免费经验教训模板（Google Sheets、Excel、PDF）
这个免费的经验教训模板为您提供一份结构化日志，记录哪些做得好、哪些需要改进、原因是什么以及下次将如何改进，并为每条建议指定负责人和状态。可下载 Google Sheets、Excel 或可打印的 PDF 版本，有初级、高级和专家版本。
要点总结
- 每一行记录一条经验：阶段、发生了什么、是否做得好、根本原因、影响、建议、负责人和行动状态。
- 下拉列表使条目保持一致，因此您可以按阶段、影响或未完成的行动筛选日志。
- 在整个项目期间趁细节记忆犹新时记录经验教训，而不仅仅是在收尾时。
- 只有当一条建议有人负责并付诸行动时，经验才算真正学到；“行动状态”列就是用来跟踪这一点的。
- 选择初级版获得快速的五列日志，选择高级版获得带下拉列表的完整日志，选择专家版获得仪表板和修订历史。
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获取经验教训模板
选择适合您的级别和格式：Google Sheets、Excel 或可直接打印的 PDF。电子表格包含下拉菜单、公式以及可直接覆盖的示例行。
什么是经验教训模板？
A 经验教训模板 是一份结构化日志，用于记录项目团队学到了什么：发生了什么、是做得好还是需要改进、原因是什么、影响有多大，以及下次应如何改进。每个条目都以一条建议和一名负责人结束，使这些知识能在本项目和未来项目中重复使用。
将经验 识别 与经验 吸取区分开来会很有帮助。写下“测试开始得太晚”只是识别出了一条经验。只有当后续阶段或项目因此以不同方式规划测试时，这条经验才算真正吸取。这就是为什么本模板不只是一份观察清单，而是为每一行都设置了建议、负责人和行动状态。
这一理念在主要项目管理框架中都很常见。PMI 的《PMBOK 指南》描述了一份 经验教训登记册 ，在项目期间持续更新，并在结束时转入组织知识库；PRINCE2 则在项目期间使用 经验日志 ，并使用 经验报告 来传递经验。敏捷团队在每次 冲刺回顾会中记录类似的经验。本模板可作为上述任何一种方法的登记册。
关于更广泛的流程，包括如何让经验教训改变整个组织的实践，请参阅我们的 项目管理中的经验教训指南.
预览经验教训模板
以下是下载文件中的第一个选项卡，包含三行示例。请用您自己的经验教训覆盖。
| # | 阶段 / 领域 | 发生了什么 | 做得好还是需要改进？ | 根本原因 | 影响 | 建议 | 负责人 | 行动状态 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 规划 | 需求提前两周签核 | 做得好 | 产品负责人每天都能参与 | 中 | 在章程中确保产品负责人的时间投入 | PMO | 已完成 |
| 2 | 构建 | 测试环境 5 天不可用 | 需要改进 | 没有环境预订流程 | 高 | 在规划阶段预订环境；增加健康检查 | 运维负责人 | 进行中 |
| 3 | 沟通事项 | 相关方不清楚上线日期 | 需要改进 | 日期变更后未通知 | 中 | 在单一仪表板中公布日期 | PM | 未开始 |
示例行仅供参考：请替换为您自己的内容。
模板包含哪些内容
- 经验教训：#、阶段 / 领域、发生了什么、做得好还是需要改进？、根本原因、影响、建议、负责人、行动状态
每一列都有其作用。下表说明了每列应写什么以及有用的条目是什么样子。
| 列 | 记录哪些内容 | 好的条目示例 |
|---|---|---|
| 阶段 / 领域 | 经验在项目中所属的位置：一个阶段（规划、构建、测试）或一个领域（沟通、供应商） | 构建 |
| 发生了什么 | 对事件或做法的简短、客观的描述 | 测试环境 5 天不可用 |
| 做得好还是需要改进？ | 下拉列表： 做得好 或 需要改进 | 需要改进 |
| 根本原因 | 深层原因，而不是表面症状 | 没有环境预订流程 |
| 影响 | 下拉列表： 低, 中 或 高 对时间、成本、质量或人员的影响 | 高 |
| 建议 | 下次可以采取的具体行动 | 在规划阶段预订环境；增加健康检查 |
| 负责人 | 负责落实建议的一名指定人员或角色 | 运维负责人 |
| 行动状态 | 下拉列表： 未开始, 进行中 或 已完成 | 进行中 |
初级、高级和专家版本
- 初级版： 一个选项卡，包含五个基本列：阶段 / 领域、发生了什么、做得好还是需要改进？、建议和负责人。适合首次会议或小型项目。
- Advanced： 包含全部九列的完整日志，包括根本原因、影响和行动状态，以及上文所述的下拉列表。这是大多数团队作为常规登记册使用的版本。
- 专家版： 高级版日志，外加使用说明选项卡、自动按负责人和行动状态统计经验数量的仪表板、行动状态列的状态颜色以及修订历史选项卡。
如何填写经验教训模板
- 在启动会时建立日志。 在共享云盘中保存一份副本，在文件名中加入项目名称，并告诉团队文件存放位置。记录经验教训从第一天就开始，而不是在收尾时。
- 在事情发生时收集经验教训。 在每个阶段、里程碑、冲刺或重大事件之后添加条目。几天内写下的经验教训远比几个月后回忆起来的准确。
- 用一句客观的话描述发生了什么。 陈述事件，而不是对某个人的看法：写“供应商交付硬件晚了三周”，而不是“供应商毫无用处”。
