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Projektmanagement-Tools · Vergleich

vs.

Wrike vs. Notion: Was ist besser für Projektmanagement?

Wrike vs. Notion vergleicht eine spezialisierte Work-Management-Plattform mit einem flexiblen, dokumentenorientierten Arbeitsbereich. Notion ist hervorragend für Wikis, Spezifikationen und schlanke Projektverfolgung, die Sie selbst gestalten; Wrike bietet fertiges Projektmanagement mit Gantt-Terminplanung, Auslastungsansichten, Anfrageeingang, Freigaben und projektübergreifendem Reporting. In unserem Test erzielt Wrike 9,4/10 und Notion 8,0/10: Wählen Sie Notion, wenn Wissen und Flexibilität am wichtigsten sind, und Wrike, wenn es auf strukturierte Lieferung über viele Projekte ankommt.

Das Wichtigste in Kürze

Kurzes Fazit

Notion ist die bessere Wahl, wenn Ihre Arbeit überwiegend schriftlich ist: Produktspezifikationen, Besprechungsnotizen, Wikis, Redaktionskalender und schlanke Projekt-Boards, die damit verknüpft sind. Es ist flexibel, angenehm zu nutzen und preiswert und eignet sich für kleine und mittlere Teams, die gern ihr eigenes System gestalten. Seine Grenzen zeigen sich, wenn sich Projekte vervielfachen: Es gibt keine native Zeiterfassung oder Ressourcenverwaltung, die Zeitachse hat keinen kritischen Pfad und keine Baselines, und Reporting muss von Hand aufgebaut werden.

Wrike ist die bessere Wahl, wenn die Lieferung selbst die Herausforderung ist: viele Projekte gleichzeitig, mehrere Abteilungen oder Kunden, eingehende Anfragen, Freigaben und Führungskräfte, die Auslastung und Status sehen müssen, ohne nachzufragen. Es braucht länger für Einrichtung und Einarbeitung und ist kein Wiki, bietet aber die Projektsteuerung, die Sie in Notion selbst aufbauen müssen. Diese Tiefe ist der Grund, warum Wrike auf Platz 1 liegt in unserem Top 10 der Projektmanagement-Tools.

Wrike vs. Notion auf einen Blick

Die folgende Tabelle fasst unsere Bewertungen, den besten Einsatzzweck jedes Tools und die Preisgestaltung zusammen. Die Bewertungen sind unsere redaktionellen Bewertungen von 10.

WrikeNotion
Unsere Bewertung9.4/108.0/10
Am besten fürWachsende Teams und Unternehmen, die eine Plattform für Projekte, Ressourcen, Portfolios, Freigaben und Reporting suchenTeams, die Dokumente, Wikis und schlanke Projektverfolgung in einem flexiblen Arbeitsbereich wollen
EinstiegspreisKostenlos; kostenpflichtig ab $10/Nutzer/MonatKostenlos; kostenpflichtig ab $10/Mitglied/Monat
Kostenloser PlanJaJa
Kostenlose Testversion14 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte erforderlichKostenloser Tarif verfügbar
AnbieterWrike, Inc.Notion Labs, Inc.

Was ist Wrike?

Wrike ist eine cloudbasierte Plattform für Arbeits- und Projektmanagement für Teams von einer Handvoll Personen bis hin zu großen Unternehmen. Die Arbeit ist in Spaces, Ordnern, Projekten und Aufgaben mit benutzerdefinierten Status und Feldern organisiert, und dieselben Elemente lassen sich als Liste, Board, Tabelle, Gantt-Diagramm, Kalender oder Dashboard anzeigen.

Seine Stärke ist die operative Seite der Projektlieferung: Anfrageformulare, die Arbeit erzeugen und weiterleiten, individuelle Workflows für jedes Team, Proofing und Freigaben, Auslastungs- und Kapazitätsplanung, Portfolioansichten und Reporting, dazu KI und Automatisierung.

Was ist Notion?

Notion ist ein vernetzter Arbeitsbereich aus Seiten und Datenbanken. Jede Seite besteht aus Blöcken, und jede Seite kann eine Datenbank enthalten, deren Elemente Eigenschaften wie Status, Verantwortlicher und Termine haben. Projektmanagement in Notion beruht auf diesen Datenbanken, die als Tabellen, Boards, Zeitachsen, Kalender oder Diagramme angezeigt und über Relationen und Rollups miteinander verknüpft werden.

Teams nutzen Notion für Wikis, Spezifikationen, Besprechungsnotizen, Roadmaps, Sprint-Boards und Anfrageformulare, wobei Notion AI, Notion Agent und Custom Agents KI-Unterstützung ergänzen. Es ist weder eine To-do-App noch eine klassische Projektsuite, sondern ein Satz von Bausteinen, aus dem ein Projektsystem werden kann. Unser Notion-Testbericht behandelt es ausführlich.

