dei commenti, creazione di moduli e regole di automazione in linguaggio naturale, AI highlights e prioritizzazione della posta in arrivo su mobile. Da Business, gli account ottengono una quota mensile condivisa di azioni AI Elite per Wrike Copilot, widget di dashboard con AI, agenti AI e l'assistente Whiteboard, con quote maggiori su Pinnacle e Apex. Gli agenti possono convalidare richieste, smistare e instradare attività, eseguire verifiche dei rischi e produrre report di portfolio.

In Planner, Microsoft indica che l'accesso alle funzionalità di AI richiede una licenza Microsoft 365 Copilot , che costa $30 per utente/mese con pagamento annuale. Con essa, Copilot può creare bucket e attività a partire dai tuoi obiettivi, redigere report di stato ed evidenziare i rischi, e il Planner agent (rinominato da Project Manager agent nel 2026) può lavorare sulle attività assegnate e produrre una bozza modificabile. Le organizzazioni che già acquistano Copilot per Word, Excel e Outlook lo ottengono come parte di quella licenza; per tutti gli altri può triplicare il costo di una postazione Plan 1.

Reporting e dashboard

Il reporting integrato di Planner è la vista Charts, che mostra le attività per stato, bucket, priorità e persona. I piani premium aggiungono timeline, vista People, obiettivi e, su Plan 3, baseline. I piani possono essere esportati in Excel, e Microsoft indirizza i clienti a Power BI per il reporting tra piani; i piani premium sono archiviati in Dataverse, quindi i dati sono disponibili per la Power Platform. Funziona bene se hai competenze di Power BI, ma significa costruire i report anziché usarli già pronti, e il reporting di base è una delle lamentele più comuni nelle recensioni di Planner.

Wrike include dashboard condivisibili dal piano Team, con widget per attività per stato, lavoro in ritardo, carico di lavoro e avanzamento dei progetti, e report tra progetti. Pinnacle e Apex aggiungono reporting avanzato e BI per analisi di portfolio, finanziarie e delle risorse. Per i manager che hanno bisogno di un report sullo stato del progetto settimanale su molti progetti, Wrike ci arriva con molto meno lavoro di costruzione.

Integrazioni e la questione Microsoft 365

Il punto di forza di Planner è la sua collocazione nativa in Microsoft 365: Teams, Outlook, To Do, Loop, SharePoint (piani base), Power Automate, Power Apps, Power BI, l'API Microsoft Graph e, con Plan 3, Project desktop. Se Microsoft 365 è dove la tua organizzazione lavora tutto il giorno, nient'altro è altrettanto integrato. Le organizzazioni che si affidano a Slack, Google Workspace, Jira o Salesforce troveranno Planner molto meno collegato.

Wrike non è un prodotto Microsoft, ma è progettato per affiancarsi a esso. La sua directory elenca circa 60 integrazioni, tra cui Microsoft Teams, Power BI e un connettore per Microsoft Copilot, oltre a Slack, Salesforce, Google Sheets, Tableau e Miro. Wrike Sync (basato su Unito) offre la sincronizzazione bidirezionale con 22 sistemi, tra cui Excel, Jira e GitHub, e Wrike Integrate automatizza i workflow tra sistemi cloud e on-premise. Entrambi sono inclusi in Apex e sono componenti aggiuntivi negli altri piani.

Molte organizzazioni mantengono Microsoft 365 per email, documenti, chat e identità e aggiungono Wrike per la delivery dei progetti. È uno schema comune e praticabile, di cui parliamo più avanti.

Sicurezza e amministrazione

Planner usa le stesse identità Microsoft Entra ID, le stesse policy di accesso e gli stessi controlli amministrativi del resto di Microsoft 365, un vantaggio significativo per i team IT. È disponibile nei cloud commerciali, education e governativi statunitensi (GCC, GCC High e DoD), anche se alcune funzionalità non sono disponibili in tutti i cloud governativi.

Wrike offre autorizzazioni granulari, tipi di utente personalizzabili, spazi bloccati, controlli amministrativi e single sign-on nei livelli superiori, quindi puoi comunque accedere con la tua identità Microsoft. Wrike Lock, un componente aggiuntivo, ti consente di controllare le chiavi di crittografia che proteggono i tuoi dati in Wrike. Il sito di Wrike mostra i badge di conformità AICPA, BSI e CSA STAR. Per entrambi i fornitori, verifica durante l'approvvigionamento le certificazioni attuali e il loro ambito.

