Иерархическая структура работ (WBS): примеры и инструкция

Что такое иерархическая структура работ (WBS)?

A Иерархическая структура работ (WBS) — это иерархическая, ориентированная на результаты декомпозиция всего содержания проекта на всё более мелкие части. Верхний уровень — весь проект; каждый нижележащий уровень делит родительский элемент на компоненты вплоть до пакетов работ , которые можно оценить, назначить и отслеживать. WBS показывает, *что* будет поставлено, а не когда и как.

PMBOK Guide от PMI определяет WBS как иерархическую декомпозицию всего объёма работ, выполняемых командой проекта для достижения целей проекта и создания требуемых результатов. В системе PMI утверждённое описание содержания, WBS и словарь WBS вместе образуют базовый план по содержанию, который служит точкой отсчёта для измерения и контроля содержания.

Метод уходит корнями в крупные оборонные и космические программы США, и Министерство обороны США до сих пор поддерживает стандарт WBS (MIL-STD-881). PMI также издаёт отдельный *Practice Standard for Work Breakdown Structures*. Однако, чтобы извлечь пользу, не нужен проект оборонного масштаба: небольшой команде часто достаточно простой трёхуровневой WBS на маркерной доске.

WBS обычно изображают в виде древовидной диаграммы (как организационную схему) или записывают в виде нумерованного списка с отступами или таблицы. Оба варианта показывают одно и то же: весь проект, разбитый на части, которые в сумме точно составляют целое.

Почему WBS важна

На построение WBS уходит несколько часов, и она окупается на протяжении всего проекта. Она помогает:

• Увидеть всё содержание. Декомпозиция выявляет результаты, о которых иначе забыли бы, например обучение, миграцию данных или документацию.
• Точнее оценивать. Небольшие чётко определённые пакеты работ оценить гораздо проще, чем весь проект. См. наше руководство по оценка стоимости.
• Чётко распределить ответственность. У каждого пакета работ один ответственный, что делает подотчётность наглядной. матрицу RACI может сопоставить роли с элементами WBS.
• Составить расписание и бюджет. Операции, длительности и затраты планируются для каждого пакета работ и суммируются вверх по WBS.
• Контролировать содержание. Работа, которой нет места в WBS, — сигнал расползание содержания.
• Выявлять риски. Последовательный разбор каждого элемента — структурированный способ спросить: «Что здесь может пойти не так?»
• Общаться. Одностраничная диаграмма WBS даёт спонсорам и командам общее представление о том, что входит в проект.

WBS — центральная часть плана управления проектом: расписание, базовый план по стоимости и план ресурсов строятся вокруг неё.

Ключевые правила хорошей WBS

Правило 100%

Именно Правило 100% — важнейший принцип. WBS включает 100% работы, определённой содержанием проекта, включая работу по управлению проектом, и ничего за его пределами. Оно действует на каждом уровне: дочерние элементы любого элемента должны в сумме составлять ровно 100% его работы — не больше и не меньше. Если дочерний элемент содержит работу, не входящую в родительский, она выходит за рамки содержания; если дочерние элементы не покрывают весь родительский, что-то упущено.

Результаты, а не действия

Называйте элементы WBS существительными , описывающими результаты («Интеграция платежей», «Руководство пользователя», «Площадка»), а не глаголами, описывающими действия («Интегрировать платежи», «Написать руководство», «Забронировать площадку»). Элементы, ориентированные на результаты, упрощают проверку полноты и определение критериев приёмки. Операции, необходимые для создания каждого пакета работ, перечисляются позже, в расписании.

Взаимоисключающие элементы

Ни одна часть работы не должна встречаться в двух местах. Пересечения ведут к двойному учёту в оценках, путанице с ответственностью и спорам о том, кто что делает.

Декомпозируйте до нужного уровня

Прекращайте декомпозицию, когда пакет работ достаточно мал, чтобы надёжно его оценить, закрепить за одним ответственным и отслеживать, но не настолько мал, что управление им требует больше усилий, чем выполнение. Распространённые эмпирические правила (не формальные стандарты):

• Правило 8/80: пакет работ должен требовать примерно от 8 до 80 часов трудозатрат.
• Правило отчётного периода: пакет работ не должен охватывать более одного-двух отчётных периодов, чтобы прогресс был виден.
• Правило «если это имеет смысл»: декомпозируйте дальше, только если это улучшает оценку, назначение или контроль.