Die wichtigsten Unterschiede zwischen Wrike und Notion

WrikeNotion
AnsatzSpezialisierte Work-Management-Plattform, auf Ihren Prozess konfiguriertDokumentenorientierter Arbeitsbereich; Sie bauen das Projektsystem aus Datenbanken
Passt am besten zuLieferung über mehrere Projekte, Abteilungen und KundenWissensintensive Teams mit schlanken bis mittelgroßen Projekten
EinstiegspreisKostenloser Tarif; Team $10/Nutzer/Monat (jährlich)Kostenloser Tarif; Plus $10/Mitglied/Monat (jährlich)
TerminplanungInteraktives Gantt mit Abhängigkeiten, kritischem Pfad und BaselinesZeitachsenansicht mit Abhängigkeiten; kein kritischer Pfad und keine Baselines
Ressourcen und ZeitAuslastungsansichten und Zeiterfassung; erweiterte Kapazitätsplanung in PinnacleKeine native Zeiterfassung oder Auslastungsansicht
Dokumente und WikisAufgaben- und Projektbeschreibungen und Dateien; Whiteboards als Add-onKernstärke: verschachtelte Seiten, Wikis, verifizierte Seiten
Eingang und FreigabenAnfrageformulare mit bedingter Logik; Proofing und FreigabenFormulare in Datenbanken (bedingte Logik in Business); kein Proofing
ReportingFertige Dashboards; erweitertes Reporting und BI in den obersten StufenDiagramme und gefilterte Ansichten, die Sie selbst zusammenstellen
KIAI Essentials ab Team; AI Elite (Copilot, Agenten) ab BusinessNotion AI ab Business; Custom Agents über kostenpflichtige Credits

Vereinfacht gesagt: In Notion denken und dokumentieren Teams, in Wrike planen, verteilen und verfolgen sie die Lieferung.

Projektplanung und Terminplanung

Gantt-Diagramme und Zeitachsen

Die interaktiven Gantt-Diagramme beginnen mit dem Team-Tarif. Sie unterstützen alle vier Abhängigkeitstypen mit Vorlauf und Verzögerung, automatische Umplanung, Meilensteine, den kritischen Pfad, Puffer und Baselines für den Plan-Ist-Vergleich. Genau das braucht terminorientierte Arbeit wie Produkteinführungen, Veranstaltungen und Kundenprogramme.

Die Zeitachsenansicht von Notion stellt Datenbankelemente mit Zeiträumen in einem Gantt-artigen Diagramm dar. Sie können Elemente ziehen, um Termine zu ändern, und Notion hebt Abhängigkeiten hervor, damit Teams blockierte Arbeit erkennen. Das funktioniert gut für Roadmaps und übergeordnete Pläne, doch die Dokumentation von Notion beschreibt keinen kritischen Pfad, keine Baselines und keinen Vorlauf oder Verzug, sodass komplexe Terminpläne schwerer zu steuern sind.

Sprints und Kanban

Beide Tools bieten Kanban-artige Boards in jedem Tarif, auch in Free. Notion kann einer Aufgabendatenbank Sprints hinzufügen, mit Sprint-Board, Sprint-Planung und Backlog-Ansichten, Sprints von einer bis acht Wochen und automatischer Übertragung unerledigter Arbeit. Wrike unterstützt agile Boards, Sprints und individuelle Workflows, und seine KI-Agenten können routinemäßige Sprint-Abläufe übernehmen. Keines ersetzt einen spezialisierten Engineering-Tracker, doch beide decken die Grundlagen ab von Sprint Planning; Wrike erzielt in unserer Agile-Kategorie eine höhere Bewertung (8/10 vs. 6/10).

Dokumente, Wikis und Wissensmanagement

Das ist das Heimspiel von Notion. Seiten sind schnell geschrieben, leicht zu verschachteln und können Datenbanken, Dateien, Designs und Code einbetten; Wikis bündeln sie zu einer durchsuchbaren Wissensdatenbank, und Business ergänzt verifizierte Seiten. Da jedes Datenbankelement selbst eine Seite ist, kann eine Aufgabe ihr vollständiges Briefing, Entscheidungen und Diskussionen enthalten, sodass die Begründung der Arbeit direkt neben der Arbeit bleibt.

Wrike speichert Briefings in Aufgaben- und Projektbeschreibungen, angehängten Dateien und Kommentaren und bietet Wrike Whiteboard als Add-on für $15 pro Nutzer/Monat. Das reicht für den Projektkontext, doch Wrike ist nicht als Unternehmenswiki konzipiert, weshalb unsere Funktionstabelle seine Unterstützung für Dokumente und Wiki als „Teilweise“ kennzeichnet. Wenn Sie Wrike nutzen, führen Sie für jedes Projekt eine einfache Projektbriefing-Vorlage und verlinken Sie längere Dokumentation aus dem Projekt heraus.