Prezzi a confronto

Entrambi i fornitori pubblicano prezzi per utente con fatturazione annuale. Il widget seguente mostra i piani affiancati; il testo sottostante riflette le pagine dei prezzi dei fornitori come le abbiamo verificate il 7 ottobre 2026.

Verificati sulle pagine dei prezzi dei fornitori il 5 ottobre 2026. Leggi le analisi complete dei Prezzi di Wrike e Prezzi di Microsoft Planner .

Wrike: Free ($0), Team ($10/utente/mese, 2–15 utenti), Business ($25/utente/mese, 5–200 utenti), e Pinnacle e Apex su preventivo. Business e i piani superiori sono solo annuali. I componenti aggiuntivi includono Wrike Whiteboard ($15/utente/mese) e, su richiesta, Wrike Integrate, Wrike Sync, Wrike Lock e azioni AI Elite aggiuntive. Wrike offre una prova gratuita di 14 giorni senza carta di credito.

Microsoft Planner: Planner base è incluso negli abbonamenti Microsoft 365 business, enterprise ed education; non esiste un piano gratuito autonomo per chi non ha Microsoft 365. Planner Plan 1 costa $10/utente/mese e Planner and Project Plan 3 $30/utente/mese, entrambi con pagamento annuale, e Microsoft 365 Copilot è un componente aggiuntivo da $30/utente/mese. Microsoft offre una prova di un mese di Plan 1 e Plan 3, e i suoi termini indicano che è richiesta una carta di credito. Le note sulle licenze di Microsoft precisano che gli utenti Microsoft 365 hanno funzioni di modifica di base sui piani premium, quindi di solito solo chi crea e gestisce i cronoprogrammi ha bisogno di una licenza premium.

Ecco come appaiono i prezzi di listino per un team di 10 persone, con fatturazione annuale:

Planner è quasi sempre più economico per le organizzazioni Microsoft 365, ed è per questo che vince la nostra categoria rapporto qualità-prezzo (8/10 contro 7/10). Wrike costa di più man mano che si sale di livello, ma sostituisce anche strumenti che gli utenti di Planner spesso aggiungono separatamente, come uno strumento per la raccolta delle richieste, uno per la revisione dei materiali o un livello di reporting. Confronta il costo totale, non solo il prezzo per postazione. I prezzi variano in base alla regione e all'accordo, quindi verificali sulla pagina dei prezzi di Wrike e pagina dei prezzi di Microsoft Planner prima di acquistare.

Funzionalità a confronto

Un segno di spunta indica che la funzionalità è disponibile in almeno un piano; "Parziale" significa che è limitata, dipende dal piano o si basa su un altro prodotto, come Power Automate per l'automazione di Planner.

Vincitori per categoria

Assegniamo a ogni strumento un punteggio da 1 a 10 in sette categorie. Wrike vince profondità delle funzionalità, pianificazione e gestione delle risorse, collaborazione, Agile e scalabilità; Planner vince facilità d'uso e rapporto qualità-prezzo.

Lo schema è coerente con quanto riportano gli utenti: Planner è semplice e ben integrato, Wrike è più approfondito e configurabile. L'8/10 di Planner per scalabilità riflette l'amministrazione enterprise di Microsoft 365 e la disponibilità nei cloud governativi più che la profondità di gestione dei progetti.

Cosa dicono gli utenti

Entrambi hanno la stessa valutazione G2. Wrike ha la valutazione Capterra più alta. Leggi le recensioni su G2 per Wrike, G2 per Microsoft Planner, Capterra per Wrike e Capterra per Microsoft Planner.

Chi recensisce Wrike lodano più spesso la centralizzazione dei progetti in un unico posto, la visibilità tra reparti, i workflow flessibili, le dashboard e la collaborazione tra team. Le lamentele più comuni riguardano la curva di apprendimento, un'interfaccia densa, i prezzi per i piccoli team e il volume delle notifiche. Su Capterra, Wrike ha una valutazione di 4,4/5 con sottopunteggi di 4,3 per le funzionalità e 4,2 per il rapporto qualità-prezzo (verificato il 7 ottobre 2026).

