Бесплатный шаблон сметы проекта (Excel, Google Sheets, PDF)
Этот бесплатный шаблон сметы проекта формирует стоимость проекта построчно на основе иерархической структуры работ: количество × ставка для каждого ресурса, использованный метод оценки, промежуточный итог, резерв и итог. Скачайте его в Google Sheets, Excel или PDF в базовой, продвинутой или экспертной версии без регистрации.
Главное
- Смета проекта прогнозирует стоимость работ; утверждённая смета становится бюджетом и базовым планом по стоимости.
- Шаблон рассчитывает каждую строку как количество × ставка, а затем добавляет промежуточный итог, резерв 10% и итог (измените процент в соответствии с вашими рисками).
- Выпадающий список «Тип оценки» фиксирует, как оценена каждая строка: восходящая оценка, по аналогам, параметрическая, трёхточечная или по предложению поставщика.
- Определяйте резерв на основе рисков из реестра рисков, а не по привычному проценту.
- Ранние оценки — это диапазоны, а не отдельные цифры; уточняйте смету по мере прояснения объёма.
Бесплатно · без регистрации
Получить шаблон сметы проекта
Выберите уровень и формат: Google Sheets, Excel или готовый к печати PDF. Таблицы содержат выпадающие списки, формулы и примеры строк, которые можно заменить своими.
Что такое смета проекта?
A смета проекта — это прогноз денежных средств, необходимых для выполнения работ проекта. В ней перечислены ресурсы, необходимые каждой задаче или пакету работ (люди, материалы, оборудование, услуги), количество умножается на ставку и добавляется резерв на известные риски. После утверждения смета становится бюджетом проекта и базовым планом по стоимости.
Оценка — не разовое событие. Обычно вы получаете приблизительную цифру для бизнес-обоснование на этапе инициации, а затем более детальную восходящую оценку на этапе планирования, когда появляется иерархической структуры работ . Каждая версия должна быть точнее предыдущей.
| Документ | На какой вопрос отвечает | Когда используется |
|---|---|---|
| Оценка стоимости | Сколько, вероятно, будет стоить работа? | Инициация и планирование |
| Бюджет | Сколько денег утверждено и когда они будут потрачены? | После утверждения, в ходе реализации |
| Базовый план по стоимости | Относительно какого утверждённого бюджета, распределённого во времени, мы измеряем исполнение? | Мониторинг и контроль |
О методах, стоящих за цифрами, см. наше руководство по оценке стоимости.
Что входит в этот шаблон сметы проекта
В шаблоне одна вкладка, Оценка стоимостис примерами строк для небольшого проекта веб-портала, которые вы заменяете своими. Вот живой предварительный просмотр продвинутой версии:
| ИСР / задача | Описание | Ресурс | Единица | Количество | Ставка ($) | Стоимость ($) | Тип оценки | Примечания |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1.1 | Управление проектами | Руководитель проекта | день | 20 | 650 | 13,000 | Восходящая | |
| 1.2 | Требования | Бизнес-аналитик | день | 10 | 550 | 5,500 | Восходящая | |
| 1.3 | Разработка | Разработчик | день | 60 | 600 | 36,000 | По аналогам | На основе предыдущего проекта портала |
| 1.4 | Облачный хостинг (1-й год) | Хостинг | месяц | 12 | 400 | 4,800 | Предложение поставщика | |
| 1.5 | Тестирование | Инженер по тестированию | день | 15 | 500 | 7,500 | Параметрическая | 25% от трудозатрат на разработку |
| Промежуточный итог | 66,800 |
Строки-примеры приведены для иллюстрации: замените их своими.
- Оценка стоимости: ИСР / задача, Описание, Ресурс, Единица, Количество, Ставка ($), Стоимость ($), Тип оценки, Примечания
Столбцы и формулы
- ИСР / задача и Описание: код ИСР и название задачи или пакета работ.
- Ресурс: кто или что выполняет работу (роль, поставщик, материал, услуга).
- Единица и Количество: в чём измеряется ресурс (день, час, месяц, единица) и сколько единиц нужно.
- Ставка ($): стоимость за единицу. Стоимость ($) рассчитывается автоматически как количество × ставка.