Ressourcenmanagement, Zeiterfassung und Portfolios

Dies ist der deutlichste Unterschied zwischen den beiden Tools. Wrike zeigt Auslastung und Kapazität über Projekte hinweg: wer woran arbeitet, wie viel Aufwand zugeteilt ist und wer überlastet ist, unter Berücksichtigung von Arbeitszeiten und Feiertagen, dazu Zeiterfassung mit genehmigten Stundenzetteln. Pinnacle ergänzt erweiterte Ressourcen- und Kapazitätsplanung, Budgetierung und Finanz-Tracking, und Portfolioansichten ermöglichen es einem PMO , Status und Risiken über alle Projekte hinweg zu sehen.

Notion hat keine native Zeiterfassung, Auslastungsansicht oder Ressourcenplanung. Teams behelfen sich mit Zahleneigenschaften für Schätzungen, Rollups und Zeiterfassungs-Integrationen von Drittanbietern, was für kleine Teams funktioniert, im großen Maßstab aber fragil wird.

Wir bewerten Wrike mit 10/10 und Notion mit 5/10 für Planung und Ressourcenverwaltung. Für Agenturen, die Stunden abrechnen, Dienstleistungsunternehmen und alle, die Kapazitätsplanung oder Ressourcenzuweisungbetreiben, entscheidet dies meist den Vergleich.

Zusammenarbeit, Anfrageeingang und Freigaben

Wir bewerten beide Tools mit 9/10 für Zusammenarbeit, doch sie unterstützen Zusammenarbeit unterschiedlich. Notion is built for real-time co-editing: several people can work on a page at once, comment on any block, @mention colleagues and pages, and invite guests to specific pages (10 on Free, unlimited from Plus). On Capterra, its collaborative workspace is one of the most positively reviewed themes.

Wrike focuses collaboration on the work item: comments, @mentions, files, activity streams, approvals with named approvers and proofing of images, videos and documents. Request forms with conditional logic create complete, routed tasks, and external forms let clients submit work through a link. Notion forms also send responses straight into a database, but conditional logic needs Business, and there is no built-in proofing.

Für Marketing-, Kreativ- und Agenturteams , die von Briefings, Reviews und Abnahmen leben, sind die Freigaben und der Anfrageeingang von Wrike ein praktischer Vorteil. Unsere kostenlose Vorlage für Arbeitsanfragen zeigt, was ein gutes Eingangsformular erfassen sollte, unabhängig vom gewählten Tool.

Automatisierung und KI

Automation

Die Regel-Engine von Wrike reagiert auf Statusänderungen, Formulareinsendungen und Termine, indem sie Personen zuweist, Status ändert, Unteraufgaben erstellt oder Teams benachrichtigt; Wrike Integrate (ein Add-on, in Apex enthalten) erweitert die Automatisierung auf andere Systeme. Die Datenbankautomatisierungen von Notion laufen, wenn eine Seite hinzugefügt wird, sich eine Eigenschaft ändert oder ein Zeitplan auslöst, und können Seiten bearbeiten, Benachrichtigungen senden, in Slack posten, Gmail-E-Mails senden und Webhooks aufrufen. Sie erfordern einen kostenpflichtigen Tarif und sind bei mehrstufiger Logik einfacher als die von Wrike.

KI

Wrike enthält AI Essentials ab dem Team-Tarif: Erstellung und Bearbeitung von Inhalten, Zusammenfassungen von Kommentaren, Erstellung von Formularen und Regeln in natürlicher Sprache, KI-Highlights und Priorisierung im mobilen Posteingang. Ab Business schaltet ein gemeinsames monatliches Kontingent an AI Elite Aktionen Wrike Copilot, KI-Dashboard-Widgets, KI-Agenten und den Whiteboard-Assistenten frei, mit größeren Kontingenten in Pinnacle und Apex.

Notion AI, einschließlich Notion Agent, AI Meeting Notes und Enterprise Search, ist in Business und Enterprise enthalten; Free und Plus erhalten eine begrenzte Testversion. Seit dem 4. Mai 2026 laufen Custom Agents über Notion-Credits, ein kostenpflichtiges Add-on für Business und Enterprise. Die KI von Notion ist besonders gut beim Schreiben, bei Besprechungsnotizen und bei der Suche über verbundene Apps; die von Wrike konzentriert sich stärker auf Projektabläufe wie die Sichtung von Anfragen, Risikoprüfungen und Portfolio-Reporting.

