Facteurs clés de succès en gestion de projet (+ exemples)

Que sont les facteurs clés de succès ?

Les facteurs clés de succès (FCS) sont les quelques conditions, capacités ou actions essentielles qui doivent être en place pour qu'un projet, un programme ou une organisation atteigne ses objectifs. Si un FCS fait défaut, le projet risque d'échouer, aussi bien que se passe tout le reste. Les FCS répondent à la question : *qu'est-ce qui doit bien se passer pour que nous réussissions ?*

L'idée est antérieure à la plupart des normes de gestion de projet. Le consultant en management D. Ronald Daniel l'a décrite en 1961, et John Rockart, du MIT, l'a popularisée dans un article de la Harvard Business Review de 1979 sur la manière dont les dirigeants déterminent les informations dont ils ont besoin. Rockart décrivait les FCS comme le nombre limité de domaines dans lesquels des résultats satisfaisants garantissent une performance réussie. Les chefs de projet ont ensuite appliqué ce raisonnement à des projets individuels.

Trois caractéristiques définissent un bon FCS :

• Peu nombreux. Si tout est critique, rien ne l'est. La plupart des projets en comptent entre trois et six.
• Une condition, pas un résultat. « Un parrainage engagé de la direction » est un FCS ; « livrer dans le budget » est un critère de succès.
• Mesurable par des indicateurs. On ne peut pas mesurer directement un « parrainage fort », mais on peut mesurer la fréquence à laquelle le commanditaire assiste aux comités de pilotage ou la rapidité des décisions.

FCS vs objectifs, critères de succès et KPI

Ces quatre termes sont souvent employés indifféremment, ce qui crée de la confusion dans les chartes et les rapports d'avancement. Ils forment une chaîne : l'objectif est la destination, les critères de succès définissent l'arrivée, les FCS sont les conditions nécessaires en chemin, et les KPI indiquent si ces conditions sont tenues.

FCS vs KPI

La façon la plus simple de retenir la différence : un FCS est une condition, un KPI est une mesure. Les FCS sont généralement qualitatifs et peu nombreux ; les KPI sont quantitatifs et peuvent être nombreux. Chaque FCS doit être relié à un ou deux KPI pour que vous puissiez voir tôt quand il commence à fléchir.

Les critères de succès et les FCS diffèrent aussi dans le temps. Les critères de succès sont évalués principalement à la fin du projet ou après ; les FCS demandent de l'attention dès l'initialisation.

Pourquoi les facteurs clés de succès sont importants

• La concentration. Une courte liste de FCS indique à l'équipe et au commanditaire où l'attention compte le plus lorsque le temps et l'argent sont limités.
• Une alerte précoce. Comme les FCS sont des conditions, on peut les voir s'affaiblir bien avant que le calendrier ou le budget ne révèle un problème. Un commanditaire qui cesse d'assister aux réunions est un signal précoce.
• Une meilleure gouvernance. Les FCS donnent aux comités de pilotage un élément concret à examiner au-delà du pourcentage d'avancement. Consultez notre guide de la gouvernance de projet.
• Une compréhension partagée. Convenir des FCS avec les parties prenantes dès le départ fait émerger des hypothèses et des dépendances qui, sinon, apparaîtraient plus tard sous forme de conflits.
• Des enseignements pour l'avenir. Comparer les FCS d'un projet à l'autre montre quelles conditions votre organisation peine régulièrement à réunir.

Les FCS sont étroitement liés à la gestion des risques. Un risque est quelque chose qui *pourrait* arriver ; un FCS est quelque chose qui *doit* arriver. Si un FCS est incertain, cette incertitude a sa place dans votre registre des risques avec un responsable et une réponse.