- Тип оценки: выпадающий список со значениями «Восходящая», «По аналогам», «Параметрическая», «Трёхточечная» и «Предложение поставщика», чтобы проверяющие видели, насколько надёжна каждая строка.
- Примечания: допущения, источники и исключения для строки.
- Строки «Промежуточный итог», «Резерв (10%)» и «Итоговая оценка» под строками позиций, все рассчитываются по формулам.
Базовая, продвинутая и экспертная версии
| Версия | Что входит | Лучше всего для |
|---|---|---|
| Начальный уровень | Одна вкладка с пятью столбцами: ИСР / задача, Описание, Количество, Ставка ($) и Стоимость ($), плюс строки промежуточного итога, резерва и итога | Быстрая первичная оценка или небольшой внутренний проект |
| Продвинутый уровень | Все девять столбцов, выпадающий список «Тип оценки» и все формулы | Большинство проектов; версия для подачи на утверждение |
| Экспертный | Продвинутый лист плюс вкладка «Инструкции» (шаги и советы) и вкладка «История изменений» для контроля версий | Сметы, проходящие несколько раундов проверки или входящие в пакет документов для органов управления |
В каждой версии электронной таблицы закреплена строка заголовков и есть фильтры, а при печати лист вписывается по ширине страницы в альбомной ориентации. PDF — готовая к печати копия для воркшопов или заполнения от руки.
Что включить в смету проекта
Полная смета охватывает все затраты, которые понесёт проект, а не только очевидный труд. Используйте приведённые ниже категории как чек-лист при составлении строк; каждая может занимать одну или несколько строк шаблона.
| Категория затрат | Примеры | Как оценивать |
|---|---|---|
| Внутренний труд | Руководитель проекта, аналитики, разработчики, инженеры, тестировщики | Трудозатраты в днях или часах × полная дневная ставка |
| Внешний труд | Подрядчики, консультанты, агентства | Дневная ставка × дни или фиксированное предложение |
| Материалы | Строительные материалы, оборудование, расходные материалы | Подсчёт объёмов × цена за единицу |
| Оборудование | Аренда техники, испытательные стенды, устройства | Срок аренды × ставка или цена покупки |
| ПО и услуги | Лицензии, облачный хостинг, подписки | Пользователи или месяцы × цена по предложениям поставщиков |
| Помещения и поездки | Площадки, офисы на объекте, проезд и проживание | Поездки или месяцы × стоимость |
| Обучение и изменения | Обучение пользователей, коммуникации, передача | Сессии × стоимость одной сессии |
| Косвенные затраты | Накладные расходы, которые ваша организация распределяет на проекты | Согласованная ставка накладных расходов, если её использует ваша финансовая служба |
| Резерв | Резерв на выявленные риски | Из реестра рисков (см. ниже) |
Если вы покупаете товары или услуги, собирайте коммерческие предложения с помощью шаблона запроса коммерческого предложения и фиксируйте результат строкой «Предложение поставщика». Наше руководство по управлению закупками проекта объясняет более широкий процесс.
Как заполнить шаблон сметы проекта
- Начните с ИСР. Перечислите все пакеты работ из вашей шаблон WBS в столбце «ИСР / задача». Оценка на уровне пакетов работ значительно снижает вероятность забыть о какой-то работе.
- Укажите ресурс и единицу для каждой строки. Разбивайте пакет работ на несколько строк, если он использует разные ресурсы, например дни разработчиков и месяцы хостинга.
- Введите количество. Спросите у тех, кто будет выполнять работу, сколько трудозатрат им нужно; наше руководство по оценке трудозатрат описывает методы для этого.
- Введите ставку. Используйте стандартные дневные ставки вашей организации для внутренних сотрудников и предложения поставщиков. Замените «$» в заголовках столбцов, если работаете в другой валюте.
- Выберите тип оценки. Выберите из выпадающего списка метод, использованный для каждой строки, чтобы проверяющие знали, какие цифры надёжны, а какие приблизительны.
- Записывайте допущения в «Примечания». Например, «на основе предыдущего проекта портала» или «предполагается, что клиент предоставит тестовые данные».