Unabhängig von Ihrer Wahl verbrauchen KI-Agenten in beiden Tools bei jedem Lauf Nutzungskontingente; planen Sie das Budget dafür ein, bevor Sie sie breit einführen. Unser Leitfaden zu KI-Tools für das Projektmanagement vergleicht, wie Anbieter KI paketieren.

Reporting und Dashboards

Wrike enthält ab dem Team-Tarif teilbare Dashboards mit Widgets für Aufgaben nach Status, überfällige Arbeit, Auslastung und Projektfortschritt sowie projektübergreifende Berichte. Pinnacle und Apex ergänzen erweitertes Reporting und BI über Portfolios, Ressourcen und Finanzen.

Notion baut Reporting aus Datenbankansichten, Formeln, Rollups und Diagrammen auf (ein Diagramm in Free, unbegrenzt ab Plus), und Business ergänzt Seitenanalysen. Eine gut gebaute Dashboard-Seite kann Projekte nach Status und überfällige Aufgaben nach Verantwortlichem zeigen, doch es gibt keine fertigen Portfolio-, Auslastungs- oder Burndown-Berichte, sodass jemand sie aufbauen und pflegen muss. Wenn die Führung einheitliches Reporting über viele Projekte braucht, lesen Sie unseren Leitfaden zu Steuerung mehrerer Projekte , um zu erfahren, was dieses Reporting zeigen sollte.

Bedienbarkeit und Einrichtung

Wir bewerten beide Tools mit 7/10 für Bedienbarkeit, aus gegensätzlichen Gründen. Notion ist leicht zu beginnen: Seiten schreiben und Aufgaben abhaken dauert Minuten. Die Lernkurve kommt, wenn Sie ein Projektsystem mit Relationen, Rollups, Formeln und Automatisierungen aufbauen, und G2-Nutzer nennen eine steile Lernkurve bei fortgeschrittenen Setups unter den Hauptnachteilen. Ein leerer Arbeitsbereich ist für manche Teams befreiend und für andere lähmend, und Arbeitsbereiche können ohne klare Verantwortliche ausufern. Die Leistung ist die beständigste Beschwerde auf Capterra, besonders bei sehr großen Datenbanken.

Wrike bietet gebrauchsfertige Projektmanagementfunktionen, sodass Sie konfigurieren statt bauen. Einfaches Aufgabenmanagement ist schnell erlernt, doch Spaces, Workflows, benutzerdefinierte Felder, Anfrageformulare und Dashboards zu gestalten braucht Zeit, und die Oberfläche ist dichter. Die Lernkurve ist die häufigste Beschwerde in Wrike-Bewertungen; planen Sie daher einen Administrator und etwas Onboarding ein.

Integrationen

Das Verzeichnis von Wrike listet rund 60 Integrationen, darunter Microsoft Teams, Slack, Salesforce, Google Sheets, Power BI, Tableau und Miro, mit Konnektoren für ChatGPT und Microsoft Copilot und einer offenen API. Wrike Sync (basierend auf Unito) bietet bidirektionale Synchronisation mit 22 Systemen, darunter Jira, GitHub, HubSpot und Airtable, und Wrike Integrate automatisiert Workflows über Cloud- und On-Premises-Systeme hinweg; beide sind außerhalb von Apex Add-ons.

Die Integrationen von Notion sind stark darin, Kontext in Seiten zu holen: Verbindungen zu Slack und Google Drive ab Plus, Premium-Verbindungen wie GitHub und Asana in Business sowie in Seiten eingebettete Jira-Issues, Figma-Designs und GitHub-Pull-Requests. Eine öffentliche API unterstützt individuelle Integrationen. Tiefe bidirektionale Projektsynchronisation ist begrenzter als in Wrike.

Sicherheit und Administration

Laut der Sicherheitsseite von Notion verfügt es über eine SOC-2-Type-2-Testierung sowie die Zertifizierungen ISO 27001, 27017, 27018 und 27701 und bietet ein HIPAA Business Associate Agreement. SAML-SSO, private Teamspaces und granulare Datenbankberechtigungen beginnen mit Business; SCIM, das Audit-Log, erweiterte Sicherheitskontrollen und Zero Data Retention bei KI-Anbietern sind Enterprise-Funktionen. Notion gibt an, keine KI-Modelle mit Kundeninhalten zu trainieren.

Wrike bietet granulare Berechtigungen, anpassbare Nutzertypen (Vollzugriff, Collaborator und nur Lesen), gesperrte Spaces, Admin-Steuerung und Single Sign-on in höheren Stufen. Seine Website zeigt Compliance-Siegel von AICPA, BSI und CSA STAR, und Wrike Lock, ein Add-on, ermöglicht es Ihnen, die Schlüssel zur Verschlüsselung Ihrer Daten selbst zu verwalten. Prüfen Sie bei beiden Anbietern während der Beschaffung die aktuellen Zertifizierungen und deren Geltungsbereich.