Chi recensisce Planner loda più spesso la sua semplicità, l'integrazione con Microsoft 365 e Teams e la facilità di monitoraggio delle attività. Le lamentele più comuni riguardano il reporting di base, la difficoltà di gestire progetti molto grandi o complessi e la mancanza di funzionalità avanzate come la rilevazione dei tempi. Planner ha molte meno recensioni di Wrike, in parte perché molte organizzazioni lo usano semplicemente come parte di Microsoft 365, quindi considera il suo punteggio complessivo un'indicazione più che una misura precisa.

Quale dovresti scegliere?

Alcune situazioni comuni:

• Un'azienda su Microsoft 365 con alcuni progetti interni: inizia con Planner base e aggiungi Plan 1 per le persone che hanno bisogno delle timeline.
• Un team IT o operations che gestisce roll-out e checklist in Teams: Planner si adatta in modo naturale; vedi project management IT.
• Un team che abbandona Project for the web o Project Online: i piani premium di Planner e Plan 3 offrono il percorso più familiare; valuta Wrike se ti servono anche raccolta delle richieste, carico di lavoro e dashboard.
• Un team di marketing, creativo o di agenzia che gestisce molte richieste e approvazioni: Wrike, per moduli di richiesta, revisione dei materiali, approvazioni e workflow personalizzati.
• Un PMO o una società di servizi professionali che gestisce le risorse su molti progetti: Wrike, per carico di lavoro, pianificazione della capacità, dashboard di portfolio e reporting.
• Un'azienda in crescita che lavora con clienti e freelance: Wrike, perché la collaborazione con l'esterno è più semplice.

Se sei ancora indeciso, la nostra guida su come scegliere un software di project management ti accompagna nella scelta passo dopo passo.

Si possono usare Wrike e Planner insieme?

Sì, e molte organizzazioni di fatto lo fanno. Uno schema comune è mantenere Microsoft 365 per email, file, chat e identità, e gli elenchi di attività personali o di piccoli team in Planner e To Do, gestendo invece in Wrike i progetti interfunzionali, la raccolta delle richieste e il reporting di portfolio. L'integrazione di Wrike con Microsoft Teams mantiene visibili gli aggiornamenti di progetto dove le persone chattano, e il single sign-on nei livelli superiori di Wrike consente di usare la propria identità Microsoft.

Il rischio è la duplicazione. Decidi chiaramente quale lavoro va dove, ad esempio "tutto ciò che ha una scadenza, un richiedente o più di un team va in Wrike", così nessuno deve controllare due sistemi per lo stesso progetto.

Come passare da Microsoft Planner a Wrike

1. Elenca ciò di cui hai bisogno e che Planner non fa, come moduli di richiesta, viste del carico di lavoro, approvazioni o dashboard. Questi diventano i tuoi criteri di successo.
2. Esporta i tuoi piani. Planner può esportare i piani in Excel, fornendoti attività, bucket, assegnatari e date da trasferire.
3. Progetta prima la struttura in Wrike. Crea spazi, un template di progetto, gli stati e i campi personalizzati di cui hai davvero bisogno; evita di ricreare ogni bucket di Planner.
4. Importa o ricostruisci un progetto attivo e gestiscilo in Wrike per due-quattro settimane usando la prova di 14 giorni e, se necessario, un piano Team a pagamento. Il nostro modello di project tracker è un'utile checklist dei campi.
5. Collega Teams e imposta le regole di notifica in modo che le persone non siano sommerse nella prima settimana.
6. Forma per ruolo. I richiedenti hanno bisogno dei moduli, i membri del team della loro vista di lavoro e i manager delle dashboard.
7. Sposta i progetti rimanenti a ondate, poi archivia i vecchi piani in modo che ci sia un'unica fonte di verità.

Il passaggio inverso, da Wrike a Planner, segue gli stessi passaggi al contrario: esporta i dati di Wrike in un foglio di calcolo, decidi quali progetti necessitano di piani premium e ricostruiscili in Planner.

Alternative da considerare

Se nessuno dei due strumenti ti convince, vale la pena confrontare alcune altre opzioni. Asana offre regole, moduli e obiettivi con un'adozione più semplice, monday.com è molto visivo e personalizzabile, e Smartsheet è adatto ai team enterprise abituati ai fogli di calcolo.

Per selezioni più ampie, vedi Alternative a Wrike e Alternative a Microsoft Planner.

Domande frequenti