Руководство по управлению проектами · Стоимость и ресурсы
Бюджет проекта: как его составить, с примером
Бюджет проекта — это общий утверждённый объём финансирования проекта с разбивкой по работам и времени. Он складывается из оценок затрат, резервов на непредвиденные обстоятельства для известных рисков и управленческого резерва для неизвестных.
Главное
- Бюджет складывается из оценок работ, резерва на непредвиденные обстоятельства и управленческого резерва.
- Базовый план по стоимости (BAC) — то, относительно чего измеряется исполнение.
- Распределите бюджет во времени, чтобы можно было отслеживать денежный поток и прогресс.
- Меняйте базовый план только через формальный контроль изменений.
Что включает бюджет проекта
- Трудозатраты: время внутренних сотрудников и подрядчиков.
- Материалы, оборудование, программное обеспечение и лицензии.
- Помещения, командировки и обучение.
- Затраты на поставщиков и субподрядчиков; см. закупки.
- Косвенные или накладные расходы, если организация их распределяет.
- Резерв на непредвиденные обстоятельства для выявленных рисков.
- Управленческий резерв на непредвиденную работу в рамках содержания.
Как складывается бюджет
| Уровень | Что он содержит | Кто контролирует |
|---|---|---|
| Оценки операций | Стоимость каждой операции | Team |
| Оценки пакетов работ | Свёрнутые операции | Менеджер контрольного счёта |
| Резерв на непредвиденные расходы | Средства на выявленные риски (известные неизвестные) | Руководитель проекта |
| Базовый план по стоимости | Пакеты работ + резерв на непредвиденные обстоятельства, с распределением по времени | Руководитель проекта |
| Управленческий резерв | Средства на неизвестные неизвестные | Спонсор |
| Бюджет проекта | Базовый план по стоимости + управленческий резерв | Спонсор / организация |
Базовый план по стоимости — это также бюджет по завершении , используемый в методе освоенного объёма.
Как составить бюджет проекта
- Начните с чёткой содержание и иерархической структуры работ.
- Оцените стоимость каждого пакета работ; см. оценка стоимости.
- Добавьте резерв на непредвиденные обстоятельства на основе анализа рисков.
- Распределите затраты во времени по расписанию, чтобы создать базовый план с распределением по времени и S-кривая.
- Добавьте управленческий резерв и проверьте лимиты финансирования и денежный поток.
- Получите утверждение бюджета и зафиксируйте его как базовый план.
- Отслеживайте фактические затраты относительно него и изменяйте его только через управление изменениями.
Разобранный пример
| Элемент | Сумма |
|---|---|
| Пакеты работ (проектирование, разработка, тестирование, развёртывание) | $180,000 |
| Резерв на непредвиденные обстоятельства для выявленных рисков | $20,000 |
| Базовый план по стоимости (BAC) | $200,000 |
| Управленческий резерв | $15,000 |
| Общий бюджет проекта | $215,000 |
Если выявленный риск реализуется, руководитель проекта использует резерв на непредвиденные обстоятельства в $20,000. Если появляется непредвиденная работа в рамках содержания, спонсор может выделить управленческий резерв, после чего базовый план по стоимости увеличивается через запрос на изменение.
Советы по управлению бюджетом
- Анализируйте фактические затраты еженедельно, а не только в конце месяца.
- Используйте освоенного объёма, а не только расходы, для оценки исполнения.
- Согласуйте контрольные пороги, например CPI ниже 0.95 запускает анализ.
- Фиксируйте, почему были использованы резервы, для извлечённые уроки.
- Проверьте график финансирования, чтобы деньги были доступны, когда они понадобятся.
Бесплатные шаблоны по этой теме
Частые вопросы
Что такое бюджет проекта?
Общий утверждённый объём финансирования проекта, складывающийся из оценок затрат, резерва на непредвиденные обстоятельства и управленческого резерва и распределённый во времени.
Чем базовый план по стоимости отличается от бюджета проекта?
Базовый план по стоимости включает оценки работ и резерв на непредвиденные обстоятельства. Бюджет проекта дополнительно включает управленческий резерв.
Что такое резерв на непредвиденные обстоятельства в бюджете проекта?
Средства, выделенные на выявленные риски; входят в базовый план по стоимости и обычно контролируются руководителем проекта.
Что такое управленческий резерв в бюджете проекта?
Средства на непредвиденную работу в рамках содержания. Находятся вне базового плана по стоимости и контролируются спонсором или руководством.
Как составить бюджет проекта?
Оцените каждый пакет работ, добавьте резерв на непредвиденные обстоятельства, распределите затраты по времени в соответствии с расписанием, добавьте управленческий резерв и получите утверждение.
Каким должен быть резерв на непредвиденные обстоятельства в бюджете проекта?
Он должен определяться анализом рисков, а не фиксированным правилом. Более рискованным и менее чётко определённым проектам нужно больше.
Что такое бюджет проекта с распределением по времени?
Бюджет, показывающий, сколько планируется потратить в каждом периоде. В кумулятивном виде он образует S-кривая.
Кто утверждает бюджет проекта?
Обычно спонсор проекта или управляющий совет в соответствии с финансовыми полномочиями, установленными в организации.
Может ли бюджет проекта меняться?
Да, но только через формальный управление изменениями, с обновлением базового плана после утверждения изменения.
Что такое бюджет по завершении в бюджете проекта?
Общий базовый план по стоимости работ, обозначается BAC. Не включает управленческий резерв.
Какие инструменты помогают управлять бюджетом проекта?
Для небольших проектов подходят электронные таблицы; в крупных используют ПО для управления проектами или финансовые системы с табелями учёта времени и отслеживанием бюджета.