Preise im Vergleich

Beide Tools haben einen kostenlosen Tarif und kostenpflichtige Tarife pro Nutzer. Das folgende Widget zeigt sie nebeneinander; der Text darunter gibt die Preisseiten der Anbieter so wieder, wie wir sie am 7. Oktober 2026 geprüft haben.

WrikeNotion
PläneFree: $0
Team: $10/Nutzer/Monat (jährlich)
Business: $25/Nutzer/Monat (jährlich)
Pinnacle: Vertrieb kontaktieren
Apex: Vertrieb kontaktieren
Free: $0
Plus: Ab $10/Mitglied/Monat
Business: Ab $20/Mitglied/Monat
Enterprise: Vertrieb kontaktieren

Geprüft am 5. Oktober 2026 auf den Preisseiten der Anbieter. Lesen Sie die vollständigen Aufschlüsselungen zu Wrike-Preise und Preise von Notion .

Wrike: Free ($0), Team ($10/Nutzer/Monat, 2 bis 15 Nutzer), Business ($25/Nutzer/Monat, 5 bis 200 Nutzer) sowie Pinnacle und Apex auf Anfrage, bei jährlicher Abrechnung; Business und höhere Tarife gibt es nur jährlich. Zu den Add-ons gehören Wrike Whiteboard ($15/Nutzer/Monat) sowie auf Anfrage Integrate, Sync, Lock und zusätzliche AI-Elite-Aktionen. Wrike bietet eine 14-tägige kostenlose Testphase ohne Kreditkarte.

Notion: Free ($0), Plus ($10/Mitglied/Monat), Business ($20/Mitglied/Monat) und Enterprise auf Anfrage, jeweils zum Jahrespreis; laut Notion spart die jährliche Abrechnung bis zu 20 %, und Einträge wie auf Capterra nennen Monatspreise von $12 für Plus und $24 für Business. Notion-Credits für Custom Agents sind ein zusätzliches Add-on für Business und Enterprise. Die Preisseite von Notion bewirbt keine Standard-Testphase der kostenpflichtigen Tarife; der Free-Tarif ist der wichtigste Weg, es auszuprobieren. Gäste sind kostenlos.

So sehen die Listenpreise für ein Team mit 10 Personen bei jährlicher Abrechnung aus:

Tarif (10 Nutzer)Monatliche KostenHinweise
Notion Plus$100Unbegrenzte Blöcke, Diagramme und Gäste; Notion AI nur als Testversion
Wrike Team$100Gantt-Diagramme, teilbare Dashboards, AI Essentials
Notion Business$200Notion AI, SAML-SSO, private Teamspaces; Credits für Custom Agents extra
Wrike Business$250Vorlagen, Standardintegrationen, AI-Elite-Kontingent (Copilot, Agenten)

Notion ist auf den meisten Stufen das günstigere Tool, weshalb es unsere Kategorie Preis-Leistung gewinnt (9/10 vs. 7/10). Wrike kostet mehr, enthält aber Projektsteuerung, die Notion-Nutzer oft separat kaufen, etwa Zeiterfassung, Ressourcenplanung oder ein Reporting-Tool. Beachten Sie, dass Wrike Team auf 15 Nutzer begrenzt ist; größere Teams sollten daher mit Business kalkulieren. Prüfen Sie die aktuellen Preise auf der Preisseite von Wrike und der Preisseite von Notion.

Funktionen im Vergleich

Ein Häkchen bedeutet, dass die Funktion in mindestens einem Tarif verfügbar ist; „Teilweise“ bedeutet, dass sie eingeschränkt oder tarifabhängig ist oder auf Behelfslösungen beruht.

FunktionWrikeNotion
Kostenloser Plan✓ Ja✓ Ja
Gantt / Zeitachse✓ Ja✓ Ja
Kanban-Boards✓ Ja✓ Ja
Zeiterfassung✓ Ja✕ Nein
Ressourcen- und Auslastungsmanagement✓ Ja✕ Nein
Portfoliomanagement✓ Ja◐ Teilweise
Dokumente & Wiki◐ Teilweise✓ Ja
Automatisierungen✓ Ja✓ Ja
Agile- / Sprint-Tools◐ Teilweise◐ Teilweise
Korrekturschleifen & Freigaben✓ Ja✕ Nein
Integrierte KI✓ Ja✓ Ja
Gast- / Kundenzugang✓ Ja✓ Ja
Pauschalpreis (nicht pro Nutzer)✕ Nein✕ Nein

Kategoriesieger

Wir bewerten jedes Tool in sieben Kategorien von 1 bis 10. Wrike gewinnt bei Funktionstiefe, Planung und Ressourcenverwaltung, Agile und Skalierbarkeit; Notion gewinnt bei Preis-Leistung; bei Bedienbarkeit und Zusammenarbeit herrscht Gleichstand.

