Шаблоны · Планирование проектов
Бесплатный шаблон плана коммуникаций (Excel, Google Sheets, PDF)
Этот бесплатный шаблон плана коммуникаций определяет, кому какая информация нужна, зачем, по какому каналу, как часто и от кого, чтобы каждая заинтересованная сторона была в курсе, не утопая в обновлениях. Скачайте его в Google Sheets, Excel или PDF в базовой, продвинутой или экспертной версии без регистрации и замените пять примеров строк своими.
Главное
- План коммуникаций — это матрица всех регулярных проектных коммуникаций: их аудитория, цель, канал, периодичность, ответственный, формат и способ обратной связи.
- Составляйте его на основе реестра заинтересованных сторон: начните с того, что нужно знать каждой группе, а не с уже проводимых совещаний.
- У каждой коммуникации должен быть один названный ответственный и способ, которым аудитория может ответить.
- Подбирайте детализацию и периодичность под аудиторию: спонсорам нужны решения и риски, команде — сегодняшние приоритеты и препятствия.
- Пересматривайте план на каждой контрольной точке фазы и при каждом изменении состава заинтересованных сторон и отказывайтесь от обновлений, которые никто не читает.
Бесплатно · без регистрации
Получить шаблон плана коммуникаций
Выберите уровень и формат: Google Sheets, Excel или готовый к печати PDF. Таблицы содержат выпадающие списки, формулы и примеры строк, которые можно заменить своими.
Что такое план коммуникаций?
A план коммуникаций — это проектный документ, определяющий, какую информацию получает каждая группа заинтересованных сторон, зачем она ей нужна, по какому каналу, как часто, в каком формате и кто отвечает за её отправку. Он превращает потребности заинтересованных сторон в предсказуемый график обновлений, совещаний и объявлений, чтобы люди получали нужную информацию в нужное время.
PMBOK Guide от PMI называет формальную версию планом управления коммуникациями и рассматривает её как часть более широкого план управления проектом. На практике большинство проектов ведут его в виде одной таблицы, которую часто называют матрицей коммуникаций, — именно её и даёт этот шаблон.
Обычно за план отвечает руководитель проекта при участии спонсора, а в крупных проектах или проектах с большим объёмом изменений — команды по коммуникациям.
Что входит в этот шаблон плана коммуникаций
В шаблоне одна вкладка, План коммуникацийс пятью примерами коммуникаций, которые вы заменяете своими. Вот живой предварительный просмотр продвинутой версии:
| Коммуникация | Аудитория | Цель / содержание | Канал | Частота | Ответственный | Формат | Канал обратной связи |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Отчёт о статусе | Спонсор, управляющий комитет | Прогресс, статус RAG, риски, необходимые решения | Email + дашборд | Еженедельно | Руководитель проекта | Отчёт на 1 странице | Ответ или заседание управляющего комитета |
| Управляющий комитет | Управляющий комитет | Решения, эскалации, бюджет | Встреча | Ежемесячно | Спонсор | Слайды | Протокол и действия |
| Стендап команды | Команда проекта | Сегодняшняя работа и препятствия | Видеозвонок | День | Руководитель команды | Встреча на 15 минут | На встрече |
| Рассылка для заинтересованных сторон | Организация в целом | Что меняется и когда | Интранет | Ежемесячно | Руководитель по коммуникациям | Статья | Комментарии |
| Уведомление о запуске | Клиенты | Новые функции и поддержка | Однократно | Маркетинг | Почтовый ящик поддержки |
Строки-примеры приведены для иллюстрации: замените их своими.
- План коммуникаций: Коммуникация, Аудитория, Цель / содержание, Канал, Периодичность, Ответственный, Формат, Способ обратной связи
Пояснение восьми столбцов
- Коммуникация: название обновления, совещания или объявления, например «Еженедельный отчёт о статусе» или «Уведомление о запуске».
- Аудитория: группа заинтересованных сторон, которая его получает. Используйте те же названия групп, что и в реестре заинтересованных сторон.
- Цель / содержание: зачем существует коммуникация и что она содержит, например прогресс, статус RAG, риски и необходимые решения.
- Канал: как она доставляется: совещание, email, дашборд, интранет, чат или видеозвонок.