Большинству проектов нужно три-четыре уровня. Крупным программам может понадобиться больше, а небольшим проектам — всего два.

Один ответственный на пакет работ

У каждого пакета работ должен быть единственный ответственный, даже если вклад вносят несколько человек. Общая ответственность обычно означает отсутствие ответственности.

Уровни и компоненты WBS

Уровни WBS нумеруются сверху вниз. Точные названия в разных организациях различаются, но типичная структура выглядит так:

Операции и задачи находятся ниже пакетов работ, но им место в расписание проекта , а не в самой WBS. Наше руководство о задачах и операциях проекта объясняет разницу.

Другие компоненты, с которыми вы столкнётесь:

• Коды WBS: схема нумерации (1, 1.1, 1.1.1), которая даёт каждому элементу уникальный идентификатор и показывает его место в иерархии. Коды связывают WBS с расписанием, бюджетом и табелями.
• Пакеты работ: нижний уровень WBS, на котором оцениваются трудозатраты, стоимость и длительность и назначается работа. См. наше руководство по пакетам работ.
• Контрольные счета: точки управления над пакетами работ, где сравниваются содержание, бюджет и фактическая стоимость; часто используются вместе с управление освоенным объёмом.
• Пакеты планирования: заполнители для работы, которая заведомо входит в содержание, но ещё недостаточно детализирована для разбиения на пакеты работ.
• Словарь WBS: сопутствующий документ, подробно описывающий каждый элемент (рассматривается ниже).

Именно в пакетах работ план превращается в реальную работу.

Типы иерархической структуры работ

Главный выбор — как организовать уровень 2. Два самых распространённых подхода — по результатам и по фазам.

Многие команды используют гибрид: фазы на уровне 2 и результаты на уровне 3. Что бы вы ни выбрали, применяйте это последовательно на каждом уровне. Другие варианты организации — по местоположению (объекты или здания), по подсистемам (в инжиниринге) или по организационным подразделениям, хотя организация по отделам обычно размывает фокус на результатах.

Одну и ту же WBS можно представить в нескольких форматах:

• Древовидная диаграмма: лучше всего подходит для показа трёх верхних уровней спонсорам и командам.
• Структурированный список: нумерованный список с отступами; его быстро создать и отредактировать.
• Таблица: по строке на элемент с кодом, ответственным, трудозатратами и стоимостью; идеально для детализации и суммирования.
• В инструменте планирования: WBS становится структурой суммарных задач диаграмме Ганта.

Примеры иерархической структуры работ

Эти примеры показывают одни и те же принципы применительно к разным типам проектов. Используйте их как отправную точку и адаптируйте элементы под своё содержание.

Пример 1: клиентский портал (по результатам)

Это повторяет пример из нашего бесплатного шаблон WBS, где трудозатраты и стоимость, введённые для каждого элемента, суммируются в итог по проекту.

Пример 2: тот же проект по фазам

Вариант по фазам удобнее для обзоров на контрольных точках, но обратите внимание: основные результаты скрыты внутри «Исполнения». Чтобы сделать их видимыми, понадобится ещё один уровень.

Пример 3: переезд офиса

Обратите внимание на легко забываемый результат 1.6. Освобождение старого помещения — реальная работа с реальными затратами, и WBS делает её видимой на раннем этапе.

Пример 4: конференция

Как создать иерархическую структуру работ

Следуйте этим шагам, чтобы построить WBS для любого проекта. Для небольшого проекта это можно сделать за один воркшоп; крупным проектам может понадобиться несколько сессий.

