Руководство по управлению проектами в разных отраслях · Бизнес и корпорации
Управление бизнес-проектами: фазы, роли, инструменты и советы
Управление бизнес-проектами — это применение управления проектами для внедрения изменений внутри бизнеса: запуска продукта, открытия новой точки, улучшения процесса, выхода на рынок или внедрения новой системы. В отличие от клиентских проектов в агентствах или строительстве, бизнес здесь одновременно спонсор и заказчик, поэтому критерий успеха — принёс ли проект те бизнес-выгоды, которыми он был обоснован.
Главное
- Управление бизнес-проектами внедряет изменения внутри бизнеса, и его оценивают по выгодам, а не только по результатам.
- Начинайте с бизнес-обоснования и заканчивайте анализом выгод.
- Приоритизируйте проекты по соответствию стратегии, чтобы не перегружать команды с частичной занятостью.
- Выбирайте Waterfall, Agile, Lean или гибридный подход в зависимости от степени определённости работы.
Что такое управление бизнес-проектами и чем оно отличается
В любом бизнесе есть два вида работы: операционная деятельность (повторяющиеся действия, обеспечивающие работу бизнеса) и проекты (временные усилия, которые меняют или развивают его). Управление бизнес-проектами сосредоточено на втором и на том, чтобы проекты поддерживали стратегию, а не хаотично конкурировали за внимание.
- Соответствие стратегии. Проекты должны быть связаны с бизнес-целями или OKR. Если проект не поддерживает ни одну цель, задайтесь вопросом, зачем он ведётся.
- Выгоды, а не только результаты. Новая CRM — это результат; рост повторных продаж — выгода. Бизнес-проекты оценивают по выгоде.
- Кросс-функциональные команды. Сотрудников из продаж, операционной деятельности, финансов и ИТ обычно привлекают с их основной работы, поэтому мощность ограничена.
- Внутренние спонсоры и заказчики. Руководители подразделений одновременно финансируют результат и пользуются им, что может размывать решения, если роли не определены чётко.
- Конкурирующие приоритеты. Множество проектов конкурируют за один и тот же бюджет и людей, поэтому приоритизация — постоянная управленческая задача.
Жизненный цикл бизнес-проекта
Большинство компаний используют вариант стандартного фазы управления проектамис явным бизнес-обоснованием в начале и анализом выгод в конце:
| Фаза | Что происходит | Ключевой результат |
|---|---|---|
| 1. Идея и предложение | Выявлена возможность или проблема и приблизительно оценён её масштаб | Проектное предложение |
| 2. Бизнес-обоснование и утверждение | Оценены варианты, затраты, выгоды, риски и отдача; см. анализом затрат и выгод | Утверждённое бизнес-обоснование |
| 3. Инициация | Подтверждены спонсор, руководитель проекта, содержание и критерии успеха | Устав проекта |
| 4. Планирование | Декомпозиция работ, расписание, бюджет, ресурсы, риски и коммуникации | План управления проектом |
| 5. Исполнение и контроль | Работа выполняется, прогресс отслеживается, изменения контролируются, заинтересованные стороны информированы | Результаты и отчёты о статусе |
| 6. Передача | Результат передан операционной команде с обучением и поддержкой | Приёмка и передача |
| 7. Закрытие и анализ выгод | Уроки зафиксированы; выгоды измерены через несколько месяцев после поставки | Отчёт о закрытии и анализ выгод |
Ключевые роли
| Роль | Обязанности |
|---|---|
| Спонсор из высшего руководства | Владеет бизнес-обоснованием, финансирует проект и отвечает за выгоды |
| Управляющий комитет или руководство | Приоритизирует проекты и утверждает ключевые решения |
| Руководитель проекта | Планирует, координирует и контролирует выполнение; отчитывается о прогрессе и рисках |
| Бизнес-владелец или владелец продукта | Представляет пользователей и операционную команду, которым предстоит жить с результатом |
| Руководители функциональных подразделений | Предоставляют людей и экспертизу из финансов, ИТ, продаж, операционной деятельности и HR |
| Участники команды | Выполняют работу, часто с частичной занятостью параллельно со своими обычными обязанностями |
| PMO (если есть) | Устанавливает стандарты, отслеживает портфель и поддерживает руководителей проектов |
См. роли и обязанности руководителя проекта , чтобы подробнее узнать о работе руководителя проекта.
Подходящие методологии
| Подход | Лучше всего для | Примечания |
|---|---|---|
| Waterfall | Переезды офисов, регуляторные изменения, внедрение систем с фиксированным содержанием | Чёткие требования и фиксированные даты |
| Agile / Scrum | Цифровые продукты, улучшения для клиентов, неопределённые требования | Поставляйте ценность рано и корректируйте курс по мере получения знаний |
| Kanban | Командам непрерывного улучшения и операционным командам | Визуальный поток работы с лимитами незавершённой работы |
| Lean и «Шесть сигм» | Улучшение процессов и снижение затрат | Улучшение существующих процессов на основе данных |
| PRINCE2 | Организациям, которым нужна структурированная система управления | На основе бизнес-обоснования, с чёткими этапами и ролями |
| Гибридный | Большинству изменений в компаниях среднего размера | Поэтапная система управления с Agile-поставкой там, где это полезно; см. Agile или Waterfall |
Основные документы и шаблоны
- Бизнес-кейс: инвестиционное решение с затратами, выгодами и рентабельностью инвестиций.