KategorieWrikeNotionSieger
Benutzerfreundlichkeit7/107/10Unentschieden
Funktionstiefe10/108/10Wrike
Planung & Ressourcenmanagement10/105/10Wrike
Zusammenarbeit9/109/10Unentschieden
Agile & Softwareteams8/106/10Wrike
Preis-Leistungs-Verhältnis7/109/10Notion
Skalierbarkeit & Unternehmenstauglichkeit10/107/10Wrike

Der Abstand von 5 Punkten bei Planung und Ressourcenverwaltung ist der größte in diesem Vergleich und spiegelt das Fehlen nativer Zeiterfassungs-, Auslastungs- und Kapazitätswerkzeuge in Notion wider, nicht eine Schwäche bei der alltäglichen Aufgabenverfolgung.

Was Nutzer sagen

WrikeNotion
G24,2/5 (4.537 Bewertungen)4,6/5 (13.862 Bewertungen)
Capterra4,4/5 (3.041 Bewertungen)4,7/5 (2.834 Bewertungen)
Häufigstes Lob (G2)Zusammenarbeit im TeamBenutzerfreundlichkeit
Häufigste Kritik (G2)Steile LernkurveSteile Lernkurve bei fortgeschrittenen Setups

Notion hat die höhere Bewertung auf G2. Notion hat die höhere Bewertung auf Capterra. Rezensionen finden Sie auf G2 für Wrike, G2 für Notion, Capterra für Wrike und Capterra für Notion.

Notion hat auf beiden Plattformen die höheren Gesamtbewertungen. Auf Capterra wird es mit 4,7/5 aus 2.834 Bewertungen bewertet, mit Teilwerten von 4,4 für Bedienbarkeit und 4,6 für Funktionen und Preis-Leistung (geprüft am 7. Oktober 2026). Viele dieser Bewertungen beschreiben Notion als Notiz- und Wissenstool statt als Projektsystem; lesen Sie daher Bewertungen von Teams, die es so nutzen, wie Sie es vorhaben.

Notion-Rezensenten loben seine Flexibilität als All-in-one-Zentrale, die Zusammenarbeit in Echtzeit und die Integrationen; die häufigsten Beschwerden betreffen langsame Leistung bei großen Inhalten, begrenzte Offline-Nutzung und die mobile App. Wrike-Rezensenten loben zentralisierte Projekte, abteilungsübergreifende Transparenz, flexible Workflows und Dashboards; die häufigsten Beschwerden betreffen die Lernkurve, die dichte Oberfläche, die Preise für kleine Teams und die Menge an Benachrichtigungen. Wrike wird auf Capterra mit 4,4/5 aus 3.041 Bewertungen bewertet.

Welches sollten Sie wählen?

Wählen Sie Wrike, wenn …

  • PMOs und Professional-Services-Unternehmen, die viele Projekte und Ressourcen steuern
  • Marketing- und Kreativteams, die Korrekturabläufe und Anfrageerfassung benötigen
  • Organisationen, die mehrere Einzellösungen durch eine Plattform ersetzen
  • Ihnen einer der vollständigsten Funktionsumfänge der Kategorie wichtig ist

Wählen Sie Notion, wenn …

  • Start-ups und kleine Teams, die Dokumente und Aufgaben zusammen wollen
  • Produktteams, die Spezifikationen und Roadmaps verwalten
  • Ihnen hervorragende Dokumente und eine starke Wissensdatenbank wichtig sind

Einige typische Situationen:

  • Ein Start-up, das Wiki, Roadmap und Aufgaben-Board an einem Ort braucht: Notion, mit Plus oder Business.
  • Ein Produkt- oder Engineering-Team, das Spezifikationen schreibt und schlanke Sprints durchführt: Notion für Planung und Dokumentation; siehe Software-Projektmanagement.
  • Ein Marketing- oder Kreativteam mit vielen Anfragen, Reviews und Abnahmen: Wrike, wegen Anfrageformularen, Proofing und Freigaben; siehe Projektmanagement für Kreativteams.
  • Eine Agentur oder ein Dienstleistungsunternehmen, das Zeit und Kapazität über Kunden hinweg erfasst: Wrike.
  • Ein PMO, das die Lieferung über viele Projekte standardisiert: Wrike, wegen Portfolio-Dashboards, Baselines und Ressourcenplanung.
  • Ein kleines Team mit knappem Budget und einfachen Projekten: Notion oder der Free-Tarif von Wrike, wenn Sie erwarten, in strukturiertes Projektmanagement hineinzuwachsen.