- Частота: выпадающий список со значениями «Ежедневно», «Еженедельно», «Раз в две недели», «Ежемесячно», «Ежеквартально», «Однократно» и «По необходимости».
- Ответственный: один человек, отвечающий за её подготовку и отправку.
- Формат: форма результата, например отчёт на одной странице, слайды, 15-минутная встреча или статья.
- Канал обратной связи: как аудитория отвечает или задаёт вопросы: ответ, протокол и действия, комментарии или почтовый ящик поддержки. Именно этот столбец делает план двусторонним, а не только вещательным.
Базовая, продвинутая и экспертная версии
| Версия | Что входит | Лучше всего для |
|---|---|---|
| Начальный уровень | Одна вкладка с пятью столбцами: Коммуникация, Аудитория, Канал, Периодичность и Ответственный, плюс выпадающий список периодичности | Небольшие проекты и быстрые внутренние планы |
| Продвинутый уровень | Все восемь столбцов, включая цель, формат и способ обратной связи, с выпадающим списком периодичности | Большинство проектов |
| Экспертный | Продвинутый план плюс вкладка «Инструкции», дашборд, подсчитывающий коммуникации всего и по ответственным, и вкладка «История изменений» | Проекты с множеством заинтересованных сторон или те, где план проверяет PMO |
В каждой версии электронной таблицы закреплена строка заголовков и есть фильтры, поэтому можно фильтровать по аудитории или ответственному либо сортировать по периодичности. PDF — готовая к печати копия для стартовых встреч и воркшопов по планированию.
Что должен включать план коммуникаций?
Восемь столбцов покрывают то, что нужно большинству проектов. Согласно PMBOK Guide (6-е издание), план управления коммуникациями может также фиксировать требования заинтересованных сторон к коммуникациям, причину распространения каждого материала, сроки и периодичность, ответственного, используемые методы и технологии, ресурсы и бюджет на коммуникации, процесс эскалации, глоссарий общих терминов и любые ограничения, такие как правовые нормы или правила конфиденциальности.
Мы советуем держать саму матрицу компактной, а всё, что относится ко всему проекту, выносить в краткую заметку над ней или под ней:
| Элемент | Где это размещается | Пример |
|---|---|---|
| Кто, что, когда, как, кем | Строки матрицы | Еженедельный отчёт о статусе для управляющего комитета по email, ответственный — РП |
| Ключевые сообщения | Столбец «Цель / содержание» или отдельная вкладка сообщений для проектов изменений | «Новая система запускается 2 марта; обучение начинается в феврале» |
| Путь эскалации | Заметка под матрицей или ссылка на документ о системе управления | Проблемы, которые РП не может решить в течение пяти дней, передаются спонсору |
| Согласования | Добавьте столбец «Утверждающий», если внешние сообщения требуют одобрения | Письма клиентам утверждаются отделом маркетинга перед отправкой |
| Конфиденциальность | Заметка или столбец для конфиденциальных материалов | Детали бюджета предоставляются только управляющему комитету |
| Глоссарий и контакты | Отдельная вкладка при необходимости | Аббревиатуры, списки рассылки, ссылки на встречи |
Маршруты эскалации и права принятия решений обычно описываются в документах о руководство проектом ; план коммуникаций просто ссылается на них.
Как заполнить шаблон плана коммуникаций
- Перечислите заинтересованные стороны. Начните с реестра заинтересованных сторон или быстрого анализа заинтересованных сторон. Объедините людей, которым нужна одинаковая информация, например спонсора, управляющий комитет, проектную команду, организацию в целом, клиентов и поставщиков. Наше руководство по управлению заинтересованными сторонами проекта объясняет, как их выявлять и приоритизировать.
- Запишите, что нужно знать каждой группе. Думайте в категориях решений, действий и осведомлённости: что они должны решить, что должны сделать и о чём им просто следует знать?
- Создайте по одной строке на коммуникацию. Назовите её в столбце «Коммуникация» и укажите аудиторию и цель / содержание.
- Выберите канал, периодичность и формат , подходящие аудитории и сообщению (см. таблицу ниже). Используйте выпадающий список периодичности, чтобы план оставался единообразным.
- Назначьте одного ответственного для каждой строки. Команда или комитет — не ответственный; назовите конкретного человека.
- Согласуйте способ обратной связи , чтобы аудитория могла задавать вопросы, высказывать опасения или подтверждать решения.