- Проверьте промежуточный итог и установите резерв. Замените 10% в формуле резерва на величину, обоснованную вашим анализом рисков.
- Проверьте смету вместе с командой и спонсором. В первую очередь критически рассматривайте самые крупные и наименее определённые строки.
- Утвердите её и зафиксируйте как базовую. После утверждения перенесите цифры в ваш шаблон бюджета и рассматривайте их как базовый план проекта по стоимости.
Советы по работе с электронной таблицей
- Добавляйте строки над строкой промежуточного итога. Вставляйте новые строки между последней позицией и строкой промежуточного итога, чтобы диапазон СУММ расширился и включил их.
- Копируйте формулу стоимости в новые строки. Протяните формулу столбца «Стоимость ($)» вниз из строки выше, чтобы каждая новая строка рассчитывала количество × ставку.
- Группируйте строки по фазам. Используйте коды ИСР (1.1, 1.2, 2.1) и сортируйте или фильтруйте по ним, чтобы видеть стоимость каждой фазы.
Выбор метода оценки для каждой строки
Выпадающий список «Тип оценки» отражает основные методы, признанные в руководствах PMI и большинстве учебников по оценке. Используйте самый точный метод, который позволяет имеющаяся информация; нормально, если в одной смете сочетаются несколько методов.
| Метод | Как это работает | Когда использовать | Точность |
|---|---|---|---|
| Восходящая | Оцените каждую небольшую часть работы, затем сложите | У вас есть детальная ИСР | Самая высокая, но самая медленная |
| По аналогам | Масштабируйте фактическую стоимость похожего прошлого проекта | На раннем этапе, при малой детализации, но хорошей истории | От низкой до умеренной |
| Параметрическая | Умножьте удельную стоимость на количество (стоимость квадратного метра, тестирование как процент от разработки) | Работа повторяющаяся, и у вас есть надёжные ставки | От умеренной до высокой |
| Трёхточечная | Сочетайте оптимистичное, наиболее вероятное и пессимистичное значения | Строка неопределённа | Даёт диапазон, а не только число |
| Предложение поставщика | Используйте письменную цену поставщика | Вы покупаете товары или услуги | Высокая, в рамках условий предложения |
Пример трёхточечной оценки
По формуле PERT (бета-распределение) ожидаемое значение равно (оптимистичное + 4 × наиболее вероятное + пессимистичное) / 6. Если разработка может занять в лучшем случае 45 дней, наиболее вероятно 60 дней и в худшем случае 90 дней, ожидаемые трудозатраты равны (45 + 240 + 90) / 6 = 62,5 дня. Введите 62,5 как количество и выберите в списке «Трёхточечная».
Если истории нет, экспертную оценку людей, выполнявших похожую работу, — допустимый источник; указывайте в столбце «Примечания», чьё это суждение. Для крупных или критически важных смет моделирования Монте-Карло превращает трёхточечные диапазоны в вероятность уложиться в бюджет. Agile-команды, оценивающие в поинтах, могут переводить скорость в стоимость; см. оценку в стори-поинтах.
Пример сметы проекта
Строки-примеры в шаблоне описывают небольшой проект клиентского портала. Вот как складываются цифры:
| WBS | Строка | Количество × ставка | Стоимость | Тип оценки |
|---|---|---|---|---|
| 1.1 | Управление проектами | 20 дней × $650 | $13,000 | Восходящая |
| 1.2 | Требования (бизнес-аналитик) | 10 дней × $550 | $5,500 | Восходящая |
| 1.3 | Разработка | 60 дней × $600 | $36,000 | По аналогам |
| 1.4 | Облачный хостинг, 1-й год | 12 месяцев × $400 | $4,800 | Предложение поставщика |
| 1.5 | Тестирование (инженер по тестированию) | 15 дней × $500 | $7,500 | Параметрическая |
| Промежуточный итог | $66,800 | |||
| Резерв (10%) | $6,680 | |||
| Итоговая оценка | $73,480 |
- Разработка оценена по аналогам: она масштабирована от предыдущего проекта портала, что зафиксировано в столбце «Примечания».
- Тестирование оценено параметрически: 25% от 60 дней разработки дают 15 дней.