- 进行分类。 选择 做得好 或 需要改进。像记录问题一样认真记录成功经验，因为它们是您希望重复的做法。
- 找出根本原因。 不断追问“为什么？”，直到找到团队或组织可以改变的东西。对于复杂问题， 根本原因分析（5 Whys）模板 或 鱼骨图 会有所帮助。
- 评定影响。 根据对进度、预算、质量或团队的影响，评为低、中或高。影响程度帮助您决定先讨论哪些经验教训。
- 写出建议并指定负责人。 建议要足够具体，让团队以外的人也能据此采取行动。每条建议指定一名负责人，即使有多人协助。
- 跟踪行动状态。 在定期项目会议上评审未完成的建议，并将其从“未开始”推进到“进行中”再到“已完成”。
- 共享并存储日志。 在收尾时，与团队和发起人一起评审完整的日志，然后将其交给您的 PMO 或知识库，以便未来的项目进行检索。
经验教训应提出的问题
好的问题能产生具体、有用的经验教训。在会议中使用这些提示，或提前发给大家。您不需要全部使用；选择与您的项目相关的领域即可。
总体
- 哪些做得好、应该延续？
- 哪些没有按计划进行，为什么？
- 什么让我们感到意外？
- 如果明天重新开始这个项目，我们会采取哪些不同的做法？
规划、范围和进度
- 目标和范围从一开始就清晰吗？
- 我们的估算有多准确，偏差最大的地方在哪里？
- 范围变更是如何提出和批准的？
- 哪些发生了的风险不在 风险登记册?
沟通与相关方
- 相关方是否在需要时获得了所需的信息？
- 决策是否足够迅速，是否由合适的人做出？
- 哪些会议或 状态报告 是有用的，哪些可以取消？
团队、资源和供应商
- 我们是否在合适的时间拥有合适的人员和技能？
- 角色和职责是否清晰？
- 供应商和其他团队按约定交付得如何？
质量与移交
- 交付物是否一次就满足了验收标准？
- 向运营部门或客户的移交是否顺利？
- 什么能帮助现在支持成果的人员？
经验教训示例
下表展示了一个网站改版项目的已完成日志。请注意，每个条目都有根本原因和可据以采取行动的建议。
| 阶段 / 领域 | 发生了什么 | 做得好？ | 根本原因 | 影响 | 建议 | 负责人 | 状态 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 规划 | 内容盘点提前一周完成 | 做得好 | 内容负责人从启动会起就加入 | 中 | 在所有网站项目的项目章程中纳入内容负责人 | PMO | 已完成 |
| 构建 | 设计签核后有两个模板被重建 | 需要改进 | 设计未经开发人员评审就获批 | 高 | 在设计审批前增加开发人员评审步骤 | 设计负责人 | 进行中 |
| 供应商 | 托管合同晚签了两周 | 需要改进 | 采购准备周期未纳入进度计划 | 中 | 将采购准备周期作为任务纳入进度计划 | PM | 未开始 |
| 沟通事项 | 每周 10 分钟的状态电话会让相关方保持一致 | 做得好 | 固定时段和一页纸更新 | 中 | 在下一个项目中沿用一页纸状态格式 | PM | 已完成 |
薄弱条目与有力条目
一条无人使用的经验与一条能改变实践的经验之间的区别，通常在于详细程度。
| 薄弱条目 | 有力条目 |
|---|---|
| 沟通不畅。 | 由于日期分散在三份文档中，相关方没有被告知上线日期已变更。在一个共享仪表板中公布关键日期。 |
| 测试进行得很糟糕。 | 由于测试环境不可用且没有预订流程，测试损失了五天。在规划阶段预订环境，并增加每日健康检查。 |
| 团队协作良好。 | 设计和开发之间每天 15 分钟的站会减少了返工。在类似项目中，从构建开始就安排联合站会。 |
如果多个条目需要相同的后续行动，您可以在以下文档中跟踪这些行动： 行动计划模板 ，并从日志中链接到它。
如何组织经验教训会议
会议之前
- 提前几天分享模板，请每个人添加两三条经验教训。
- 邀请核心团队、关键相关方，必要时还有供应商。保持小组规模，让每个人都有机会发言。
- 如有可能，请项目经理以外的人主持，以便项目经理也能畅所欲言。
- 准备一份议程；我们的 会议议程模板 非常好用。
会议期间
- 开场时说明基本规则：关注的是流程和决策，而不是指责个人。
- 逐个阶段回顾项目，使用“阶段 / 领域”列对条目进行分组。
- 把大部分时间花在高影响的经验教训及其根本原因上。
- 在进入下一条之前，为每条经验商定一条建议和一名负责人。
- 直接在屏幕上的模板中记录新的经验教训，这样就没人需要事后再整理。
会议之后
技巧与常见错误
- 等到最后才做。 只在收尾时记录的经验教训含糊且不完整。在每个阶段结束或每个冲刺时添加条目。
- 指责个人。 如果会议变成了挑错，人们就会停止分享。描述事件和流程，而不是个人。
- 只记录问题。 成功经验同样宝贵。它们是您希望推广的做法。
- 停留在症状层面。 “截止日期延误了”是症状。继续追问原因，直到找到可以改变的东西。
- 建议含糊。 “改善沟通”无法执行。“每周向发起人发送一页纸的状态更新”才可以。
- 没有负责人，没有跟进。 没有负责人的建议很少会被落实。使用负责人和行动状态列，并定期评审。
- 从不查阅以往的经验教训。 将查阅经验教训知识库作为启动每个新项目的一个步骤，例如在起草以下文档时： 项目章程.