- Согласуйте его с графиком. Добавьте разовые коммуникации для вех, запуска, перехода и закрытия проекта и проверьте, что регулярные совещания не пересекаются.
- Поделитесь планом и пересматривайте его вместе со спонсором и командой, а затем возвращайтесь к нему на каждой контрольной точке фазы.
Советы по работе с электронной таблицей
- Фильтруйте по ответственному , чтобы дать каждому человеку его список коммуникаций.
- Добавляйте столбцы, нужные вашему проекту, например «Утверждающий», «Дата начала» или «Конфиденциальность», но сохраняйте восемь основных.
Выбор каналов и периодичности
PMI делит методы коммуникации на три типа: интерактивные (совещания, звонки, воркшопы), push (рассылаемые) (письма, отчёты, служебные записки, отправляемые людям) и вытягивания (страницы интранета, дашборды и общие папки, к которым люди обращаются при необходимости). В большинстве планов используется сочетание: интерактивные — для решений и устранения проблем, push — для регулярного статуса, pull — для справочной информации.
| Аудитория | Что им обычно нужно | Типичный канал | Типичная периодичность |
|---|---|---|---|
| Спонсор | Прогресс относительно плана, главные риски, необходимые решения | Встреча один на один плюс краткий письменный отчёт | Еженедельно или раз в две недели |
| Управляющий комитет или совет | Статус, эскалации, бюджет, согласования | Совещание со слайдами или отчёт на одной странице | Ежемесячно и на контрольных точках фаз |
| Команда проекта | Приоритеты, препятствия, изменения, зависимости | Стендап или совещание команды, чат | Ежедневно или еженедельно |
| Организация в целом | Что меняется, когда и как это на них повлияет | Статья в интранете, рассылка, общее собрание | Ежемесячно и перед крупными изменениями |
| Клиенты или конечные пользователи | Новые функции, простои, поддержка | Email, сообщение в приложении, страницы поддержки | На вехах и при запуске |
| Поставщики и партнёры | Требования, даты, приёмка | Запланированный звонок, email, общий трекер | Еженедельно или по договорённости в контракте |
PMBOK Guide также даёт быстрый способ понять, почему коммуникация усложняется с ростом проектов: число потенциальных каналов коммуникации равно n(n-1)/2, где n — число людей. У пяти человек 10 каналов; у десяти — 45. Вот почему письменный план тем важнее, чем больше команда и список заинтересованных сторон.
Если ваша команда работает в разных местах или часовых поясах, отдавайте предпочтение письменным обновлениям по принципу pull и записывайте ключевые встречи. Наше руководство по удалённому управлению проектами рассматривает это подробнее.
Пример плана коммуникаций
Пять примеров строк в шаблоне показывают типичное сочетание для внутреннего проекта среднего размера, например внедрения новой системы:
| Коммуникация | Аудитория | Канал и периодичность | Ответственный | Почему всё устроено именно так |
|---|---|---|---|---|
| Отчёт о статусе | Спонсор, управляющий комитет | Email и дашборд, еженедельно | Руководитель проекта | Отчёт на одной странице о прогрессе, статусе RAG, рисках и необходимых решениях держит руководство в курсе без совещания |
| Управляющий комитет | Управляющий комитет | Совещание, ежемесячно | Спонсор | Решения, эскалации и бюджет требуют обсуждения; протокол и действия обеспечивают обратную связь |
| Стендап команды | Команда проекта | Видеозвонок, ежедневно | Руководитель команды | 15-минутная встреча быстро выявляет сегодняшнюю работу и препятствия |
| Рассылка для заинтересованных сторон | Организация в целом | Интранет, ежемесячно | Руководитель по коммуникациям | Статья объясняет, что меняется и когда; комментарии позволяют задавать вопросы |
| Уведомление о запуске | Клиенты | Email, однократно | Маркетинг | Единое объявление о новых функциях и поддержке с почтовым ящиком поддержки для ответов |
Обратите внимание, что у каждой строки свой ответственный, периодичность снижается по мере расширения аудитории, а у каждой коммуникации есть способ ответа. О самом еженедельном отчёте см. наше руководство по отчёте о статусе проекта, а заседание управляющего комитета проводите с помощью шаблон повестки встречи.
