项目管理指南 · 职业发展与认证
管理多个项目：一套行之有效的实用体系
管理多个项目是指同时运行多个项目，同时使优先级、截止日期和资源处于可控状态。这取决于对所有工作的统一视图、清晰的优先级和稳定的每周例行安排。
要点总结
- 将所有项目保存在一个总视图中。
- 商定明确的优先级，并由其决定冲突。
- 采用每周例行安排，批量处理相似的工作，并委派日常任务。
建立一个总视图
将每个项目、里程碑和关键任务集中在一处，而不是分散在电子邮件和笔记本中。使用 项目管理工具 ，具备组合或仪表板视图（如 Wrike），会比分散的电子表格容易得多。
- 列出每个进行中的项目及其发起人、截止日期和状态。
- 显示每个项目的下一个 里程碑 。
- 显示谁在做什么，以发现超负荷情况。
明确确定优先级
| 优先级 | 标准 | 示例 |
|---|---|---|
| 1 | 固定的外部截止日期或较高的业务价值 | 监管报告变更 |
| 2 | 重要，时间灵活 | 新内网 |
| 3 | 有用，可以等待 | 流程文档清理 |
与您的经理或发起人商定优先级。当两个项目争夺同一时间时，由优先级列表决定，而不是谁的声音最大谁说了算。
每周例行安排
- 周一：查看总视图，选定本周最重要的三项成果。
- 在日历中为每个优先项目预留专注时间。
- 开展简短、定期的碰头会，而不是为每个项目召开冗长的会议。
- 周中：更新所有项目的风险和问题。
- 周五：更新状态，发送简要报告，并规划下周工作。
实例演示：平衡工作量
一位项目经理负责四个项目，每周有 40 小时工作时间。估算显示，这些项目分别需要 14、12、10 和 9 小时，共计 45 小时。他们没有无限期地加班，而是请优先级最低项目的发起人接受将一个里程碑推迟两周，并将两个项目的会议记录工作委派给一位 协调员，从而将总工作量降回 39 小时。参见 资源平衡 和 产能规划 了解背后的技术。
常见陷阱
- 对每个新项目都说“是”，却不取消或推迟任何工作。
- 让最吵闹的项目占据您全部的注意力。
- 为每个项目使用不同的工具和格式。
- 不委派日常工作。
- 在较小的项目上跳过风险评审，直到问题变得紧迫。
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常见问题
同时管理多个项目时，多少个项目算太多？
这取决于项目的规模和复杂度。几个小项目可能可以应付；而一个大型复杂项目可能就是一份全职工作。
管理多个项目的最佳方法是什么？
使用一个总视图，商定明确的优先级，遵循每周例行安排，并委派日常工作。
管理多个项目最好用什么工具？
具备组合仪表板和工作量视图的工具，例如 Wrike；参见我们的 项目管理工具 对比。
管理多个项目时，如何为相互竞争的工作确定优先级？
与您的经理或发起人商定截止日期、价值和风险等标准，然后公开对项目进行排序。
管理多个项目时，如何避免倦怠？
跟踪您的产能，在超负荷时用数据说话予以拒绝，并保护专注时间。
管理多个项目时，应该使用一个计划还是多个独立计划？
独立的项目计划，但汇总到一个共享视图中，以便您发现冲突。
管理多个项目时，如何高效地进行报告？
使用标准的简短模板和仪表板，让报告只需几分钟而不是几个小时；参见 项目状态报告.
管理多个项目时，资源管理如何运作？
在多个项目之间规划人员时间以避免超负荷；参见 资源分配.
管理多个项目等同于项目群管理吗？
不是。项目群管理协调相关项目以实现共同收益；而管理多个项目可能涉及互不相关的工作。
已经在管理多个项目时，如何安排一个新的紧急项目？
对照当前工作评估其优先级，并与相关方商定推迟或取消哪些工作以腾出空间。