Noch unentschlossen? Unser Leitfaden zum Thema So wählen Sie Projektmanagement-Software die Fragen, die Sie stellen sollten.

Ist Ihr Team Notion entwachsen?

Viele Teams beginnen mit Notion und bleiben zufrieden dabei. Diese Anzeichen deuten darauf hin, dass Ihre Projektarbeit eine spezialisierte Plattform wie Wrike braucht:

  • Führungskräfte können nicht sehen, wer überlastet ist, ohne einzeln nachzufragen.
  • Sie brauchen Zeiterfassung für die Abrechnung oder zur Schätzung künftiger Arbeit.
  • Verzögerungen bei einer Aufgabe sollen ihre Folgewirkung auf den Endtermin zeigen.
  • Anfragen kommen per Chat und E-Mail, und niemand ist für die Sichtung verantwortlich.
  • Projektübergreifende Statusberichte kosten jede Woche Stunden manueller Arbeit.
  • Es gibt mehrere halb gepflegte Projektdatenbanken, und niemand vertraut ihnen.
  • Kunden oder andere Abteilungen brauchen einen kontrollierten Weg, Arbeit zu prüfen und freizugeben.

Wenn zwei oder drei davon zutreffen, pilotieren Sie Wrike an einem echten Projekt und behalten Sie Notion für die Dokumentation.

Wrike und Notion zusammen nutzen

Wrike und Notion ergänzen sich oft, statt sich direkt zu ersetzen. Eine praktische Aufteilung ist, Notion als Wissensdatenbankfür Handbücher, Spezifikationen, Besprechungsnotizen und Entscheidungsprotokolle zu behalten und die Projektlieferung in Wrikefür Aufgaben, Zeitpläne, Anfragen, Freigaben, Auslastung und Reporting zu steuern. Verknüpfen Sie jedes Wrike-Projekt mit seiner Spezifikation in Notion und verlinken Sie von der Spezifikation zurück zum Wrike-Projekt.

Vereinbaren Sie eine einfache Regel, damit niemand für dasselbe an zwei Orten nachsehen muss, zum Beispiel „Alles mit einem Verantwortlichen und einem Fälligkeitsdatum gehört in Wrike“. Sie bezahlen zwei Tools; prüfen Sie also, dass jedes eine klare Aufgabe hat.

Wie Sie von Notion zu Wrike wechseln

  1. Schreiben Sie auf, was Notion für Sie nicht leistet, etwa Auslastung, Zeiterfassung, Anfrageeingang oder Reporting. Das werden Ihre Erfolgskriterien.
  2. Exportieren Sie Ihre Projektdatenbanken aus Notion als CSV. Behalten Sie die Dokumentation in Notion oder exportieren Sie Seiten separat, wenn Sie alles umziehen.
  3. Entwerfen Sie zuerst Ihre Wrike-Struktur: Spaces, eine Projektvorlage, Status und nur die benutzerdefinierten Felder, die Sie wirklich nutzen werden. Unsere Vorlage für einen Projekt-Tracker ist eine nützliche Checkliste.
  4. Importieren oder bauen Sie ein laufendes Projekt nach und führen Sie es während der 14-tägigen kostenlosen Testphase von Wrike mit den Personen durch, die es täglich nutzen werden.
  5. Richten Sie Anfrageformulare und Dashboards ein, damit Anfragende und Führungskräfte den Nutzen sofort sehen.
  6. Übertragen Sie die übrigen Projekte in Wellen, verknüpfen Sie jedes mit seiner Notion-Dokumentation und archivieren Sie die alten Notion-Datenbanken, damit es eine einzige verlässliche Quelle für die Lieferung gibt.

Der Wechsel von Wrike zu Notion funktioniert umgekehrt genauso: Wrike-Daten in eine Tabelle exportieren, Notion-Datenbanken und Relationen entwerfen, dann importieren und mit einem Projekt testen.

Alternativen, die Sie in Betracht ziehen sollten

Wenn sich keines der Tools richtig anfühlt, verbindet ClickUp Dokumente mit umfangreicherem integriertem Projektmanagement, Asana bietet spezialisiertes Aufgaben-, Ziel- und Portfoliomanagement mit weniger Einrichtung, und monday.com ist visuell und stark anpassbar.

Für breitere Auswahllisten siehe Wrike-Alternativen und Notion-Alternativen.

Häufig gestellte Fragen

Ist Wrike besser als Notion?

Für strukturiertes Projektmanagement ja: Wrike erzielt in unserem Test 9,4/10 gegenüber 8,0/10 für Notion und gewinnt bei Funktionstiefe, Planung und Ressourcenverwaltung, Agile und Skalierbarkeit. Notion gewinnt bei Preis-Leistung und ist die bessere Wahl für Dokumente, Wikis und schlanke Projektverfolgung.

Kann Notion Wrike ersetzen?

