Руководство по управлению проектами · Стоимость и ресурсы
Распределение ресурсов в управлении проектами: шаги и примеры
Распределение ресурсов — это процесс назначения нужных людей, оборудования и материалов на конкретные задачи проекта на определённые периоды. Хорошее распределение гарантирует, что у каждой задачи есть необходимые навыки и время и никто не перегружен.
Главное
- Распределение ресурсов назначает конкретные ресурсы на задачи на определённые периоды.
- Сравнивайте потребность с реальной доступностью, а не с полной рабочей неделей.
- В первую очередь обеспечьте людьми задачи на критическом пути и задачи, требующие дефицитных навыков.
- Устраните перегрузку до публикации и пересматривайте план еженедельно.
Что охватывает распределение ресурсов
Распределение находится между выявлением ресурсы проекта и отслеживание их использования. Оно отвечает на три вопроса по каждой задаче: кто или что будет её выполнять, сколько своего времени для неё нужно и когда.
- Люди: конкретные участники команды, специалисты и подрядчики.
- Оборудование: техника, тестовые устройства, транспорт, среды.
- Материалы и помещения: комплектующие, залы, лаборатории.
- Бюджет: деньги, которыми оплачивается всё перечисленное; см. бюджет проекта.
Как распределить ресурсы: пошагово
- Разбейте работу на задачи с помощью иерархической структуры работ.
- Оцените трудозатраты и навыки, нужные для каждой задачи; см. оценка трудозатрат.
- Перечислите доступные ресурсы с их навыками, ставками и доступностью (календарь ресурса).
- Сопоставьте ресурсы с задачами, начиная с задач на критический путь и задач, требующих дефицитных навыков.
- Проверьте нагрузку на каждого человека по неделям и найдите перегрузку.
- Разрешайте конфликты, перенося некритичную работу, используя резерв времени или применяя выравнивание ресурсов.
- Опубликуйте распределение, согласуйте его с руководителями ресурсов и пересматривайте как минимум еженедельно.
Разбор примера: распределение на одну неделю
В небольшой команде два разработчика и один тестировщик. Ана работает на проекте полный день (40 часов). Бен делит время с другим проектом и выделяет 20 часов. Тестировщица Хлоя выделяет 40 часов. Запланированная на неделю работа приведена ниже.
| Задача | Навык | Трудозатраты (часы) | Первоначальное распределение |
|---|---|---|---|
| Разработка API | Разработчик | 50 | Ана 40 ч, Бен 10 ч |
| Разработка пользовательского интерфейса | Разработчик | 30 | Бен 20 ч, 10 ч не распределены |
| Написание и выполнение тестов | Тестировщик | 30 | Хлоя 30 ч |
Потребность в разработчиках — 80 часов при доступных 60 часах, то есть не хватает 20 часов. Потребность в тестировании — 30 из 40 часов, свободно 10. У руководителя проекта четыре реалистичных варианта:
- Перенести часть работ по пользовательскому интерфейсу на следующую неделю, если у них есть резерв времени.
- Попросить другой проект Бена выделить на этой неделе ещё 10 часов (и смириться с нехваткой оставшихся 10 часов).
- Передать простые задачи по интерфейсу Хлое, если у неё есть нужные навыки, используя её свободные 10 часов.
- Привлечь подрядчика на 20 часов: это увеличит затраты, но сохранит срок.
Если отложить 10 часов некритичной работы по интерфейсу и передать 10 часов простых проверок интерфейса Хлое, загрузка каждого составит не более 100% без изменения даты окончания.
Сравнение методов распределения
| Метод | Как это работает | Лучше всего для |
|---|---|---|
| Сначала навыки | Назначать человека с наиболее подходящими навыками | Специализированные задачи или задачи с высоким риском |
| Сначала доступность | Назначать того, кто освободится раньше всех | Рутинные задачи, которые могут выполнить многие |
| Сначала критический путь | Сначала обеспечить людьми критичные задачи | Проекты с жёсткими сроками |
| Сначала стоимость | Использовать самый дешёвый подходящий ресурс | Проекты с фиксированным бюджетом |
| Вытягивание (Agile) | Участники команды берут следующий элемент по приоритету | Самоорганизующиеся команды; см. планирование мощностей в Agile |
Типичные ошибки
- Люди загружаются на 100% рабочей недели без учёта совещаний, административной работы и поддержки.
- Планирование по обобщённым ролям («разработчик») вместо конкретных людей, что скрывает реальные конфликты.
- Забывают об отпусках, неполной занятости и обязательствах перед другими проектами.
- Один и тот же эксперт назначается на несколько критичных задач одновременно.
- План не обновляют после начала работ.
Полезные инструменты
Таблицы подходят небольшим командам, но когда несколько проектов используют одних и тех же людей, инструмент с представлением загрузки экономит время. Многие инструменты из нашего ПО для управления проектами показывают диаграмму нагрузки по каждому человеку; сравните варианты на нашей странице странице сравнения инструментов.
Бесплатные шаблоны по этой теме
Частые вопросы
Что такое распределение ресурсов в управлении проектами?
Это назначение конкретных людей, оборудования и материалов на задачи проекта на определённые периоды, чтобы работа была выполнена в срок и в рамках бюджета.
Почему распределение ресурсов важно?
Без него одни люди перегружены, другие простаивают, задачи ждут недостающих навыков, а сроки и бюджет срываются.
Чем распределение ресурсов отличается от выравнивания ресурсов?
Распределение назначает ресурсы на задачи; выравнивание ресурсов затем корректирует расписание, чтобы устранить возникшую перегрузку.
Что такое перегрузка ресурсов при их распределении?
Ресурс перегружен, когда объём назначенной ему работы за период превышает его доступные часы, например 50 часов задач при 40-часовой неделе.
Как эффективно распределять ресурсы?
Оцените трудозатраты, перечислите доступные навыки и часы, в первую очередь обеспечьте людьми критичные задачи и задачи с дефицитными навыками, проверьте нагрузку каждого и разрешите конфликты до публикации плана.
Что такое календарь ресурса при распределении ресурсов?
Календарь, показывающий, когда доступен каждый ресурс, с учётом рабочих часов, праздников, смен и обязательств в других местах.
Как распределять ресурсы, общие для нескольких проектов?
Согласуйте распределение с руководителями ресурсов или линейными руководителями, зафиксируйте его в общем представлении и используйте планирование мощностей , чтобы видеть общую потребность по всем проектам.
Нужно ли загружать людей на 100%?
Редко. Большинство людей каждую неделю тратят часть времени на совещания, почту и поддержку, поэтому загрузка проектом на 70–80% — более реалистичная цифра для планирования.
Что такое распределение ресурсов в Agile?
Agile-команды обычно остаются стабильными и распределяют работу, а не людей: в каждом спринте или итерации команда берёт приоритетные элементы в пределах своей пропускной способности.
Какие инструменты помогают распределять ресурсы?
Большинство современных инструменты управления проектами имеют представления загрузки или ресурсов; таблицы подходят очень небольшим командам.
Кто отвечает за распределение ресурсов?
Его планирует руководитель проекта, но в матричных организациях функциональные руководители или руководители ресурсов должны согласиться выделить нужных людей.