Types de facteurs clés de succès

Rockart a identifié quatre sources de FCS pour les organisations. Elles vous aident encore à réfléchir largement avant de resserrer :

Pour les projets individuels, il est souvent plus pratique de regrouper les FCS selon leur origine :

• Personnes : compétence et autorité du chef de projet, compétences et stabilité de l'équipe, engagement des parties prenantes.
• Organisation : parrainage, financement, alignement sur la stratégie, rapidité de décision.
• Processus : périmètre clair, planification réaliste, maîtrise des changements, suivi et communication.
• Externe : fournisseurs, régulateurs, clients, calendrier du marché.

Facteurs clés de succès courants des projets

Les FCS exacts dépendent de votre projet, mais les mêmes thèmes reviennent sans cesse, dans la pratique comme dans la recherche. Utilisez cette liste comme point de départ, pas comme une check-list à recopier.

Ce que dit la recherche

La recherche en gestion de projet étudie les facteurs de succès depuis des décennies, et ses conclusions sont remarquablement constantes. Les travaux très cités de Jeffrey Pinto et Dennis Slevin à la fin des années 1980 ont identifié dix facteurs critiques pour la mise en œuvre d'un projet : la mission du projet, le soutien de la direction, le calendrier et les plans, la consultation du client, le personnel, les tâches techniques, l'acceptation par le client, le suivi et les retours, la communication et la résolution des problèmes. Leur article de 1988 dans le Project Management Journal du PMI montrait aussi que l'importance relative de ces facteurs évolue au fil du cycle de vie du projet.

Une communication de Seweryn Spalek présentée en 2005 lors d'un PMI Global Congress interrogeait des chefs de projet expérimentés sur 61 facteurs. Les facteurs jugés les plus influents se regroupaient ainsi : un chef de projet compétent, formellement nommé et doté d'une réelle autorité ; un objectif de projet défini de façon claire et mesurable ; une équipe expérimentée et compétente ; et le soutien de la direction.

L'enseignement pour les praticiens est que la plupart des FCS concernent les personnes et l'organisation, et non les outils ou les techniques. Les méthodes comptent, mais elles sauvent rarement un projet sans objectif clair ni commanditaire engagé.

Exemples de facteurs clés de succès par type de projet

Voici des FCS types pour différents genres de projets. Chacun est formulé comme une condition vérifiable.

Notez qu'aucun de ces éléments n'est une tâche comme « rédiger le plan de tests ». Ce sont les conditions qui permettent aux tâches de réussir. Pour des recommandations propres à votre secteur, consultez nos guides de gestion de projet par secteur.

Comment identifier les facteurs clés de succès

Identifiez les FCS pendant l'initialisation, idéalement en rédigeant la charte de projet, puis affinez-les pendant la planification.

1. Partez des objectifs. Relisez le dossier d'investissement, la charte et les objectifs. On ne peut pas trouver les conditions du succès sans savoir ce que signifie le succès.
2. Demandez-vous ce qui doit bien se passer. Avec le commanditaire et les principales parties prenantes, demandez pour chaque objectif : qu'est-ce qui doit être vrai pour que nous l'atteignions ? Consignez toutes les réponses.
3. Examinez les projets passés. Relecture retour d'expérience de travaux similaires. Quelles conditions étaient présentes sur les projets réussis et absentes sur les projets en difficulté ?
4. Passez en revue les quatre sources. Parcourez les facteurs sectoriels, environnementaux, stratégiques et conjoncturels, ainsi que les personnes, l'organisation, les processus et l'externe, pour ne manquer aucune catégorie.
5. Filtrez sans concession. Pour chaque candidat, demandez-vous : s'il manquait, le projet échouerait-il très probablement ? Ne gardez que les réponses clairement positives. Visez trois à six.
6. Attribuez un responsable et des indicateurs. Attribuez à chaque FCS un responsable nommé et un ou deux KPI avec des cibles ou des seuils d'alerte.
7. Validez-les et consignez-les. Confirmez la liste avec le commanditaire et consignez-la dans la charte ou le plan de management de projet.

Comment mesurer et suivre les FCS

Un FCS que personne ne regarde après la réunion de lancement n'a aucune valeur. Reliez chacun à des indicateurs et intégrez-les à votre reporting régulier.