Типы планов коммуникаций
Одна и та же матрица подходит для большинства видов планов коммуникаций; меняются список аудиторий и акценты.
- План коммуникаций проекта: регулярный статус, заседания органов управления и объявления о вехах по одному проекту. Именно для этого настроен шаблон.
- План коммуникаций для управления изменениями: сосредоточен на людях, которых затрагивает изменение. Добавьте аудитории по командам или местоположению и используйте столбец «Цель / содержание» для ключевых сообщений на каждом этапе: информирование, обучение, запуск и поддержка. Наша статья о управление организационными изменениями и контроль изменений объясняет, как они сочетаются.
- План кризисных коммуникаций: готовится заранее, с предварительно утверждёнными заявлениями, строгим маршрутом согласования и контактными данными. Добавьте столбцы «Утверждающий» и «Триггер».
- План маркетинговых коммуникаций или коммуникаций запуска: аудитории — сегменты клиентов, каналы — маркетинговые каналы. Для планирования отдельных публикаций и писем лучше подходит шаблон контент-календаря .
Советы и типичные ошибки
Советы
- Подбирайте детализацию под аудиторию. Одни и те же факты могут быть заголовком в одну строку для совета и полным журналом для команды.
- Предпочитайте меньше регулярных обновлений множеству спонтанных. Предсказуемый ритм укрепляет доверие.
- Дополните план матрицу RACI. Столбцы «Консультируемые» и «Информируемые» показывают, кто должен присутствовать в плане коммуникаций.
- Проверяйте, читают ли люди обновления на самом деле. Спросите на следующем заседании управляющего комитета или посмотрите статистику открытий и просмотров дашбордов и страниц интранета.
Типичные ошибки
- Начало с совещаний, а не с потребностей. Список существующих совещаний — это не план; начните с того, что нужно знать каждой заинтересованной стороне.
- Нет ответственного или ответственный — команда. Обновления без названного человека, как правило, прекращаются.
- Только вещание. Без способа обратной связи вы узнаёте об опасениях слишком поздно.
- Один формат для всех. Руководители редко читают полный отчёт команды; начинайте с решений и главных рисков.
- Написать один раз и забыть. Заинтересованные стороны меняются по мере прохождения проектом фаз.
- Забыть о завершении проекта. Запланируйте коммуникации при закрытии: передачу, благодарности и извлечённые уроки.
Поддержание плана в актуальном состоянии
Относитесь к плану коммуникаций как к живому документу. Пересматривайте его:
- на каждой контрольной точке фазы или крупной вехе;
- когда заинтересованные стороны присоединяются или уходят либо меняется спонсор;
- после проблемы с коммуникацией, например решения, принятого на основе устаревшей информации;
- перед запуском и завершения проекта, когда аудитории и сообщения меняются сильнее всего.
Фиксируйте изменения в истории изменений экспертной версии. Проблемы, выявленные через каналы обратной связи, относятся к вашему журнала проблем или Шаблон журнала RAID, а то, что вы узнаёте о коммуникациях, стоит зафиксировать в шаблон извлечённых уроков.
О более широком процессе планирования, управления и мониторинга коммуникаций читайте в нашем руководстве по управление коммуникациями проекта.
Электронная таблица или ПО для управления проектами?
План в электронной таблице быстро составляется, легко передаётся и достаточен для большинства отдельных проектов. По мере роста числа проектов и заинтересованных сторон многие команды запускают регулярные отчёты и напоминания из инструмента управления проектами, чтобы обновления отправлялись по графику, а дашборды обновлялись автоматически. Wrike, наш лучший по рейтингу инструмент, подходит командам, которым нужны настраиваемые дашборды и отчёты для нескольких аудиторий.
Связанные шаблоны и руководства
Определите цель проекта и ключевые заинтересованные стороны в шаблон устава проекта, фиксируйте решения совещаний с помощью шаблон протокола встречи, а саму работу планируйте в шаблон плана проекта.
