Guida al project management · Schedulazione e tempi
Diagramma swimlane: cos'è, esempi e come crearlo
Un diagramma swimlane è un diagramma di flusso suddiviso in corsie orizzontali o verticali, una per ogni persona, team o sistema coinvolto in un processo. Ogni passaggio si trova nella corsia di chi lo esegue, così si vede a colpo d'occhio chi fa cosa e dove il lavoro passa di mano.
Punti chiave
- Un diagramma swimlane mostra i passaggi di un processo in corsie, una per ogni persona, team o sistema.
- Le frecce che attraversano le corsie indicano passaggi di consegne, fonti frequenti di ritardi.
- Mappate il processo attuale con le persone che lo svolgono prima di migliorarlo.
- Mantenete poche corsie e passaggi con un livello di dettaglio uniforme.
Quando usare un diagramma swimlane
- Mappare un processo che coinvolge più team, come l'onboarding o l'approvazione delle modifiche.
- Chiarire i ruoli insieme a una matrice RACI.
- Individuare ritardi, lavoro duplicato e passaggi di consegne superflui.
- Progettare un nuovo flusso di lavoro per un deliverable di progetto.
- Mostrare flussi di lavoro paralleli in un piano di progetto; alcuni Diagrammi di Gantt e Board Kanban usano le corsie in modo simile.
Simboli comuni
| Simbolo | Significato |
|---|---|
| Rettangolo arrotondato o ovale | Inizio o fine |
| Rettangolo | Un passaggio o un'attività |
| Rombo | Una decisione con diramazioni sì/no |
| Freccia | Flusso di lavoro o di informazioni |
| Forma di documento | Un documento prodotto o utilizzato |
| Corsia | La persona, il team o il sistema responsabile |
Come creare un diagramma swimlane
- Scegliete un processo con un inizio e una fine chiari.
- Elencate le persone, i team o i sistemi coinvolti e create una corsia per ciascuno.
- Ripercorrete il processo con le persone che lo svolgono, scrivendo ogni passaggio nella corsia corretta.
- Aggiungete i punti decisionali e i percorsi che ne derivano.
- Collegate i passaggi con frecce; ogni freccia che attraversa la linea di una corsia è un passaggio di consegne.
- Rivedetelo con il responsabile di ogni corsia, poi individuate ritardi, cicli e passaggi di consegne superflui.
- Facoltativamente, aggiungete la durata di ogni passaggio per stimare il tempo di ciclo del processo.
Esempio: richiesta di modifica di progetto
| Corsia | Passaggi |
|---|---|
| Richiedente | 1. Inviare la richiesta di modifica |
| Project manager | 2. Registrare la richiesta -> 3. Valutare l'impatto su ambito, cronoprogramma e costi |
| Comitato delle modifiche | 4. Decisione: approvare? Sì -> passaggio 5. No -> passaggio 6 |
| Project manager | 5. Aggiornare piano e baseline / 6. Comunicare il rifiuto al richiedente |
| Team | 7. Attuare la modifica approvata |
Il diagramma mostra quattro passaggi di consegne. Se il comitato delle modifiche si riunisce ogni due settimane, il passaggio 4 può aggiungere fino a 10 giorni lavorativi di attesa, che è l'ovvio obiettivo di miglioramento. Vedi controllo delle modifiche.
Consigli
- Limitatevi a cinque-sette corsie; oltre diventa difficile da leggere.
- Usate lo stesso livello di dettaglio in tutto il diagramma.
- Denominate i passaggi con un verbo e un sostantivo, ad esempio "Approvare fattura".
- Mappate il processo come funziona realmente oggi prima di progettare la versione migliorata.
- Molti strumenti di project management e gli strumenti per diagrammi includono modelli swimlane.
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Domande frequenti
Che cos'è un diagramma swimlane?
Un diagramma di flusso suddiviso in corsie, una per persona, team o sistema, che mostra chi esegue ogni passaggio di un processo.
Perché si chiama diagramma swimlane?
Le corsie ricordano quelle di una piscina, in cui ogni partecipante resta nella propria corsia.
Con quale altro nome è noto il diagramma swimlane?
È chiamato anche diagramma di flusso interfunzionale, diagramma di Rummler-Brache o deployment flowchart.
Quando conviene usare un diagramma swimlane?
Quando un processo coinvolge più persone o team ed è necessario mostrare responsabilità e passaggi di consegne.
Qual è la differenza tra un diagramma di flusso e un diagramma swimlane?
Un diagramma di flusso standard mostra i passaggi; un diagramma swimlane mostra anche chi esegue ogni passaggio.
Le swimlane possono essere verticali?
Sì. Le corsie possono essere orizzontali o verticali; scegliete l'orientamento più adatto alla pagina.
Quante corsie deve avere un diagramma swimlane?
Solo quelle necessarie, di solito non più di cinque-sette per garantire la leggibilità.
Cosa sono le swimlane in una board Kanban?
Righe orizzontali che separano tipi di lavoro o team sulla stessa board; vedi swimlane Kanban.
Cosa sono le swimlane in un diagramma di Gantt?
Raggruppamenti di attività per team, filone di lavoro o responsabile, usati per mostrare flussi di lavoro paralleli.
Quale strumento posso usare per creare un diagramma swimlane?
Gli strumenti generici per diagrammi e molti software di project management offrono modelli swimlane.