• Rendez compte des FCS dans votre rapport d'avancement. Ajoutez une courte section FCS avec une évaluation rouge, orange ou verte et un commentaire. Consultez notre guide du rapport d'avancement de projet.
• Faites le point aux jalons de phase. Vérifiez chaque FCS avant d'approuver la phase suivante, et arrêtez ou replanifiez si une condition critique ne peut pas être remplie.
• Utilisez un tableau de bord. Un logiciel de gestion de projet peut afficher automatiquement les KPI associés. Des outils comme Wrike proposent des tableaux de bord et rapports personnalisés bien adaptés à cet usage ; comparez les options dans notre guide des logiciels de gestion de projet.
• Transformez les menaces en risques. Lorsqu'un FCS paraît fragile, consignez-le comme un risque avec un responsable et une réponse.

Si votre organisation utilise déjà des objectifs et résultats clés, un modèle d'OKR est un endroit pratique pour suivre les indicateurs des FCS à côté des objectifs qu'ils servent. Les équipes agiles peuvent aussi relier les FCS à leurs mesures de livraison ; voir Indicateurs et KPI agiles.

Les FCS tout au long du cycle de vie du projet

Les recherches de Pinto et Slevin ont montré que des facteurs différents comptent davantage à différentes étapes. En pratique, l'accent se déplace ainsi :

Passez vos FCS en revue au début de chaque phase du projet. Un facteur facile à satisfaire pendant la planification, comme la disponibilité de l'équipe, peut devenir critique pendant l'exécution, lorsque d'autres projets se disputent les mêmes personnes.

Exemple détaillé : déploiement d'un CRM

Une entreprise de taille moyenne prévoit de remplacer ses feuilles de calcul par un CRM pour une équipe commerciale de 60 personnes. L'objectif est que toute l'activité commerciale soit gérée dans le CRM d'ici six mois, l'amélioration de la précision des prévisions constituant un critère de succès.

Le chef de projet anime un atelier avec le commanditaire (le directeur commercial), le responsable informatique et deux responsables commerciaux. Ils listent quatorze facteurs candidats et les réduisent à cinq FCS :

Les FCS figurent dans la charte et apparaissent sous forme d'un court tableau rouge, orange et vert dans chaque rapport d'avancement bimensuel. Lorsque le KPI de formation passe à l'orange trois semaines avant la mise en service, l'équipe ajoute des sessions au lieu de découvrir la lacune après le lancement.

Erreurs courantes avec les facteurs clés de succès

• En lister trop. Vingt facteurs « critiques » diluent l'attention. Gardez une liste courte et déplacez le reste vers le registre des risques ou le plan.
• Confondre FCS et tâches ou livrables. « Réaliser la formation des utilisateurs » est une tâche ; « les utilisateurs maîtrisent le nouveau système avant la mise en service » est une condition.
• Confondre FCS et critères de succès. « Dans les délais et le budget » décrit le résultat, pas ce qui le rend possible.
• Aucun responsable. Un FCS sans responsable devient l'affaire de tous et le travail de personne.
• Aucune mesure. Sans au moins un indicateur, vous ne découvrirez l'absence d'un FCS que lorsqu'il sera trop tard.
• Les définir puis les oublier. Des FCS rédigés au lancement et jamais revus n'offrent aucune alerte précoce.
• Ignorer les facteurs organisationnels. Il peut être inconfortable de citer le parrainage ou la rapidité de décision comme FCS, mais ce sont souvent les plus importants.

Beaucoup de ces problèmes se manifestent aussi sous forme de dérive du périmètre et d'une faible gestion des parties prenantes ; traiter correctement les FCS tend donc à renforcer l'ensemble du projet.

Prochaines étapes

Commencez par rédiger des objectifs clairs, car tous les FCS en dépendent.

Consignez ensuite vos FCS là où votre commanditaire les verra. Une modèle de charte de projet vous offre une structure prête à l'emploi.

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Questions fréquentes