经验教训、回顾会与事后复盘对比
这些术语相互重叠。主要区别在于时间和范围。
| 经验教训 | 冲刺回顾会 | 项目复盘 | |
|---|---|---|---|
| 时间 | 贯穿项目全过程以及收尾时 | 每个冲刺结束时 | 项目、发布或事件之后 |
| 范围 | 一个阶段或整个项目 | 一个冲刺以及团队的工作方式 | 一个事件或整个项目 |
| 主要产出 | 带有建议和负责人的经验教训登记册 | 针对下一个冲刺的几项改进 | 包含原因和行动的评审报告 |
| 受众 | 团队、发起人、PMO 和未来项目 | Scrum 团队 | 团队和相关方 |
如果您以冲刺方式工作，请在每个冲刺中使用我们的 冲刺回顾会模板 ，并将超出团队范围的重要经验复制到本日志中。要在记录经验教训的同时跟踪未关闭的风险和问题，请使用 RAID 日志模板.
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常见问题
什么是经验教训模板？
经验教训模板是一份结构化日志，用于记录项目中哪些做得好、哪些需要改进、每条经验的根本原因、影响，以及附有负责人的建议，使未来的工作能够从中受益。
经验教训模板应包含哪些内容？
至少包括：阶段或领域、发生了什么、做得好还是需要改进、根本原因、影响、建议、负责人以及后续行动的状态。本模板包含上述全部内容。
经验教训的关键问题有哪些？
核心问题是：哪些做得好、哪些没有按计划进行、为什么会这样，以及下次我们会怎样做？根据项目情况，再增加有关规划、沟通、资源和质量的具体问题。
如何写好一条经验教训？
客观地描述一个具体事件，解释其根本原因，说明其影响，最后给出一条有一名负责人的实用建议。避免“沟通很差”之类的含糊陈述。
应在何时记录经验教训？
贯穿整个项目：在每个阶段或冲刺结束时、重大事件之后以及收尾时。等到最后才做意味着细节会被遗忘，经验教训也无法帮助当前项目。
应由谁主持经验教训会议？
最好由中立的主持人，例如 PMO 成员或其他团队的项目经理主持，以便项目经理和团队能够畅所欲言。在小型项目中，通常由项目经理主持。
什么是经验教训登记册？
经验教训登记册是在项目期间持续记录经验教训的日志。PMI 的《PMBOK 指南》使用这一术语；PRINCE2 称之为经验日志。本模板两者皆可适用。
经验教训和回顾会有什么区别？
冲刺回顾会关注的是一个冲刺以及团队的工作方式。经验教训通常涵盖一个阶段或整个项目，并在团队之外分享，供其他项目使用。
这个经验教训模板免费吗？能在 Google Sheets 中使用吗？
是的。三个版本均可免费下载，无需注册，提供 Google Sheets、Excel 和 PDF 格式。下拉列表在 Google Sheets 和 Excel 中均可使用。
我可以用这个模板记录正面经验吗？
可以。在下拉列表中选择“做得好”。记录成功经验与记录问题同样重要，因为它们是您希望其他项目重复的做法。
已完成的经验教训应存放在哪里？
存放在由 PMO 或知识库管理的共享、可检索的位置，以便未来的项目团队在开始规划时查阅相关的经验教训。
初级、高级和专家版本有什么区别？
初级版在一个选项卡上包含五个基本列。高级版增加了根本原因、影响、行动状态和下拉列表。专家版增加了使用说明、按负责人和状态汇总经验教训的仪表板、状态颜色和修订历史。