- Хостинг взят из предложения поставщика, поэтому это самая определённая строка.
- Резерв покрывает только выявленные риски; управленческий резерв, если он есть, отдельно держит спонсор.
Замените строки-примеры своими, сохраните строки промежуточного итога и итога, и формулы сделают всё остальное.
Какой резерв добавлять?
PMI различает два вида резерва. Резерв на непредвиденные обстоятельства покрывает выявленные риски («известные неизвестные») и включается в базовый план по стоимости, который контролирует руководитель проекта. Управленческий резерв покрывает непредвиденную работу («неизвестные неизвестные»), находится вне базового плана и обычно требует одобрения спонсора или руководства для использования.
Строка резерва в шаблоне — это резерв на непредвиденные обстоятельства. 10% в примере — условное значение, а не рекомендация. Лучший подход:
- Перечислите риски, связанные с затратами, в вашем шаблон реестра рисков.
- Для каждого оцените вероятность и стоимостное влияние в случае реализации.
- Сложите произведения вероятности на влияние (ожидаемую денежную оценку) для рисков, которые вы принимаете или лишь частично снижаете.
- Используйте эту сумму, проверенную на соответствие похожим прошлым проектам, в качестве резерва.
Для типового проекта с твёрдыми предложениями резерв может быть скромным; новаторскому проекту с неопределённым объёмом нужно больше. анализ чувствительности показывает, какие строки сильнее всего влияют на итог, а ваш план на случай непредвиденных обстоятельств описывает, что вы будете делать при реализации риска.
Насколько точной должна быть смета?
Точность зависит от того, сколько вы знаете. Многие источники на основе PMI со ссылкой на PMBOK Guide описывают точность оценки порядка величины (ROM) примерно от −25% до +75%, а окончательной оценки — примерно от −5% до +10%. В таких отраслях, как строительство и технологическое проектирование, используются собственные классы оценок с другими диапазонами.
| Оцените | Типичный этап | Диапазон для оценки $73 480 |
|---|---|---|
| Порядок величины (от −25% до +75%) | Идея или бизнес-обоснование | от $55 110 до $128 590 |
| Окончательная (от −5% до +10%) | Детальное планирование, объём согласован | от $69 806 до $80 828 |
Представляйте ранние оценки как диапазоны, указывайте класс и переоценивайте по мере уточнения объёма. Такая последовательная детализация нормальна и защищает вас от необходимости отвечать за цифру, полученную до того, как работа была понята.
Типичные ошибки при оценке стоимости
- Оценка только сверху вниз. Одна цифра на весь проект скрывает упущенную работу; стройте смету на основе ИСР.
- Упущение нетрудовых затрат. Лицензии, поездки, обучение и передачу легко забыть.
- Завышение каждой строки. Скрытые буферы делают смету неуправляемой; размещайте резерв на риски в строке резерва, где его видят все.
- Использование фиксированного процента резерва. Основывайте его на рисках, а не на привычке.
- Допущения не фиксируются. Без них никто не сможет понять, почему смета изменилась.
- Отсутствие пересмотра. Обновляйте смету при изменении объёма через управление изменениями.
От сметы к бюджету и контролю затрат
Смета — начало управления затратами, а не конец. После утверждения вы распределяете её во времени, чтобы сформировать бюджет, договариваетесь о том, как будут управляться затраты, и затем отслеживаете фактические расходы относительно неё.
- Опишите, как затраты будут оцениваться, утверждаться и отражаться в отчётности, в план управления стоимостью.
- Распределите утверждённую смету по месяцам в шаблон бюджета.
- Отслеживайте прогресс и расходы с помощью управление освоенным объёмом и действуйте заблаговременно через контроль затрат.
- Прогнозируйте окончательную стоимость с помощью прогноз по завершении , когда фактические данные начинают расходиться с планом.
Если смета служит основой для решения о финансировании, сравните её с ожидаемыми выгодами в анализом затрат и выгод и кратко изложите её в вашем проектное предложение.