1. Начните с утверждённого содержания. Соберите устав проекта, описание содержания, требования и любой контракт или техническое задание. Невозможно декомпозировать содержание, которое не определено.
2. Определите уровень 1. Запишите вверху конечный результат или название проекта.
3. Выберите организацию уровня 2. Выберите между основными результатами и фазами (см. выше) и включите ветку управления проектом.
4. Декомпозируйте каждый элемент. Разбейте каждый элемент уровня 2 на составляющие его результаты проекта. Спрашивайте «из чего это состоит?», а не «что нам нужно сделать?».
5. Остановитесь на пакетах работ. Продолжайте, пока каждый элемент нижнего уровня нельзя будет оценить, закрепить за одним ответственным и отслеживать в пределах отчётного периода.
6. Примените правило 100%. Для каждого родительского элемента проверьте, что дочерние покрывают всю его работу и ничего сверх. Ищите пробелы и пересечения.
7. Пронумеруйте элементы. Присвойте каждому элементу уникальный код WBS, чтобы на него можно было ссылаться в расписании, бюджете и отчётах.
8. Составьте словарь WBS. Опишите каждый пакет работ: содержание, результаты, критерии приёмки, ответственного, допущения и оценки.
9. Проверьте вместе с командой и заинтересованными сторонами. Те, кто выполняет работу, замечают пропущенные элементы и нереалистичное разбиение; заинтересованные стороны подтверждают, что нет ничего лишнего.
10. Зафиксируйте базовую версию и поддерживайте её. После утверждения WBS становится частью базового плана по содержанию. Обновляйте её только через управление изменениями.

Словарь WBS

A Словарь WBS — сопутствующий документ к WBS. WBS показывает структуру; словарь объясняет каждый элемент, чтобы все точно понимали, что в него входит. Он особенно полезен для пакетов работ, где служит мини-брифом для ответственного.

Запись словаря обычно включает:

• Код WBS и название элемента.
• Описание работы, а также что включено и исключено.
• Результаты и критерии приёмки.
• Ответственного (человек или организация).
• Оценки трудозатрат, стоимости и длительности.
• Ключевые вехи и зависимости.
• Допущения, ограничения и известные риски.
• Ресурсы, требования к качеству и ссылки.

Пример записи словаря

Для более крупных пакетов работ запись можно расширить до полного описания пакета работ с помощью нашего шаблона пакета работ.

От WBS к расписанию и бюджету

WBS — это не расписание, но это вход для него. После согласования WBS:

1. Перечислите операции, необходимые для создания каждого пакета работ.
2. Найдите зависимости задач между операциями.
3. Оцените длительности и трудозатраты; наше руководство по оценке трудозатрат объясняет основные методы.
4. Составьте расписание, найдите критический путь и добавьте вехи.
5. Оцените стоимость каждого пакета работ и сведите её в бюджет проекта.

Полезно чётко понимать, какой документ на какой вопрос отвечает:

Планирование сроков — естественный следующий шаг после WBS.

Использование WBS в Agile-проектах

Руководство по Scrum не упоминает WBS, и Agile-команды обычно работают с упорядоченным Бэклог продукта . Однако лежащая в основе идея — разбивать крупный результат на меньшие части ценности — по-прежнему неотъемлемая часть Agile.

По нашему опыту, иерархия бэклога из тем, эпика, фич и пользовательских историй играет роль, похожую на WBS по результатам, с двумя ключевыми отличиями: она упорядочена по ценности, а не структурирована ради полноты, и ожидается, что она будет меняться по мере того, как команда узнаёт новое.

Лёгкая WBS верхнего уровня всё же может помочь Agile- и гибридным проектам:

• Чтобы согласовать общее содержание и бюджет со спонсором до первого спринта.
• Чтобы показать результаты, не связанные с ПО, например обучение, миграцию данных или закупки, которые могут не попасть в бэклог.
• Чтобы поддержать планирование набегающей волной: ближайшая работа детально декомпозируется, а более поздняя остаётся пакетами планирования.
• Чтобы встроить Agile-команды в более широкую программу, отчитывающуюся по WBS.

Типичные ошибки в WBS

Шаблон и инструменты для WBS

Наш бесплатный шаблон иерархической структуры работ доступен в Google Sheets, Excel и PDF. Он включает столбцы для кода WBS, уровня, результата или пакета работ, описания, ответственного, трудозатрат (в днях), стоимости и статуса, при этом трудозатраты и стоимость суммируются в итог по проекту. Дополните его шаблон оценки стоимости проекта для детального расчёта стоимости и Шаблон диаграммы Ганта , чтобы превратить пакеты работ в расписание.

Большинство программ для управления проектами могут хранить WBS в виде вложенных или суммарных задач с автоматической нумерацией, что синхронизирует WBS и расписание. Наше руководство по ПО для диаграмм Ганта и наши рейтинги ПО для управления проектами сравнивают варианты.

Бесплатные шаблоны по этой теме

Все шаблоны

Частые вопросы