Шаблон устава проектаБесплатный шаблон устава проекта: назначение, цели, содержание, вехи, бюджет,…Начальный · Продвинутый · Экспертный
Шаблон матрицы RACIБесплатный шаблон матрицы RACI, чтобы определить, кто исполнитель, кто ответственный, с кем консультироваться и кого информировать…Начальный · Продвинутый · Экспертный
Шаблон трекера проектаБесплатный шаблон трекера проекта для отслеживания задач, ответственных, сроков, приоритета, статуса и…Начальный · Продвинутый · Экспертный
Шаблон повестки совещанияБесплатный шаблон повестки совещания с целью, пунктами с хронометражем, ответственными, результатами и…Начальный · Продвинутый · Экспертный
Шаблон плана проектаБесплатный шаблон плана проекта с целями, содержанием, результатами, задачами, ответственными, датами и…Начальный · Продвинутый · Экспертный
Шаблон иерархической структуры работ (WBS)Бесплатный шаблон иерархической структуры работ с кодами WBS, уровнями, результатами, ответственными,…Начальный · Продвинутый · ЭкспертныйЧастые вопросы
Что такое шаблон плана коммуникаций?
Шаблон плана коммуникаций — это готовая таблица для определения того, какую информацию получает каждая группа заинтересованных сторон, зачем, по какому каналу, как часто, в каком формате, кто её отправляет и как люди дают обратную связь.
Этот шаблон плана коммуникаций бесплатный?
Да. Шаблон плана коммуникаций можно бесплатно скачать в Google Sheets, Excel и PDF в базовой, продвинутой и экспертной версиях без регистрации.
Что должен включать план коммуникаций проекта?
Как минимум: коммуникацию, аудиторию, цель или содержание, канал, периодичность, ответственного, формат и способ обратной связи. Крупные проекты часто добавляют ключевые сообщения, маршрут эскалации, согласования и правила конфиденциальности.
Как составить план коммуникаций?
Перечислите заинтересованные стороны, запишите, что нужно знать каждой группе, создайте по одной строке на коммуникацию, выберите канал, периодичность и формат, назначьте ответственного, согласуйте способ обратной связи, согласуйте план с графиком и пересматривайте его на каждой фазе. Наше руководство по плану коммуникаций подробно описывает этот процесс.
Кто отвечает за план коммуникаций?
Обычно руководитель проекта отвечает за план и поддерживает его при участии спонсора, а в проектах с большим объёмом изменений — команды по коммуникациям. У каждой коммуникации в плане есть свой названный ответственный.
Когда нужно создавать план коммуникаций?
Во время планирования проекта, после того как вы определили заинтересованные стороны, и до начала регулярной отчётности. Обновляйте его на каждой контрольной точке фазы и при каждом изменении состава заинтересованных сторон.
Чем план коммуникаций отличается от коммуникационной стратегии?
Коммуникационная стратегия задаёт общий подход: цели, ключевые сообщения и принципы. План коммуникаций — это практический график того, кто, что, когда, как и от кого получает.
Что такое матрица коммуникаций?
Матрица коммуникаций — это план коммуникаций в виде таблицы, по одной строке на коммуникацию, со столбцами для аудитории, содержания, канала, периодичности и ответственного. Этот шаблон и есть матрица коммуникаций.
Как план коммуникаций связан с реестром заинтересованных сторон и матрицей RACI?
Реестр заинтересованных сторон показывает, кто важен и почему; матрицу RACI показывает, с кем консультируются и кого информируют по каждому результату; план коммуникаций определяет, как вы будете держать каждого из этих людей в курсе.
Как часто нужно обновлять план коммуникаций?
Пересматривайте его как минимум на каждой контрольной точке фазы, когда заинтересованные стороны присоединяются или уходят, и после любой проблемы с коммуникацией. Коротким проектам может хватить одного пересмотра в середине.
Можно ли использовать этот шаблон для управления изменениями или внутренних коммуникаций?
Да. Добавьте группы, затронутые изменением, как аудитории и используйте столбец «Цель / содержание» для ключевых сообщений на каждом этапе. При необходимости можно добавить столбцы, такие как «Утверждающий» или «Дата начала».
Сколько каналов коммуникации в проекте?
PMBOK Guide приводит формулу n(n-1)/2, где n — число людей. В проекте с 10 участниками 45 потенциальных каналов коммуникации.
Чем отличаются базовый, продвинутый и экспертный шаблоны плана коммуникаций?
Базовая версия содержит пять основных столбцов на одной вкладке. Продвинутая содержит все восемь столбцов, включая цель, формат и способ обратной связи. Экспертная добавляет вкладку «Инструкции», дашборд, подсчитывающий коммуникации по ответственным, и историю изменений.