Связанные шаблоны и руководства
Шаблон иерархической структуры работ (WBS)Бесплатный шаблон иерархической структуры работ с кодами WBS, уровнями, результатами, ответственными,…Начальный · Продвинутый · Экспертный
Шаблон бизнес-обоснованияБесплатный шаблон бизнес-обоснования: проблема, варианты, затраты, выгоды, ROI, срок окупаемости, риски и…Начальный · Продвинутый · Экспертный
Шаблон запроса коммерческих предложений (RFQ)Бесплатный шаблон RFQ (запроса коммерческих предложений): требования, количество, условия, порядок подачи…Начальный · Продвинутый · Экспертный
Шаблон бюджетаБесплатный шаблон бюджета с помесячными плановыми и фактическими расходами, отклонениями и итогами для…Начальный · Продвинутый · Экспертный
Шаблон отчёта о прибылях и убыткахБесплатный шаблон отчёта о прибылях и убытках: выручка, себестоимость продаж, валовая прибыль, операционные…Начальный · Продвинутый · ЭкспертныйЧастые вопросы
Что такое шаблон сметы проекта?
Шаблон сметы проекта — это электронная таблица для прогнозирования стоимости проекта. В ней перечислены все задачи или пакеты работ с ресурсом, количеством и ставкой, рассчитывается стоимость каждой строки, а затем добавляются промежуточный итог, резерв и итог.
Этот шаблон сметы проекта бесплатный?
Да. Шаблон можно бесплатно скачать в Google Sheets, Excel и PDF в базовой, продвинутой и экспертной версиях без регистрации.
Как использовать шаблон сметы проекта в Google Sheets?
Нажмите кнопку Google Sheets для нужного уровня, затем введите пакеты работ, количества и ставки. Столбец стоимости, промежуточный итог, резерв и итог рассчитываются автоматически. Вставляйте новые строки над строкой промежуточного итога и протягивайте формулу стоимости вниз.
Что должна включать смета проекта?
Внутренний и внешний труд, материалы, оборудование, ПО и услуги, помещения и поездки, обучение, любые косвенные затраты, которые распределяет ваша организация, и резерв на выявленные риски. Фиксируйте допущения и исключения для каждой строки.
Каковы основные виды оценок стоимости?
По точности: оценка порядка величины, бюджетная и окончательная. По методу: восходящая, по аналогам, параметрическая, трёхточечная и по предложениям поставщиков. Выпадающий список «Тип оценки» в шаблоне фиксирует метод для каждой строки.
Насколько точной должна быть смета проекта?
Это зависит от этапа. Источники на основе PMI обычно приводят от −25% до +75% для оценки порядка величины и от −5% до +10% для окончательной оценки. Представляйте ранние оценки как диапазоны и уточняйте их по мере прояснения объёма.
Какой резерв добавлять в смету?
Основывайте резерв на стоимостном влиянии и вероятности рисков из реестра рисков, а не на фиксированном проценте. 10% в шаблоне — условное значение, которое можно изменить в формуле резерва.
Чем смета отличается от бюджета?
Смета прогнозирует, сколько будет стоить работа. бюджет — это утверждённая сумма, обычно распределённая во времени, относительно которой отслеживаются фактические расходы.
Что такое трёхточечная оценка?
Трёхточечная оценка использует оптимистичное, наиболее вероятное и пессимистичное значения. По формуле PERT ожидаемое значение равно (оптимистичное + 4 × наиболее вероятное + пессимистичное) / 6.
Можно ли использовать это как шаблон сметы для строительства или ИТ?
Да. Для строительства добавьте строки для материалов, труда, техники и субподрядчиков; для ИТ — трудозатраты по ролям плюс лицензии и хостинг. Наше руководство по управлению строительными проектами описывает отраслевую практику.
Можно ли превратить смету в коммерческое предложение для клиента?
Да. Добавьте к итогу свою маржу, налоги и условия оплаты, а внутреннюю смету храните отдельно, чтобы знать свою реальную себестоимость.
Чем отличаются базовый, продвинутый и экспертный шаблоны сметы проекта?
Базовая версия содержит пять основных столбцов на одной вкладке. Продвинутая — все девять столбцов, выпадающий список «Тип оценки» и все формулы. Экспертная добавляет вкладку «Инструкции» и вкладку «История изменений».