Projektmanagement-Leitfaden · Terminplanung und Zeit
Swimlane-Diagramm: Was es ist, Beispiele und Erstellung
Ein Swimlane-Diagramm ist ein Flussdiagramm, das in horizontale oder vertikale Bahnen unterteilt ist, eine für jede am Prozess beteiligte Person, jedes Team oder jedes System. Jeder Schritt steht in der Bahn desjenigen, der ihn ausführt, sodass Sie auf einen Blick sehen, wer was tut und wo Arbeit übergeben wird.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Swimlane-Diagramm zeigt Prozessschritte in Bahnen für jede Person, jedes Team oder jedes System.
- Pfeile, die Bahnen überqueren, zeigen Übergaben, die häufig Ursache von Verzögerungen sind.
- Bilden Sie den aktuellen Prozess gemeinsam mit den Ausführenden ab, bevor Sie ihn verbessern.
- Halten Sie die Zahl der Bahnen gering und die Schritte auf einheitlichem Detaillierungsgrad.
Wann man ein Swimlane-Diagramm verwendet
- Abbildung eines Prozesses, der mehrere Teams durchläuft, etwa Onboarding oder Änderungsgenehmigung.
- Klärung von Rollen ergänzend zu einer RACI-Matrix.
- Aufspüren von Verzögerungen, doppelter Arbeit und unnötigen Übergaben.
- Gestaltung eines neuen Workflows für ein Projektlieferobjekt.
- Darstellung paralleler Arbeitsstränge in einem Projektplan; manche Gantt-Diagramme und Kanban-Boards verwenden Bahnen auf ähnliche Weise.
Gängige Symbole
| Symbol | Bedeutung |
|---|---|
| Abgerundetes Rechteck oder Oval | Anfang oder Ende |
| Rechteck | Ein Schritt oder eine Tätigkeit |
| Raute | Eine Entscheidung mit Ja/Nein-Zweigen |
| Pfeil | Arbeits- oder Informationsfluss |
| Dokumentsymbol | Ein erstelltes oder verwendetes Dokument |
| Bahn | Die verantwortliche Person, das Team oder das System |
So erstellen Sie ein Swimlane-Diagramm
- Wählen Sie einen Prozess mit klarem Anfang und Ende.
- Listen Sie die beteiligten Personen, Teams oder Systeme auf und legen Sie für jede bzw. jedes eine Bahn an.
- Gehen Sie den Prozess mit den Personen durch, die ihn ausführen, und tragen Sie jeden Schritt in die richtige Bahn ein.
- Ergänzen Sie Entscheidungspunkte und die nachfolgenden Pfade.
- Verbinden Sie die Schritte mit Pfeilen; jeder Pfeil, der eine Bahngrenze überquert, ist eine Übergabe.
- Gehen Sie das Diagramm mit jedem Bahnverantwortlichen durch und suchen Sie dann nach Verzögerungen, Schleifen und unnötigen Übergaben.
- Ergänzen Sie optional für jeden Schritt eine Dauer, um die Durchlaufzeit des Prozesses zu schätzen.
Beispiel: Änderungsantrag im Projekt
| Bahn | Schritte |
|---|---|
| Antragsteller | 1. Änderungsantrag einreichen |
| Projektmanager | 2. Antrag erfassen -> 3. Auswirkungen auf Umfang, Termine und Kosten bewerten |
| Änderungsgremium | 4. Entscheidung: genehmigen? Ja -> Schritt 5. Nein -> Schritt 6 |
| Projektmanager | 5. Plan und Baseline aktualisieren / 6. Antragsteller über Ablehnung informieren |
| Team | 7. Die genehmigte Änderung umsetzen |
Das Diagramm zeigt vier Übergaben. Tagt das Änderungsgremium nur alle zwei Wochen, kann Schritt 4 bis zu 10 Arbeitstage Wartezeit verursachen, was der offensichtliche Ansatzpunkt für Verbesserungen ist. Siehe Änderungssteuerung.
Tipps
- Beschränken Sie sich auf fünf bis sieben Bahnen; mehr wird schwer lesbar.
- Verwenden Sie durchgehend denselben Detaillierungsgrad.
- Benennen Sie Schritte mit Verb und Substantiv, etwa „Rechnung freigeben“.
- Bilden Sie den Prozess so ab, wie er heute tatsächlich funktioniert, bevor Sie die verbesserte Version entwerfen.
- Viele Projektmanagement-Tools und Diagrammtools enthalten Swimlane-Vorlagen.
Kostenlose Vorlagen zu diesem Thema
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Swimlane-Diagramm?
Ein Flussdiagramm, das in Bahnen unterteilt ist, eine pro Person, Team oder System, und zeigt, wer jeden Schritt eines Prozesses ausführt.
Warum heißt es Swimlane-Diagramm?
Die Bahnen sehen aus wie die Bahnen in einem Schwimmbecken, wobei jeder Beteiligte in seiner eigenen Bahn bleibt.
Wie nennt man ein Swimlane-Diagramm noch?
Es wird auch funktionsübergreifendes Flussdiagramm, Rummler-Brache-Diagramm oder Deployment-Flussdiagramm genannt.
Wann sollte ich ein Swimlane-Diagramm verwenden?
Wenn ein Prozess mehrere Personen oder Teams einbezieht und Sie Verantwortlichkeiten und Übergaben zeigen müssen.
Was ist der Unterschied zwischen einem Flussdiagramm und einem Swimlane-Diagramm?
Ein normales Flussdiagramm zeigt Schritte; ein Swimlane-Diagramm zeigt zusätzlich, wer welchen Schritt ausführt.
Können Swimlanes vertikal sein?
Ja. Bahnen können horizontal oder vertikal verlaufen; wählen Sie, was besser auf die Seite passt.
Wie viele Bahnen sollte ein Swimlane-Diagramm haben?
So wenige wie nötig, der Lesbarkeit halber meist nicht mehr als fünf bis sieben.
Was sind Swimlanes auf einem Kanban-Board?
Horizontale Zeilen, die auf demselben Board Arbeitsarten oder Teams trennen; siehe Kanban-Swimlanes.
Was sind Swimlanes in einem Gantt-Diagramm?
Gruppierungen von Aufgaben nach Team, Arbeitsstrang oder Verantwortlichem, mit denen parallele Arbeitsstränge dargestellt werden.
Mit welchem Tool kann ich ein Swimlane-Diagramm erstellen?
Allgemeine Diagrammtools und viele Projektmanagement-Software -Produkte bieten Swimlane-Vorlagen.