Für kleine Teams mit einfachen Projekten oft ja. Für Teams, die Zeiterfassung, Auslastungs- und Kapazitätsplanung, Terminplanung mit kritischem Pfad, Anfrageeingang mit Freigaben oder fertiges projektübergreifendes Reporting brauchen, kann Notion Wrike meist nicht ohne erheblichen individuellen Aufbau und Tools von Drittanbietern ersetzen.

Eignet sich Notion für Projektmanagement?

Ja, für schlanke bis mäßig komplexe Projekte. Notion bietet Aufgabendatenbanken, Boards, Zeitachsen, Sprints, Formulare und Automatisierungen, die mit Ihren Dokumenten verknüpft sind, doch es fehlen native Zeiterfassung, Ressourcenmanagement, Baselines und fertiges Portfolio-Reporting.

Was ist günstiger, Wrike oder Notion?

Notion ist meist günstiger. Beide beginnen bei $10 pro Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung (Wrike Team, Notion Plus), doch Notion Business kostet $20 gegenüber $25 für Wrike Business. Notion AI erfordert Business, während Wrike AI Essentials ab Team enthält (geprüft am 7. Oktober 2026).

Haben Wrike und Notion kostenlose Tarife?

Ja. Der Free-Tarif von Wrike enthält Aufgabenmanagement mit Board- und Tabellenansichten. Der Free-Tarif von Notion richtet sich an Einzelpersonen und begrenzt die Blöcke, sobald ein Arbeitsbereich zwei oder mehr Mitglieder hat. Wrike bietet außerdem eine 14-tägige kostenlose Testphase der kostenpflichtigen Tarife.

Hat Notion Gantt-Diagramme wie Wrike?

Notion hat eine Zeitachsenansicht, die wie ein einfaches Gantt-Diagramm funktioniert, mit Zeiträumen und Abhängigkeiten. Kritischen Pfad oder Baselines bietet es nicht, die interaktiven Gantt-Diagramme von Wrike dagegen schon.

Hat Notion Zeiterfassung oder Ressourcenmanagement?

Nein. Notion hat keine native Zeiterfassung, Auslastungsansicht oder Ressourcenplanung; Teams nutzen stattdessen Zahleneigenschaften, Rollups oder Integrationen von Drittanbietern. Wrike enthält Auslastungsansichten und Zeiterfassung, mit erweiterter Kapazitätsplanung in Pinnacle.

Was ist leichter zu erlernen, Wrike oder Notion?

Wir bewerten beide mit 7/10. Notion ist für den Einstieg einfacher, wird aber schwieriger, wenn Sie komplexe Datenbanken aufbauen; Wrike bietet fertige Projektfunktionen, braucht aber länger zur Konfiguration und hat eine dichtere Oberfläche.

Wer hat die bessere KI, Wrike oder Notion?

Sie setzen unterschiedliche Schwerpunkte. Notion AI ist stark beim Schreiben, bei Besprechungsnotizen und bei der Suche über verbundene Apps und ab Business enthalten. Wrike AI konzentriert sich auf Projektabläufe wie Zusammenfassungen, Sichtung von Anfragen, Risikoprüfungen und Portfolio-Reporting, mit AI Essentials ab Team sowie Copilot und Agenten ab Business.

Was ist besser für Start-ups?

Notion ist meist das bessere erste Tool für Start-ups, die Wiki, Roadmap und Aufgaben-Board an einem Ort wollen. Der Free- oder Team-Tarif von Wrike eignet sich für Start-ups, die bereits viele Kunden- oder teamübergreifende Projekte steuern.

Was ist besser für Agenturen und Marketingteams?

In den meisten Fällen Wrike. Seine Anfrageformulare, Proofing und Freigaben, Zeiterfassung und Auslastungsansichten passen zu Agentur- und Marketing-Workflows. Notion funktioniert gut für Redaktionskalender und Briefings, hat aber nur einfache Freigaben und keine Zeiterfassung.

Kann ich Wrike und Notion zusammen nutzen?

Ja. Ein verbreitetes Muster ist Notion für Dokumentation und Wissen und Wrike für die Projektlieferung, wobei jedes Projekt mit seiner Spezifikation verknüpft ist. Vereinbaren Sie, welche Arbeit wo liegt, damit nichts doppelt verfolgt wird.

Wie wechsle ich von Notion zu Wrike?

Exportieren Sie Ihre Notion-Projektdatenbanken als CSV, entwerfen Sie Spaces, Status und Felder in Wrike, importieren oder bauen Sie dann ein laufendes Projekt nach und pilotieren Sie es während der 14-tägigen kostenlosen Testphase von Wrike. Übertragen Sie die übrigen Projekte in Wellen und halten Sie die Dokumentation verknüpft.