- Устав проекта: формальное санкционирование и содержание.
- План проекта: расписание, бюджет, ресурсы и подход.
- диаграмме Ганта или расписание проекта: сроки и зависимости.
- Бюджет: плановые и фактические затраты.
- матрицу RACI: кто исполняет, кто отвечает, с кем консультируются и кого информируют.
- журнала RAID: риски, допущения, проблемы и зависимости.
- Запрос на изменение: контролируемые изменения содержания, стоимости или сроков.
- Трекер проекта: простое представление статуса нескольких проектов.
- Извлечённые уроки: улучшите следующий проект.
KPI бизнес-проектов
| KPI | Что измеряет | Типичное применение |
|---|---|---|
| Своевременная сдача | Вехи, достигнутые в соответствии с базовым планом | Отчётность о статусе |
| Отклонение от бюджета | Фактические затраты в сравнении с плановыми | Финансовый контроль |
| Реализованные выгоды | Выручка, экономия затрат или другие выгоды в сравнении с бизнес-обоснованием | Анализ выгод |
| Рентабельность инвестиций | Чистая выгода относительно затрат | Инвестиционные решения; см. ROI |
| Изменения содержания | Число и влияние утверждённых изменений | Выявление нестабильных требований |
| Удовлетворённость заинтересованных сторон | Отзывы спонсора и пользователей | Анализ при закрытии |
| Загрузка ресурсов | Плановое и фактическое время функциональных команд | Планирование мощностей; см. распределение ресурсов |
Типичные трудности и как с ними справляться
- Проекты без явной выгоды. Требуйте краткое бизнес-обоснование для всего, что превышает установленный порог затрат или трудоёмкости.
- Слишком много проектов одновременно. Ранжируйте проекты по соответствию стратегии и прекращайте или откладывайте малоценные; см. управление несколькими проектами.
- Команды с частичной занятостью. Согласуйте затраты времени с непосредственными руководителями и сделайте их видимыми в плане.
- Слабое спонсорство. Спонсор, который никогда не приходит на встречи, — это риск; эскалируйте вопрос заранее.
- Расползание содержания. Пропишите исключения в уставе и используйте управление изменениями.
- Выгоды так и не измеряются. Запланируйте анализ выгод при утверждении и назначьте ответственного.
ПО для управления бизнес-проектами
Бизнес-командам нужен инструмент, которым действительно будут пользоваться и руководители проектов, и эпизодические участники. Ищите:
- Несколько представлений (список, доска, диаграмма Ганта, календарь) для разных стилей работы.
- Дашборды и отчёты для руководства.
- Формы запросов и шаблоны для единообразного приёма проектов.
- Представления ресурсов и загрузки по всем командам.
- Интеграции с электронной почтой, чатами, файловыми хранилищами и CRM-системами.
Wrike — сильный универсальный вариант для компаний, ведущих множество кросс-функциональных проектов: он объединяет планирование, приём заявок, управление загрузкой и отчётность. Сравните его с другими платформами в рейтинге нашем рейтинге инструментов.
Бесплатные шаблоны по этой теме
Частые вопросы
Что такое управление бизнес-проектами?
Управление бизнес-проектами — это применение методов управления проектами для внедрения изменений внутри бизнеса, таких как новые продукты, системы, точки или улучшения процессов, и для реализации их выгод.
Чем управление бизнес-проектами отличается от операционного менеджмента?
Операционный менеджмент управляет повторяющейся повседневной деятельностью, а управление бизнес-проектами — временными усилиями, которые меняют или развивают бизнес.
Каковы фазы управления бизнес-проектами?
Идея и предложение, бизнес-обоснование и утверждение, инициация, планирование, исполнение и контроль, передача, закрытие с анализом выгод.
Почему бизнес-обоснование важно в управлении бизнес-проектами?
Оно обосновывает инвестиции, задаёт выгоды, которые должен принести проект, и даёт лицам, принимающим решения, основу для его утверждения, приостановки или прекращения.
Какая методология лучше всего подходит для управления бизнес-проектами?
Waterfall подходит для проектов с фиксированным содержанием, Agile — для неопределённой или клиентоориентированной работы, Lean — для улучшения процессов, а многие компании используют гибридный подход.
Какие KPI используются в управлении бизнес-проектами?
Своевременная поставка, отклонение от бюджета, реализованные выгоды, рентабельность инвестиций, изменения содержания, удовлетворённость заинтересованных сторон и загрузка ресурсов.
Какие навыки нужны для управления бизнес-проектами?
Планирование, бюджетирование, управление заинтересованными сторонами, коммуникация, управление рисками и понимание коммерческой стороны; см. навыки управления проектами.
Как согласовать управление бизнес-проектами со стратегией?
Свяжите каждый проект со стратегической целью или OKR, приоритизируйте портфель по этим целям и проверяйте соответствие на каждой контрольной точке этапа.
Какое ПО используется для управления бизнес-проектами?
Платформы управления работой, такие как Wrike, Asana, monday.com и Smartsheet; см. инструменты управления проектами.
Что такое реализация выгод в управлении бизнес-проектами?
Это процесс измерения и обеспечения выгод, обещанных в бизнес-обосновании, обычно после передачи проекта.
Нужно ли небольшим компаниям управление бизнес-проектами?
Да, хотя и в облегчённой форме; см. управление проектами в малом бизнесе.